浅析5S管理体系在档案工作的重要性

档案工作在单位发展过程中起着至关重要的作用，当前，在职人数逐年增加，档案材料也随之增多，档案管理的重要性也越来越受到重视，如何提升档案管理效率是当前需要急需解决的问题。5S管理体系主要包括整理、整顿、清扫、清洁、素养等方面，在档案工作中合理运用这种管理模式，能够营造整齐、干净的工作环境，进而有效提升档案管理工作效率。本文首先分析了5S管理体系在档案工作的重要性，又进一步从加强整理和整顿、注意清洁和清扫、提高人员素养等方面，探究了5S管理体系在档案工作中的具体运用。希望为档案工作人员营造良好的工作环境，进而提升他们的工作积极性，提高档案工作的整体效率。

【关键词】5S管理体系；档案工作；重要性

目前，许多档案工作仅仅着眼于档案的保管、收集和整理等方面，对档案的编研与鉴定则不够重视，此外，档案管理工作中的各个环节衔接也不够紧密，时常出现资料堆积、材料不全、工作效率低、程序不规范等现象。与此同时，档案工作的激励机制不健全，导致工作人员缺乏工作积极性，这显然不利于现代化档案事业的发展。而5S管理体系着重关注细节问题，并从素养、整理、整顿和清洁、清扫等环节出发，为档案工作人员营造良好的工作氛围，促使他们在整洁、干净的工作环境中自觉提升自身的素质，逐渐增强工作人员的管理意识。所以，若要提升档案管理工作的效率，就应当合理运用5S管理体系。

1 5S管理体系在档案工作的重要性

首先，在档案工作中合理运用5S管理体系，能够提升档案管理人员的总体素质。在当前的社会背景下，档案管理人员应当根据时代形势积极革新自身的知识和技能，只有这样才能符合社会发展需求，所以，在档案工作中运用5S管理体系，可以促使档案管理人员接受新的管理知识，及时更新工作理念。其次，可以增强档案管理的规范性。运用5S管理体系可以有效梳理档案管理的分类、流程和类别，便于收集、记录和整理数据，细化档案管理工作，增强每一环节的规范性。再次，加强档案管理的标准化。合理运用5S管理体系能够有效避免多余和重复的工作，促使每一环节都按照既定的标准和程序开展。除此之外，在档案管理工作中有效运用5S管理体系还能够增强档案管理的安全性。当前，计算机和互联网快速发展，档案管理中时常出现信息盗取、泄露和外传的现象，运用5S管理体系能够增强档案管理人员的安全意识，防范资料泄露的现象，确保档案信息的完整性。同时，运用5S管理体系可以提升档案管理人员的素养。在这种管理体系下，档案工作环境能够得到有效改善，而良好的工作环境又可以有效影响员工情绪，在融洽的工作氛围中，员工的团队精神、集体意识都能够得以提升，进而自觉提高自身的技术水平与业务能力。

2 5S管理体系在档案工作中的具体运用

2.1 加强整理和整顿

在5S管理体系下，档案管理工作主要包括两个方面，首先是办公区的整理，即在办公区域内，档案工作人员要检查所有的办公抽屉与柜子，并寻找所有的办公物品，及时清理那些与工作无关的物品，并与领导沟通交流，合理处理这些物品，或将其放置到闲置的库房，或作为废品卖掉。其次是档案库房管理。当前，许多档案馆的库房空间有限，且未能采用自动化、先进性密集架，而是将档案存放在铁皮柜子中，这就导致库房空间紧张，所以，档案管理人员应当做好档案鉴定与销毁工作。在整顿方面，档案工作人员要确定库房已经不存在无价值档案，办公区域没有无关办公的物品，在此基础上综合考虑物品的摆放。在处理办公区域内物品的摆放问题时，由于档案管理通常需要较多的工具，为了节约寻找工具的时间，就需要全体档案工作人员共同协商，明确所需的工具，并制作工具存放表张贴在合适的位置，督促全体成员在使用完工具后及时归为，只有这样才能够提升档案工作的整体效率。在整顿库房时，若要节俭寻找档案的时间，就需要档案工作人员根据档案利用率的差异，将档案合理分类存放，将那些利用率较高的档案放置在易于存取的位置，与此同时，还要将档案的存放位置制作成表格，张贴的合适的位置，便于档案工作人员及时、准确的寻找档案。

2.2 注意清洁和清扫

所谓的“清洁”主要是指档案工作人员在完成整理和整顿工作之后，促使档案工作更具程序化、制度化和规范化特点。只有切实做好清洁工作才能够确保档案工作整齐有序的开展。而为了将5S管理体系落实到位，档案管理工作中还应当建立完善的奖惩机制和激励机制，定期检查各部门的工作情况，并对表现较好的部门给予物质和精神奖励，以便激发档案工作人员的工作热情。相较于其他工作，档案工作具有较强的服务型，工作量较大，且工作内容复杂，若要提升档案工作人员的工作热情，就必须为他们营造一个干净、整洁的工作环境。所以，清扫和清洁环节不仅有助于提升档案工作人员的工作效率，还能够为档案利用者提供良好的环境。因此，档案工作人员要在共同协商的情况下制定清扫人员名单，并张贴在醒目位置，定期对办公区域与库房进行清洁和清扫，保证椅子、桌面与地面整洁。

2.3 提升人员素养

素养主要是指档案工作人员的工作态度与工作习惯，提升档案工作人员的素养能够促使他们形成良好的工作作风，认真处理档案工作中的每一细节，培养他们爱岗敬业的职业道德，增强他们的责任意识。这也是5S管理体系的核心要素。档案工作具有鲜明的服务性，所以，档案工作人员的服务态度、总体素质、精神面貌等都决定了档案使用者对档案工作的印象和评价。若要顺应当前的社会发展形势，保证档案工作的顺利开展，就必须提升档案工作人员的素养。具体而言，在档案工作中制定完善的管理制度、管理标准、运行机制，并对档案工作人员进行定期的知识培训与技能培养，帮助他们树立5S管理理念，只有这样才能够培养一批懂技术、有文化、善服务、熟管理的档案工作人员。

参考文献

[1]杨勇，肖大成.高校图书馆流通工作借鉴5S管理的思考[J].重庆工商大学学报（自然科学版），2007（06）：632-634.

[2]涂斌，樊曉峰.“5S”方法在图书馆管理中的应用[J].当代图书馆，2006（04）：51-77.

作者简介

石国磊（1976-），男，汉族，山东省寿光市人。大学本科学历。现为淮坊护理职业学院资产管理与后勤服务处馆员 。研究方向为档案管理。

作者单位

潍坊护理职业学院 山东省潍坊市 262500