医院办公自动化系统建设中存在的问题及对策

张莉

【摘要】本文介绍了医院办公自动化系统的基本概念和发展，指出其建设和使用过程中遇到的管理理念、网上流程、信息安全、电子文件归档等方面的问题，并分析了其产生原因，最终探讨了针对这些问题的对策。

【关键词】医院；办公自动化系统；问题；对策

随着医院规模和业务逐渐扩大，医院内部组织机构庞大，日常业务流程复杂，传统的行政方式已经不能满足医院内部管理的需要。为了优化医院管理流程、落实医院管理制度、减轻医院员工工作量、提高医院内部管理效率、加强医院各科室之间的信息互通共享，不少医院都开展了医院办公自动化（Office Automation，简称OA）系统建设项目。本文主要是对医院OA系统建设中存在问题及原因进行分析，并探讨了具体对策。

一、OA的基本概念与发展

OA系统经过几十年的发展，有着广义和狭义之分。狭义上的OA系统通常指的是一个单纯的行政事务管理系统，核心模块是公文流转平台，使文件方便流转和批阅；广义上的OA则是一个综合性办公自动化系统，内嵌了众多的业务活动功能，或者集成了众多的业务系统，如：公文流转、会议管理、车辆调度、人事管理、申购管理、各类事项审批等。医院OA系统将逐渐成为医院统一化的信息门户、统一化的工作流程执行平台、统一化的知识文档管理库、统一化的集成整合数据中心。

二、医院OA系统建设中存在的问题及原因分析

醫院信息化水平是现代化医院管理水平的重要衡量标准之一。医院一方面要注重建设诸如医院信息系统（HIS）、检验信息系统（LIS）、医学影像存档与传输系统（PACS）等针对医疗业务管理系统，同时也不能忽视OA系统这一基础需求。目前，不少医院启动了医院OA系统建设项目，但建设和使用过程中也遇到了诸多问题需要解决，主要包括以下几个方面：

（一）医院行政管理理念相对滞后。医院要想取得更大的发展，除了依靠出众的医疗技术水平，还包括科学的内部管理能力。医院办公效率正体现了内部管理能力的高低。要通过建设医院OA系统提高内部行政办公效率，首先需要的是院内相关人员行政管理理念的转变。然而，不少医院内部人员却对OA系统缺乏正确的理解和认知。一方面，由于医院内部不少管理人员是临床医护出身，缺乏行政或信息管理等专业背景，对与办公自动化相关的行政管理思想和信息化管理理念等认知不足，工作重心往往放在与临床医疗相关的业务管理方面，对行政职能部门的管理思路相对匮乏，甚至轻视和忽略医院行政管理工作，因此，不能意识到建设医院办公自动化系统的重要性。另一方面，建设医院OA系统会使一些沿袭已久的工作内容、方法被陌生的工作流程所代替，加上目前医院工作量大，特别是系统前期试运行阶段，在新旧模式并行过渡磨合过程中，需要花额外的时间去学习适应新的工作方法和模式，势必会导致部分人员有抵触情绪，阻碍了医院OA系统建设工作的推进。

（二）网上流程与实际业务工作不匹配。随着医院运行的规范化，医院制定的各项管理制度不断增加，随之产生业务流程也越来越多。用办公自动化系统来固化这些业务流程，减少了人工执行的不规范性，也避免了人工审批流转时间长、办公效率低、决策缓慢等问题。建设办公自动化系统表面看起来是信息技术范畴，实际上却是对医院业务流程的一个梳理和检验。但是，不少医院在建设办公自动化过程中，由于医院内部各项管理制度建设不完善，再加上缺少各业务部门人员的直接参与，而信息部门和软件公司又不熟悉各部门具体业务，导致OA系统与医院业务模式结合不紧密，系统启用后虽然在技术上是可行的，但却不能满足各部门的实际需求，难以为医院管理提供有力支持。另外，有些流程虽然有制度支撑，但这些制度制定时面对的是传统手工操作环境，不具备在网络环境中的操作性，网上流程不能单单是模仿手动阶段的业务流程。有些制度本身内容笼统含糊，业务流程节点不明确，涉及部门职责不清晰，面临业务流程重造问题。然而现实中，不少牵涉多个部门共同执行的制度，由于背后涉及职责分工等问题，会出现没有牵头部门协调汇总，提意见的人多，具体落实的人少，网上业务流程迟迟不能确定，最终制约了办公自动化系统的建设。

