采购和外包业务内部控制自我评价方法实践

◎北京航天控制仪器研究所 张建军

采购和外包业务内部控制自我评价方法实践

◎北京航天控制仪器研究所 张建军

内部控制是现代企业管理的一种手段，企业通过实施内部控制，不断提高经营管理效率和经济效益，提高核心竞争力。内部控制自我评价是企业内部控制的重要内容，是持续改进企业管理的有效方法。财政部等五部委颁发的《企业内部控制基本规范》要求，“企业应当结合内部监督情况，定期对内部控制的有效性进行自我评价，出具内部控制自我评价报告。”

北京航天控制仪器研究所每年开展内部控制自我评价，通过查找内部控制缺陷和薄弱环节并实施整改，内部控制的设计和执行得到了持续改进。研究所最高管理层要求内部审计部门对内部控制情况进行监督和报告，内部审计部门每年以日常监督和专项评价的形式开展内部控制自我评价，将评价情况报告最高管理层和上级主管部门。一般参照风险评估结果，按照重要性原则，将高风险领域作为日常监督和专项评价的重点。采购和外包业务在每年的风险评估中均被列为高风险领域，是需要重点防控风险的业务领域和关键环节。

自2007年以来，研究所每年都对采购和外包业务开展专项内部控制评价，尤其是近几年，随着中央“八项规定”和一系列强化中央企业经营管理的措施出台，采购和外包业务成为关注焦点。经过多年的内部控制评价实践探索，研究所形成了一整套对采购和外包业务自我评价行之有效的方法。

一、做好方案策划

为提高采购和外包业务内部控制评价的针对性和有效性，使之系统而有序开展，必须进行方案策划。一般包括对评价的范围、依据、内容和实施步骤等的策划。

1．划定时间、范围，获取评价依据

一般以上次评价完成的时间为起点，以此次评价实施前一个月的时间为终点，将当年风险评估的高风险领域作为评价对象，主要包括型号物资采购、仪器设备采购和军品外包业务。

评价依据主要包括采购和外包业务涉及的国家法律法规、上级和本单位相关规章制度，主要依据《企业内部控制基本规范》及相关指引，涵盖资金活动、采购业务、资产管理、业务外包、合同管理等内容；上级和本单位相关规章制度包括物资计划与采购、外包管理、供应商管理、仪器设备管理、固定资产投资管理、资金支出审批控制等。

2．详细设计评价内容

评价内容是内部控制评价的核心，是决定评价是否有效的关键，对其的策划主要有两大方面：一是要将采购和外包业务相关的规章制度、业务流程与《企业内部控制基本规范》及其相关指引要求的符合性进行比对评价，即内部控制设计有效性评价；二是要对采购和外包业务的执行情况进行评价，即内部控制执行有效性评价。

具体评价内容主要有：岗位设置是否符合分权制衡、不相容职务分离的内部控制要求，包括计划与采购、采购与审批、招标、验收、库管等职务是否为不同人员担任；采购和外包计划制定与变更是否经过审批，临时采购和外包业务是否经过审批，是否组织了对重要业务外包的评审；采购和外包是否在合格供应商名录中选择供应商，超名录采购和外包是否办理审批手续，是否每年对供应商开展评价和动态管理；采购和外包是否执行市场调研、询价比质或内部招标管理制度；合同签订人员是否被授权、合同签订的价格是否与询价比质或内部招标确定价格一致、合同是否约定质量或保密条款、合同印章的使用管理、合同履行情况等；采购和外包产品到货后是否经开箱检查或安装、调试、检测等验收，对验收不合格的是否办理退货、索赔等手续，验收合格的是否办理入库手续或固定资产转挡手续；财务部门是否严格审核货款报销合格证、入库单等凭证，是否合理选择付款方式并及时办理付款，对大额或长期的预付款项是否定期进行追踪核查，对发现疑问的预付款项是否及时采取措施追回；是否对上年度内部控制评价发现缺陷的整改完成情况及效果进行验证。

