仪器配件及技术文件管理系统的开发与应用

闫国栋， 权宇彤， 邵 妍， 周毓麟， 孟 威， 逯家辉， 孟庆繁， 刘 艳

(吉林大学 生命科学学院，长春 130012)

仪器配件及技术文件管理系统的开发与应用

闫国栋， 权宇彤， 邵 妍， 周毓麟， 孟 威， 逯家辉， 孟庆繁， 刘 艳

(吉林大学 生命科学学院，长春 130012)

随着实验室的快速发展，仪器设备使用与管理的信息化建设已成为实验教学与管理信息化的核心，其中仪器配件及技术文件的管理成为实验室管理的重点和难点。通过分析高校仪器配件及技术文件管理现状，设计并开发了仪器配件及技术文件管理系统，实行全方位、立体化的动态管理模式，实现信息透明、资源共享，为设备维修、维护、保养及高效运行提供了强有力的保障，有效地提高了管理效率与管理水平。

仪器配件； 技术文件； 信息化管理； 网络化管理； 开放共享

0 引 言

高校实验室是教学和科研的主要基地，其中仪器设备是实验室的核心组成部分，更是高校人才培养质量提升的重要物质基础。仪器设备使用效率的发挥是实验室建设与管理的关键，仪器设备使用与管理的信息化建设是实验教学与管理信息化的核心[1-2]。随着国家对高校经费投入加大，仪器设备种类、数量大幅度增加，相应的仪器配件及技术文件也随之骤增[3-4]，常因设备调动、管理人员变更、管理不善，导致流失、损坏、辨认不清，成为高校设备管理工作的重点与难点[5]。自2011年开始吉林大学国家级生物实验教学示范中心(以下简称中心)设计开发了仪器配件及技术文件管理系统(以下简称管理系统)，提高了仪器完好率和使用效率，更好地实现了资源共享[6]。

1 高校仪器配件及技术文件管理的现状

仪器设备是人才培养质量提高的重要支撑，其配件往往是小而杂，但起着“牵一发而动全身”的作用，其技术文件相当于“身份证明”，记述了仪器设备的“历史”[7]。因它们脱离主机独立存在，往往被忽视，导致遗失、辨认不清，影响仪器设备的使用和维护维修；多数高校的仪器配件及技术文件采取分散管理，易造成资源浪费和重复购置，阻碍了资源统筹管理和开放共享[8]。

2 管理系统的设计与开发

2.1 设计思路

为了充分发挥仪器设备在教学科研中的作用，提高管理水平和工作效率，中心本着“资源统管，开放共享”的原则，搭建信息化与实体同步的网络化管理平台，集中建立仪器配件室和档案室，根据仪器设备经费来源、性质、分类、所属实验室等信息将配件、技术文件编码采集，并根据使用权限设计开发网络管理工作流程，实现后台信息导入、出入库管理、实时统计查询、库存低值报警，以及设备运行、使用、维护维修数据统计等功能，提高仪器设备管理水平，保证设备的良好运行和资源的充分共享，为人才培养、科学研究和社会服务提供有力支撑。

2.2 基本信息采集

配件及技术文件基本信息采集，是管理系统开发的基础，也是实现网络化应用的前提，分为配件基本信息采集和技术文件基本信息采集两部分。配件基本信息包括零部件、备件、备品、校正工具、对照品、连接线、工具包、维修包等基本信息(见表1)；技术文件信息包括说明书、保修卡、合格证、标书、验收单、使用记录、保养记录、维修记录、改造开发信息以及相关研究成果等信息(见表2)。按照仪器设备的分类将配件和技术文件信息整理，采用EXCEL表格汇总，并将数据导入信息化管理系统，建立信息库。

表1 配件基本信息统计表

表2 技术文件信息统计表

2.3 管理系统工作流程

根据配件及技术文件特点，在LIMS管理平台基础上，开发包含零部件、备件、备品、校正工具等在内的配件入库、借用(领用)、审批、归还、增购等管理工作流程(见图1)；开发包含设备采购调研、申请、购置、验收、使用、维修维护、报废等动态信息技术文件的管理工作流程(见图2)。