（三）信息安全隐患不容忽视。信息安全是任何信息系统建设中不容忽视的问题。由于OA系统的建设目标之一就是信息共享，信息共享与信息安全本身就是一对矛盾，信息共享要求信息网络交流通畅，而信息安全则要求严格控制信息访问权限。OA系统通过网络的互联互通来实现信息共享和协同办公，势必会带来信息安全隐患。办公自动化系统中存储着不少医院内部文件、合同、制度、审批单等电子文件，它涉及医院内部工作内容、核心竞争信息，其安全性尤为重要。如何既能保证信息安全又能做到资源共享，是OA系统建设必须面对的问题。

导致信息安全问题的因素有很多：一方面，OA系统所在的网络环境一般都采用的是TCP/IP 协议，该协议是一个开放的协议标准，开放也意味着更容易产生安全隐患。另一方面，OA系统中的信息资源以电子文件形式存在，与传统纸质文件相比，具有与载体可分离性，也不再具有特定的字迹、签名等特殊标记，易于修改，保密性弱。所以，OA系统如果缺乏周密的安全性设计，就会受到各类常见的安全威胁，如窃取、篡改、假冒、抵赖、销毁等，最终导致信息系统瘫痪、信息资源失控等严重后果。

（四）电子文件归档问题易被忽略。随着医院OA系统的使用，大量的电子文件不断产生，但由于不少医院缺乏电子文件归档意识和知识，在OA系统建设规划中并没有考虑电子文件归档问题，档案管理模块被排除在医院OA系统之外，医院档案信息化滞后于办公自动化。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，电子文件将是未来医院档案的主要来源。但在现实中，医院各部门更注重电子文件在处理事务中的现行作用，常常忽略其凭证和记忆等档案价值。大量的电子文件以数据形式分散在信息系统中，处于失控状态。由于电子文件具有信息与载体之间的可分离性、信息易变性、对系统的依赖性等特点，如果不及时归档，其中的信息就很有可能损失或失真。最终导致医院记忆的缺失，不利于知识文档的积累和分享。

有些医院虽然有独立的档案管理系统，但缺少与OA系统互通的数据接口，电子文件逻辑归档无从谈起，难以真正实现文档一体化管理。医院档案管理部门作为一个边缘部门，加上医院电子文件管理制度不健全，缺乏电子文件归档的具体要求和规范，要想将来源于不同业务部门和OA流程的电子文件集中统一归档，保证电子文件的完整性、真实性和长久保存，难度很大。

三、推动医院OA系统建设的对策

（一）加强领导与统一认识相结合。OA系统建设作为医院信息化建设的重要组成部分，应该遵循“管理理念先行，信息技术随后”的建设思路。医院要重视OA系统建设背后的管理问题。由于OA系统涉及的用户面广，要想真正落实OA系统的推广和应用， 除了得到医院领导的重视与推行，同时也需要全院各部门统一认识，相互协作，确保OA系统建设项目的科学决策与有效实施。

因此，医院要在加大对OA系统硬件和软件投入的同时， 注重对内部管理人员信息化思想和理念的培养，普及协同办公、知识管理、信息共享等概念，特别是行政管理人员，更需要更新观念，转变思想，才能顺利推动OA系统的建设和使用，彻底改变医院内部行政办公模式，根本提高内部管理效率。为了推动医院信息化建设，不少医院都建立了信息化工作领导小组，建议充分发挥该小组的全局领导作用，承担起医院OA系统总体规划决策、组织领导等职责，同时设立专门的OA系统建设项目办公室，负责推进项目建设、计划实施、监督管理等，定期向领导小组汇报进度。

