试谈报社档案数字化工作

苏静

【摘要】在报业竞争日益激烈的新时期，探讨数字化的必要性，有助于提高对档案数字化的认识，更好地服务福建日报新闻宣传工作。

【关键词】报社；档案；数字化工作

“昨天的新闻就是今天的档案，一张张泛黄的报纸，记录着党报的历史沿革；一部部在新闻史上留下浓墨重彩的历史事件，延续着党报光辉的历程。”档案是人们在社会活动中形成的一种真实、原始的历史记录。截至2015年12月31日，福建日报社档案室共归档入库档案近2万卷（盒），为新闻宣传报道、报业资政决策等方面发挥重要参考、凭证、借鉴作用。在互联网+风起云涌、传媒竞争日益激烈的时代，谁能善用档案信息数据分析谁就能赢得当前与未来。数字时代最宝贵之处，善用数字工具。信息时代，社会发展迅速，信息网络的普遍运用及利用信息的渠道增多，人们在利用过程中存在求新求便的心理，传统的做法已不能适应社会公众的需求。信息时代赋予档案工作新的任务，重心由传统的史料管理向信息资源管理和知识管理转变。档案管理要转变工作理念创新服务，更好发挥档案职能作用。

一、档案数字化

（一）档案数字化是信息时代的要求。档案数字化是利用智能数字信号处理技术，将传统的以文字、声音、图形等各种物质形态的档案资料，通过输入、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，形成计算机可识别数字编码的档案数据，再运用信息技术存贮于各种介质上，借助微机迅速检索出所需要的档案资料。

建立计算机档案信息数据库，提供网络平台，使编辑、记者不需要直接到档案室，突破时空的界限，在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息，很大程度地适应报纸出版时效性强的特点。提供电子档案，避免纸质档案反复利用造成损害，保护档案原件。

福建省委办公厅（闽办〔2015〕1号）《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》文件，提出继续实施档案数字化战略，推进档案信息资源建设。各单位要把档案数字化建设纳入本单位的信息化和智慧规划，加大经费投入，支持机关档案室开展传统载体档案数字化工作，各单位要按照《数字档案室建设指南》要求，加快推进数字档案室建设；积极拓展档案公共服务功能，着力为社会提供多次服务。不断加强档案信息资源开发，努力促进资源共享；积极开发具有福建特色的数字产品，实现档案信息资源增值开发利用。

（二）档案数字化是档案管理的客观要求。报社档案不仅记载自身全面发展历程，还反映地区乃至全国社会主义革命、建设，特别是改革开放以来翻天覆地的变化。室藏档案历时长，形态、内容繁杂，数字化可以较好解决传统档案管理方式存在的诸多缺陷：1.传统的管理手段查询效率低的问题。计算机信息系统中的数据按一定的模型组织起来，系统信息可以方便、及时、准确地从数据库中获得所需的信息。利用微机调阅数字档案大大提高了档案的查询速度，且保证查全率和查准率。2.档案管理繁杂的问题。档案的接收、登记及归档入库、借阅等日常管理工作任务繁重，档案的分类、统计工作又容易出现人为上的疏忽，不如计算机来得规范标准。借助计算机数字化管理，其强大的系统可识别错误，防止工作漏洞出现。已生成的数字化档案信息，不但可快捷地进行专题编研等各项工作，还可设置查档者的权限，提供相关的档案，以防泄密。3.档案保存的问题。实现档案室数字化管理，主要载体存贮密度和存储量大大提高，为档案海量信息数据的存贮提供了技术条件。4.信息共享的问题。建立档案室数据库，大力开发档案信息资源，通过网络工具实现信息的服务与共享。

（三）报紙新闻档案的属性。1.报纸新闻档案记载了党和国家政策的变化、当地社会事业的发展，为群众的生产生活提供信息和决策帮助，反映人民群众的呼声；党和政府又通过报纸了解基层呼声和要求，检验政策的贯彻落实效果。有思想有价值的新闻就是一个好的信息产品。2. 档案信息服务与共享有利于党报新闻事业。报纸宣传党和国家的大政方针，坚持正确舆论导向；报道社会新闻，提供经济、文化发展信息。其新闻档案除了自身报刊外，还有党和国家的政策导向、各级各部门的宣传规章以及报社内部的采编管理制度、重要稿件批改件、来信来访件、重要领导批阅件等档案。新闻出版重大决议和发展战略，都需要根据政策制度和现实情况来定夺。打通媒体稿库，融合采编平台，对新闻信息继续储存、二次加工编研。3.网络技术为党报新闻档案信息服务与共享提供保障。互联网给传统报纸媒体带来了挑战，也带来机会。报纸利用其新闻信息资源构建网络信息平台，网络数据库将每天报纸上的新闻以电子版的形式进行传播和保存，通过后台数据收集，实现新闻对用户的定向推送，网络存储空间也成为报社档案的信息化存储空间。