3．制定评价实施步骤

对内部控制评价过程划分阶段，以便合理安排、掌控评价进度。一般分为组建评价组和研讨检查方案、现场检查评价、认定缺陷和编写报告、组织整改和验证4个阶段。

二、组织好现场检查

1．组建评价工作组

为有效开展采购和外包业务内部控制评价工作，评价工作组的人员组成非常重要，一是吸收熟悉采购和外包业务、生产经营管理等情况的技术人员和管理人员参加，使评价更具权威性和专业性；二是不能安排评价工作组成员评价其部门或主管业务的内部控制情况，以保证内部控制评价的客观性。

2．召开准备工作会

评价工作组成员确定后，召开准备工作会，一是针对检查内容进行研讨，确保每一名成员理解掌握内部控制评价的依据和评价的重点，并达成共识；二是针对评价的项目确定评价采用的方法。

3．实施现场测试

现场测试时可针对采购或外包部门开展，评价涉及该部门的内部控制职责和内容；也可针对业务流程开展，即采用穿行测试法。穿行测试一般从抽取几项采购或外包业务的计划开始，检查采购或外包计划拟制的依据、计划的审批、供应商选择、询价比质或内部招标、合同签订及审批、合同印章管理、合同的履行情况记录、验收记录、入出库记录、付款凭证等，并追踪该项业务经过的整个流程、涉及的所有部门。期间，针对其中的关键环节询问当事人，并对实物进行现场盘点，验证业务是否真实发生；也可从采购和外包费用报销凭证入手，采用倒查法。无论顺查还是倒查，在测试过程中均要关注所查业务是否按内部控制制度和流程规定执行，不相容职务是否分离，是否达到分权制衡的目的。

4．认定内部控制缺陷并形成报告

现场测试工作结束后，评价组整理检查表，对发现的不符合内部控制制度和流程的缺陷进行汇总、分析，并经业务部门确认，填写内部控制缺陷确认单，初步认定内部控制缺陷。

内部审计部门将初步认定的采购和外包业务重大缺陷报告最高管理层，经内控体系建设领导小组审定，对最终认定为重大缺陷的，及时采取应对策略、控制风险。针对内部控制缺陷，内部审计部门逐一分析原因，提出整改建议，编报采购或外包内部控制评价报告。

三、督促整改建议落实

采购和外包内部控制评价报告经批准后，内部审计部门向存在内部控制缺陷的对象发放内控评价建议单，限期内完成整改。内部审计部门到期对整改完成情况进行检查，并将整改效果的验证纳入下一次内部控制评价的内容中，形成管理闭环。

近10年来，研究所每年均能发现采购和外包业务内部控制设计或内部控制执行方面的缺陷，主要包括岗位设置、超名录采购或外包、供应商选用和管理、询质比价、合同管理等缺陷，针对这些缺陷提出了针对性整改建议数10项，并督促整改建议逐项落实。

先后落实的整改建议包括：个别不相容职务得到分离并实行了关键岗位轮岗机制；建立了仪器设备采购供应商名录并实施动态管理；集中采购办公用品，降低了采购成本和人工成本；利用信息化手段完善了合同管理和内部招标，变手动控制为自动与手动相结合控制；建立健全了采购和外包规章制度与业务流程，使之符合《企业内部控制基本规范》及相关指引要求等。

四、后续思考

虽然通过风险评估锁定重要业务风险领域和关键流程作为专项评价的重点，但评价时是用内部控制标准和框架来衡量采购和外包业务内部控制是否有效，是符合性评价，属于传统的详细评价方法。而风险导向评价，一是评估实现相关目标将面临的风险；二是确认是否存在应对这些风险的内部控制；三是评价应对这些风险的内部控制是否得到有效执行；四是评估发现的内部控制缺陷或风险事件，以确定内部控制是否有效。当前，国外越来越多的上市公司采用风险导向评价的方法，这是未来国际发展的趋势。

详细评价方法和风险导向评价方法各有优势，在内部控制体系建设的初期，或企业组织机构和业务规模有重大调整时，应主要采用详细评价方法，有利于企业内部控制不断对标、健全完善。而内部控制较为成熟的企业可尝试采用风险导向评价方法，尤其在采购和外包业务这一高风险领域，有利于识别业务风险，通过分析风险提出控制风险的建议和方法，达到对采购和外包内部控制的目标。基于详细评价与风险导向评价方法的特点，研究所今后将尝试以详细评价与风险导向评价相结合的方法开展采购和外包业务内部控制自我评价。▲