图1 配件管理工作流程图

图2 技术文件管理工作流程

2.4 配件及技术文件编号设计

仪器配件及技术文件涉及的种类纷杂、数量繁多不易管理，以简便易查为原则科学编号，有利于统筹管理和信息查询[9]。采取9位5级编号原则，即9位编码，5级分类方式，5级分类分别为：第1级，仪器设备购置年代，即编码的前两位为购置年代码；第2级，仪器设备专属码，即编码的3、4位为学校仪器设备编码的后2位；第3级，放置分区码，即编码的5、6位为配件及技术文件放置区域编码；第4级，配件及技术文件序号，即编码的7、8位为配件及技术文件的序号编码；第5级，属性编码，即编码的9位区分配件和技术文件，配件编码的第9位为P，技术文件编码的第9位为W。9位5级编码使配件及技术文件编码唯一，并实现了仪器与配件及技术文件契合、配件与技术文件相关联的可追溯管理[10]。

2.5 管理系统的功能

(1) 信息资源的导入。配件与技术文件的基本信息属性可以从信息采集EXCEL文档中成批导入，减少原始数据输入的工作量。导入的数据分基本表数据和卡片页数据，数据源(EXCEL文档)的每一行数据对应一条基本表数据，一条基本表数据对应卡片页的一条数据。

(2) 配件库存量低值提示功能。在配件基本信息中可以输入设定[最低库存量]，当[结存数量]显示小于[最低库存量]时，该配件图标前就会出现提示。便于管理人员及时补充。配件入库后，在[入库记录]中填写入库数量，报警提示自动消失。

(3) 网络化运行与权限设置。安装管理系统的电脑可通过互联网，根据权限设置完成相应操作。权限设置是系统安全运行的保障，系统管理员与用户根据各自操作权限拥有相应的用户名及密码。管理员负责资源树的建立、基本信息的导入和用户权限分配等工作，用户账号可以分配权限至各房间的管理老师，负责资源的入库、出库、消耗等日常管理工作，各级用户可根据权限实时查询，并可导出相应数据。通过信息的网络传递与运行，提高了数据传递速度及管理实效和管理教师的信息素养与能力，以及提高了实验室的管理水平[11-14]。

3 管理系统的应用

3.1 配件库及技术档案库的建设与管理

理清现有仪器配件、技术档案的类型、数量及状态，是配件库、技术档案库设计的基础。自2011年开始，中心将3 000多台套仪器设备的1.4万余个配件及10万余份技术文件进行了全面核查，统一分类登记造册，科学编码。根据实际需要和未来发展选择配件库和技术档案库的房间；按仪器设备性质、楼层实验室分布、配件及技术档案编号对配件库及档案库进行分区；每区根据配件及技术档案数量、大小设计并制作存储柜。目前，配件库及技术档案库各分6个区，全部信息录入管理系统，配件库、档案库及管理系统分设专人管理，并建立设备档案管理细则、设备配件管理细则、设备配件出入库工作流程、技术档案存档借用工作流程等系列管理制度与流程，确保仪器设备的使用、保养、维修、开发、改造、报废等工作的顺畅运行。

3.2 配件及技术文件出入库管理

(1) 配件库的管理。配件库管理系统分为1级库房与2级库房，总库房为1级库房，各实验室为2级库房，各类仪器设备的配件统一存放于总库房中，使用时到总库房领用。系统主要包括入库记录、出库记录、2级库房、报废记录等4个信息录入采集模块。配件管理系统具体工作流程如下：① 配件的入库操作。在1级库房中录入配件的名称、编码、入库日期、入库数量、经手人、单价等信息，完成信息录入后，将配件存放到1级库房中。② 配件的出库操作。领用配件时，在系统中录入完成配件名称、领用数量、领用人、领用日期等信息，主任审批后，该信息直接进入到2级库房中，信息录入后方可到1级库房领用。③ 消耗或返库。对于消耗类配件，如灯泡、润滑油等耗材，可在2级库房中直接进行消耗操作；对于非消耗类配件，如扳手、离心机转子等可重复使用的配件，使用完成后，需送还到1级库房，同时在系统中完成2级库房到1级库房的回退操作。