二、报纸自身数字融合发展

习总书记8·19讲话以来，中央明确要求媒体强化互联网思维，推动传统媒体和新兴媒体融合发展，在内容、渠道、平台、管理等方面实现深度融合。媒体融合不仅仅是一个传播渠道，还是一种新的数字平台。数字化技术裂变式发展和应用给媒体格局、舆论生态带来了全方位的深刻影响，是又一次深层次的新闻生产变革。融合的目的就在于对更大范围受众的引领，坚守新闻的真实性，以公正的事实报道、客观理性分析、严肃的公共议程设置和有内核的文化价值传递，切实发挥自身作为治国理政的重要资源和手段作用。 （下转第186页）（上接第184页）

媒体融合是大技术、大数据时代的必然产物，主要体现在对内容生产模式和流程的重构上，不再拘泥于传统的专业新闻工作者生产的内容产品，即可随时根据信息调整内容和转向，因此要落实到技术和结构的升级，强化知识服务、信息服务与技术服务、数据服务并重，实现内容与技术的融合。报纸传统媒体不仅要坚守内容品质，同时要高度重视渠道拓展和平台建设，研究平台的组成要素、机制设计、盈利模式和成长规律，推动采编流程再造，打造纸媒、电脑端和移动端三个阵地龙头为目标，并通过三者打通，尽可能共享资源，全面推进媒体融合发展。

三、报社档案数字化建设

（一）创建报社档案数据库，做好数据库存储挖掘和开发。内容数据库：打通各部门及子报子刊的新闻类网站，实现资源共享；同时将各子报子网进行整合，相互链接，既形成规模效应，又便于网站受众阅读，形成聚合效应。

用户数据库：把各子报子网的数据归集起来，创建报社数据库，可以供各部门子网共享、分享、使用。

（二）创建报社云存储平台。整合集团内部现有服务器和宽带资源，建立集团内部的云计算中心，为各经营单位的新媒体项目提供虚拟服务器、数据库及数据存储空间，并配套提供网络和信息安全服务，避免集团在购买服务器、维保、运行等方面的重复开支，降低成本。并对外与“数字福建”、地方媒体数据存储平台连接共享。

（三）推进报社的内容采编平台和流程再造。在建立内容数据和云存储平台的基础上，从报社体制和新闻运作机制上大胆创新，打破框框，实现从思维、团队、流程、平台、技术等各环节的整合与融合。

四、新闻档案信息是根本，网络工具是必要手段

互联网带给受众的最大便利即信息传播的个性化，但不论是新媒体，还是报纸传统媒体，其业务的核心本质传递信息，为受众提供更多更好的信息服务。媒体融合为“内容为王”增加了新的更丰富的内涵，报纸已到了没有首发新闻、独家新闻的时代，这就要求深度，在社会发展进步的宏大主题上去深入，在研究解决问题上去深入，在历史与当代的碰撞点上去深入。新闻讲究实效、时机，宣传报道时间越快越好，还要在好的时机刊发好的新闻报道，迅速梳理反馈信息，实现新闻的一次采集，多层次、交互式媒介推送。

档案既是信息的原产地，同时也是传播者和终端用户。以纸质为主的档案要顺势而为，强化信息技术的有效应用，适应采编需求。媒体融合是新闻竞争的重要手段，也是新闻转型的必备条件。腾讯在网络技术、传播方面优势明显，缺陷是新闻信息资源。我们党报与其他信息堆积不同，必须做到对新闻专业的坚守，扬我所长，在对信息的储存、再筛选、做查证、再组织中体现价值，既要保证档案信息本质，在编研方面下功夫，通过事物表象，提供多元观点。利用网络工具，对新闻进行多次开发，用好的档案资料数据，多一些新闻再生产，增强新闻的厚度。