（二）流程建设与医院管理内容相结合。首先，要保证OA系統建设内容与医院管理模式相适应。一方面，通过院外考察，学习吸取其他单位好的经验和做法，避免走弯路和回头路。同时让那些不太熟悉办公自动化流程和功能的部门有感性认识，避免凭空想象，使其需求更加具体化。另一方面，针对不同层面的需求开展院内调研，如院领导需求、行政职能部门需求、临床业务部门需求等，整体上把握医院OA系统的整体规模、主要功能、主要流程等。医院要明确熟悉具体业务的人员负责该业务流程的设计、改进、培训和解释。其次，OA系统只是一个信息管理工具，是配合医院内部管理制度来进行管理的，系统的成功与否，跟医院制度完善程度有着非常密切的关系。只有将系统建设与制度建设相结合，用制度来规范和优化流程，用信息手段来实现网上流程，才能够真正达到高效办公的目的。反过来，OA系统的建设过程，也是对医院制度完善度和可执行度进行检验的过程，促使医院内部各部门不断优化各项管理制度，使其更具有可执行性和有效性。

当然，OA系统实现院内行政办公的自动化和网络化，不是单纯地把行政办公的各个线下操作流程直接照搬到办公自动化的网络平台上，而是要将办公自动化这一信息化手段与医院行政办公的业务流程再造相结合，实现医院内部组织机构的无缝隙化，利用电子信息流打破医院部门间人为造成的各种壁垒，改变传统的医院各部门信息分散、割裂的状态，实现医院行政办公业务流程的一体化和高效化运作，从根本上改变传统医院行政职能部门成本高、服务效率低等现象。

（三）资源共享与信息安全相结合。俗话说信息安全“三分靠技术，七分靠管理”。首先，信息安全问题中管理水平往往起到关键性的作用。因此，从管理角度出发，要健全医院信息安全管理机构，制定统一的信息安全管理规定，通过严格的监督约束机制，明确管理人员职责。为了提升OA系统管理者和使用者的安全意识，堵塞各种安全管理漏洞，医院不但要加强对信息人才队伍的建设，同时也要对OA系统使用人员普及信息安全知识，定期培训。

同时，信息安全也离不开技术保障。在技术体系上要有先进的防火墙技术、防病毒技术、入侵检测与漏洞扫描技术、认证与加密技术，防范网络攻击和病毒入侵；为了保证OA系统中信息的传输、存储和访问安全，要在系统中嵌入安全模块，建立有效的身份认证、权限管理和责任认定机制，通过数字印章、数字水印等技术防止信息被窃取或者篡改；注意对信息安全域进行科学划分和管理，以此保证医院内部信息安全，又便于信息资源共享。通过建立备用系统、建立故障隔离机制、存储设备冗余备份等技术措施，减少灾难或意外造成的损失，确保OA系统的数据安全和运行的持续性。

（四）电子文件日常使用与同步归档相结合。电子文件随着医院OA系统使用而出现，记录和反映了医院日常活动的实际，承担着医院记忆、法律证据、机构留痕的重要责任，医院必须要重视电子文件归档问题，并根据其特点寻找行之有效的管理办法。首先，要建立和完善医院电子文件管理制度。使电子文件从产生、收集、归档、利用每个环节的控制和管理都有章可循。可以将电子文件归档工作纳入医院各行政职能部门考核，明确电子文件归档责任，OA系统中业务流程谁主管，业务流程中产生的电子文件谁负责管理，医院文档部门则负责监督考核。另一方面，医院文档部门要加强前端控制，尽早主动参与OA系统设计，将文档管理的知识和理念传达给系统建设人员，完善文档管理模块的功能，使电子文件从产生开始就符合归档标准和要求，保证电子文件在后续使用、传输、保存等过程中的真实、完整、有效。依据文档一体化管理理念，最终在OA系统中实现将文件处理和归档联系在一起，无须人工进行繁琐的文件归档过程，实现只要文件流程结束，对电子文件及时进行整理、鉴定、归档，即可实时归档，从而大大提高归档的效率。也为档案在医院建设和发展中发挥更多的凭证和参考作用打下基础。

四、结论

尽管在医院OA系统建设和使用过程中面临一些问题，但不可否认，OA系统是医院加强内部管理的有效手段之一，它突破了行政办公时间地点的限制，可有效改变医院行政职能部门的传统手工办公方式的低效状态，节约管理成本的同时，有利于提升医院综合管理水平和竞争力。

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