(2) 技术文件管理。技术文件按照仪器设备分类建档，分为前期准备与实施管理两部分[15]。前期准备包含仪器设备的调研申请、申购论证、专家意见与领导审批等文件，反映了购置此仪器设备的必要性、适用性、先进性以及对教学科研的推动作用；实施管理包含仪器设备的采购、验收、运行管理等信息，如设备说明书、采购合同书、配件清单、安装调试记录、验收报告、使用记录、维修保养记录、年效益分析、报废手续等资料。以上这些技术文件形成一个全面完整的仪器设备档案信息，实现对设备整个生命周期的动态管理、统计和监控。

4 结 语

通过仪器配件与技术文件管理系统的开发与应用，建立了全方位、立体化的动态管理模式，有效地避免了配件及技术文件遗失、重复购置等问题，实现信息透明、资源共享，为设备维修、维护、保养及高效运行提供了强有力的保障，对于提高管理效率与管理水平、推动实验室的可持续发展、保证人才培养质量和社会服务水平的提高起到了重要作用。

[1] 岳建军.高等学校教育资源共享问题研究[D].大连：辽宁师范大学,2012.

[2] 王 喆,赵志强.高校大型仪器设备管理的制度化与信息化建设[J]. 实验技术与管理,2011,28(9):213-215.

[3] 隋继学,史曙光.高校实验室信息化管理初探[J].实验室科学,2008(5):150-152.

[4] 张 冬.大型设备备品备件库存管理方法研究[D].上海：上海交通大学,2010.

[5] 张 丹.首都机场备品备件信息化管理研究[D].北京：首都经济贸易大学,2014.

[6] 孟 威,逯家辉,闫国栋,等.LIMS在生物学实验教学和管理中的应用[J].实验室研究与探索,2012,31(12):191-193.

[7] 范朝阳.高校大型仪器设备开放共享平台建设思路与实践[J]. 实验技术与管理,2011,28(10):194-197.

[8] 谢 珊.加强文件标准化管理 提高实验室管理水平[J]. 现代测量与实验室管理,2010(5):53-55.

[9] 于文斌.网络环境下档案著录标准分析 ——以档案编码著录标准(EAD)为例[D].济南：山东大学,2009.

[10] 张金平.应用LIMS系统,提升管理现代化[J].现代科学仪器,2005(5):84-86.

[11] 高东怀,张 迎,蔡宏伟.高校实验室信息化建设的实践与体会[J].教育信息化,2003(9):39-41.

[12] 刘 艳,孟 威,孟令军,等.实验教学信息化系统的开发与建设[J].中国现代教育装备,2015(23):12-13.

[13] 余 颖.高校综合与创新实践教学网络化运行系统建模与实现[D].武汉：武汉理工大学,2012.

[14] 郭思莹.企业内部电子文件管理系统捕获登记技术研究[D].兰州：兰州大学,2015.

[15] 戴红霞.技术文件的标准化管理[J].飞行设计，2010，30(1)：77-80.

Development and Application of the Management System of Instrument Fittings and Technical Documentation

YANGuodong,QUANYutong,SHAOYan,ZHOUYulin,MENGWei,LUJiahui,MENGQingfan,LIUYan

(School of Life Sciences, Jilin University, Changchun 130012, China)

Instrument is an important support for teaching and scientific research in colleges and universities, instrument fittings and technical documentation are an important part of the instrument, are an important guarantee for its smooth operation. With the rapid development laboratories, the management of instrument fittings and technical documents has become the core of experimental teaching and management information. Based on analyzing the current situation of the college instrument fittings and technical documentation, a management system of the instrument fittings and technical documentation has been designed and developed. The system implements all-round and three-dimensional management mode, and achievs information transparency, resource sharing. It supplies strongly the equipment maintenance and efficient operation, and effectively improves the management efficiency and management level.

instrument fittings; technical documentation; informatization management; network management; opening and sharing

2016-06-22

教育部实验教学示范中心信息化建设项目(JY050601)；吉林省高等教育教育教学研究课题(JY050607)；吉林大学实验技术重点项目(JS2015010)

闫国栋(1983-)，男，山东青州人，硕士，工程师，主要从事实验室和实践教学信息化建设。E-mail：dd1225@163.com

刘 艳(1975-)，女，吉林长春人，博士，高级工程师，主要从事实验室建设与管理工作。

Tel.：13331755375；E-mail：liuyaorui@126.com

G 482

A

1006-7167(2017)02-0279-03