数字时代供电企业档案管理与信息化问题探讨

沙丽娜

【摘要】供电企业的快速发展给企业本身的各项工作及管理带来了越来越大的挑战，而档案管理是供电企业管理的重要内容，数字时代供电企业的档案管理需要进一步提升加强，向信息化管理与网络化迈进。本文从数字时代供电企业的档案管理信息化的优点及必要性谈起，基于供电企业的档案管理的现状和问题提出改革方向，以期为供电企业档案管理的数字化、信息化、网络化提供建议和参考。

【关键词】 供电企业；档案管理；信息化

供电企业的发展与社会能源的需求和供应密不可分，而随着社会能源的需求量越来越大，供电企业的发展也越来越快，而企业的管理更是为经济的发展提供后盾的保障。企业的档案管理工作也越来越复杂和庞大，人工档案管理出现的问题也越发重要。网络的普及和广泛应用、数字时代的来临为企业的档案管理提供了新的改革出路，档案管理的信息化具有使用和管理多方面的优势。而利用信息化的档案管理模式需要从意识、模式和水平几方面去提高。

一、供电企业档案管理信息化的优点和必要性

（一）提高工作的效率和标准化水平。档案管理的信息化能够大大提高管理的工作效率，人工的档案管理都是采用人工录入和检索，在查找和归档方面都需要长时间的检索和核对，而信息化的管理模式则可使用光标扫描等现代科技手段去实现档案的录入，在检索时也不必查找大量资料，检索使用非常快速方便。而人工模式的管理不免会出现错漏，但信息化的档案却可以大大降低这种错漏几率，甚至可能实现无错漏现象。对于管理工作的标准化是一个很大的提升。

（二）信息化可以实现资源共享，便于企业的档案使用和交流。目前的企业大都存在部门之间各自为政的分隔问题，这种分隔十分不利于企业的整体管理。而信息化的档案管理可以实现资源的共享，即统一档案资料，可以在不同部门之间传递和共同使用，避免了部门间的独立管理产生的重复作业和孤岛效应，对于企业的档案交流和通用十分必要，同时也更方便企業对外交流时的档案调取。

（三）信息化管理的安全性。普通的人工档案管理大多采用集中管理方式，且一般不会提供备份，一旦丢失或发生意外受损，则弥补起来极为困难，甚至可能需要重建，更是要消耗大量人力物力。而且由于档案的数量较多，需要一定空间去储存管理，也会随时间定期淘汰一部分原始档案，档案的时效较短。而信息化的管理则采用网络式档案储存，且会做出网络云端备份等，即使网络状况遭到意外，也可以通过网络找回，为档案的安全提供了一分保障。而信息化网络管理空间巨大，可以足够容纳供电企业的所有档案内容，不需要短期的档案淘汰，因此也加长了档案的时效。

二、供电企业档案管理的现状和主要问题

（一）供电企业档案管理信息化意识不强。目前的供电企业档案管理情况主要为，省市级供电企业设有档案室，也有专门的档案管理人员，对档案的分类和分别管理也有区分，而县级供电企业的档案管理一般只有办公室的人员进行职责性的兼管，并没有专门人员和机构去管理档案。而这种现状下，供电企业的档案管理对于进行信息化管理的需求和意识却并不强烈。实际上，省市级的供电企业档案一般都是比较庞杂的，人工的管理难免会出现许多问题和不足，县级的供电企业档案管理又没有专人负责，安全性和管理的标准化规范性都十分堪忧。因此档案管理的信息化是十分必要和有意义的。

（二）供电企业档案管理标准不一。供电企业的档案管理是有法可依的，也有一定的国家标准，如《档案法》《文书档案案卷格式》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律法规中都有一定的规范标准，国家也会定期对企业进行指导和检查。但供电企业本身的管理却存在许多问题，对相关标准的理解和实施都缺乏适用性，根据企业自身的情况针对管理的标准制定往往不尽科学合理，不能根据企业实际制定使用管理标准，使档案管理出现混乱，降低档案管理的效率。

