浅谈如何做好高校学科秘书工作

摘要：高校学科秘书是专门处理学科综合事物的工作岗位。本文通过对学科秘书岗位职责的深入剖析，并就如何做好高校学科秘书提出了相关的建议，以适应新形势下社会对秘书工作提出的新要求。

关键词：高校；学科秘书

G647.2

学科秘书是高校学科管理工作中的基层管理人员，是连接学校与学院之间、学院与学科之间、学科各教师之间以及师生间的枢纽，在学科管理过程中担负着管理与服务的双重任务。近年来，随着我国高等教育事业的不断改革和发展，学科秘书在高校管理工作中发挥着越来越重要的作用。

一、学科秘书岗位职责

高校学科秘书的日常工作千头万绪、纷繁复杂，与学科有着千丝万缕的联系，其岗位职责主要体现在以下几个方面：

1.档案、资料管理

档案管理：所有学科老师的材料收集、整理归档（纸质和电子版），主要包括：学历、学位、职称等个人信息的登记和各种资格证书（高等学校教师资格证书、专业技术职务任职证书等）、荣誉及获奖证书的扫描归档，

资料管理：学科老师申请的科研项目、师生发表的论文与论著、专利的申请与获得，参加的国内外各类访学进修培训等情况的收集与整理归档；上级下发的各类文件的接收、分发、回收及保管。

通过档案和资料的的整理，建立完善的分类系统，便于学科与学院各种项目与奖项的申报，有利于减少收集申报资料的时间。

2.做好会务、考勤工作

通过建立学科群，学科秘书在第一时间内负责学校、学院以及学科的各类会议通知，做好会议安排工作，及时完成会议记录，撰写相关信息报道并报送至学校相关部门；负责本学科教职工的请假管理，做好考勤工作，并上报至学院。

3.做好学科建设管理工作

了解本学科的科学研究方向、研究领域以及研究特色和水平等情况，协助学科负责人做好各类总结、学科评估材料的申报与建设过程中的管理、评估、验收工作；负责组织拟订学科建设规划，制定学科建设的管理制度，协调学科的分布与结构；负责学科建设方面各类电子材料（如学科经费）的分类、整理、归档。

4.其他工作

了解教师各方面的工作需求，配合各位老师做好教学、科研以及学生培养等方面的工作，如：协助硕士点负责人做好研究生的招生、复试事宜，完成各类票据的报销，做好教师教学工作量的统计与上报，以及研究生论文奖学金的发放等工作；完成学院领导交办的其它临时性工作，配合其他岗位做好相关工作。

二、如何做好高校学科秘书工作

当前，随着经济全球化进程的加快、社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展，社会对秘书的要求越来越高。面对如此迅速发展的秘书工作新形势，该如何做好高校的秘书工作？

1.坚定政治理念，加强党性修养

新时期，高校学科秘书应树立正确的政治理念，坚定自己的政治方向，认真学习习近平总书记发表的一系列重要讲话，深入学习党章党规，进一步提高政治理论水平；积极领会并践行党的各项方针与政策，从而加强自己的党性修养。同时，应该充分了解学校、学院、学科的各种动态，深刻领会校、院和学科领导的决策意图和学校的各种政策与重要工作部署，将秘书工作真正落实到实处。

2.提高思想素质，增强服务意识

共产党员的足迹遍布各行各业，他们的有所作为流露出的是信念与奉献，坚守与担当，用自己的实际行动拓宽了生命的高度，是大家终身学习的榜样。作为高校的学科秘书，更应将共产党员的这种精神永远的传承下去：树立正确的人生观、世界观和价值观，增强为学院、学科和广大师生服务的思想；戒骄戒躁，始终能以良好的状态投入到琐碎的工作中去，就像飘扬的旗，挺立的树，努力做到不忘初心，在做好秘书工作的道路上继续前行。

3.提升知识素养，强化心理素质

李克强总理曾说，“世界读书日虽然只有一天，但我们应该养成天天读书的好习惯”，可见终身学习的重要性。终身学习是个人成长之梯，高校学科秘书更要时刻给自己充电：首先，要努力学好科学文化知识，为提高文字和口头表达能力奠定坚实的理论基础；其次，要扎实学好秘书专业知识，如关于、公文写作、文书处理、档案管理、会议管理、调查研究等相关知识；同时，应自觉学习高等教育学、教育管理学、高等教育法规、大学心理学等方面的知识，养成顽强自信、冷静理智、宽容大度的心理素质，增强处理应急和突发事件的能力，从而提高管理学科事物的水平与能力，更好地为学科服务。

4.开拓创新能力，扩大综合实力

习主席告诫我们：要始终保持锐意创新、开拓进取的激情，尽职尽责干好工作。新形势下，高校学科秘书应以求真务实、真抓实干的作风，立足本职岗位，扎实工作。在此基础上，改变以往陈旧的工作模式和理念，突破管理惯性思维与模式，自觉创新工作方式，充分发挥主观能动性，不断探索学科管理的新途径和新方法，做到与时俱进，全力做好学校的管理工作。

总之，学科秘书工作的对象是多层次、多方面的，工作的内容是多样化的。只有发自内心的热爱秘书这个工作，才能视它为生命中重要的一部分，工作才更加有激情和效率，产生相应的责任感和使命感；只有适应新形势下的秘书工作，才能确保自身的可持续发展。

参考文献：

[1]黄旭红. 高校教学秘书专业素质的培养[J]. 温 州 大 学 学 报（社 会 科 学 版），2007， 20（3）：113-116.

[2]杨剑静. 新形势下高校秘书工作创新刍议[J].宁波职业技术学院学报，2011，15（3）： 34-37.

[3]普布成林. 浅析新时期高校办公室秘书所应具备的基本素质[J].经营管理者，2010（6）：288.

[4]屈跃能. 高校教学院系行政秘书工作的探讨[J]. 高等函授学报（哲学社会科学版），2010（4）：70-71.

[5]龙启艳. 论学科秘書在研究生科研管理中的作用[J]. 黑龙江教育（高教研究与评估），2013，4：73-74.

[6]刘丹. 如何做好高校教学秘书工作[J]. 桂林师范高等专科学校学报，2008， 22（2）：146-148.

作者简介：沈颖（1988-），女，汉族，浙江长兴人，研究生学历，现在浙江农林大学环境与资源学院工作，职称为教育管理研究实习员、硕士学位、研究方向为土壤质量演变与可持续利用。