（三）供电企业档案管理水平不高。当前供电企业的档案管理大部分仍以人工模式为主，尽管有些开始使用了计算机技术，但数字化程度并不高，人工管理还是主力军，而人工模式的档案管理水平有限，主要是存在于管理、使用和检索以及人员水平等方面。档案管理的数字化缺少长远计划性和宏观管理，使信息的录入和使用的时效较短，对于企业长期发展中的档案管理十分不利。而在使用信息时也往往会陷入被动，对于信息化的管理模式的被动接受使信息化的管理过程中缺乏主动的管理能力。而档案的检索采用了一定的数字化信息化管理模式，但目前的检索能力还无法实现完全的智能检索，对有些文件和资料的识别度还不够，仍需要人工辅助。而信息化档案管理的使用人员素质和水平也有待加强，对于信息化的录入、检索等工作的能力不够，责任心也不强。综合来看，当前供电企业的档案管理水平还需要有很大的提高。

三、供电企业信息化档案管理的改革方向

（一）建立开放管理的新模式。供电企业的档案管理迫切需要改革，减少对人工管理的依赖，建立信息化的管理新模式。这首先需要企业工作人员树立信息化档案管理的意识，认识到档案管理信息化的必要性和重要意义，加强管理人员的责任心。从意识上开始，建立一个开放管理的现代化新模式，逐步进入档案管理信息化时代。 （下转第99页）（上接第76页）

（二）完善档案信息数据库。从档案管理标准和水平上，首先要完善档案信息的数据库管理。从加快基础设施建设开始，使用先进设施设备，采用现代化信息技术的录入。而完善档案信息的过程中，更需要根据实际情况，适时地进行档案的调整和更新，使档案信息的数据库处于动态最新状态，增强档案信息的实时性和实用性。此外对于档案管理的安全性和保密工作也要加强管理和警惕，对于网络环境的安全，要进行多方面的杀毒、防火墙、密码等设置，严防黑客和网络病毒的入侵，保护档案的网络安全。对于人员的管理也需要进行一定的保密责任处理，一旦发现泄露企业机密人员，严肃处理，同时在企业内部制定对应规章。

（三）逐步实现网络化管理。档案信息的网络化管理不能一蹴而就，需要逐步建立完善。网络管理的优势和好处是能够使企业各部门间进行信息的交流互通，也能够便于档案的不同地、不同时段的检索。但又由于网络的开放性，企业的档案信息的流通范围需要进行限制，所以也需要企业根据自身实际情况，进行选择网络共享区域，明确哪些档案信息能够被哪些部门检索，在保护企业内部信息安全不被公开的前提下，设置能够便于企业内部档案信息交流和检索的网络环境。

（四）加强提高管理人员的能力水平和工作素质。档案管理的信息化不代表脱离人的管理，离不开管理人员的工作，而信息化的管理工作也对这些档案管理人员提出了更高的要求。首先是对档案管理的保密意识和责任心，然后是工作的水平和素质，不仅要求有较强的档案管理能力，熟悉档案管理工作，还需要有较高的计算机操作水平。结合各方面的素质要求，建立一支信息化的档案管理队伍。

四、结语

供电企业的档案管理事关企业的整体发展和综合实力，需要不断加强建设，数字时代下信息化的档案管理已成为必然趋势，而结合实际，从意识、管理模式、管理水平等方面，全面建立完善信息化的档案管理也是企业长久稳定发展的必然要求。

【参考文献】

[1]刘玉华.数字时代供电企业档案管理及其信息化问题探讨[J].办公室业务.2016（06）.

[2]张先蕾.数字时代供电企业档案管理及其信息化问题研究[J].科技视界.2014（02）.

[3]林敏芳.探索新形势下县级供电企业档案管理专业培训的新途径[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（11）.