新时期水利档案管理信息化建设相关思考

(眉山市水务局，四川 眉山，620010)

新时期水利档案管理信息化建设相关思考

陈芝兰

(眉山市水务局，四川 眉山，620010)

水利档案信息化建设，包括档案信息的有序整理、数据库和信息网络建设，以及信息资源的开发利用。现代信息技术的运用，能够提升水利档案归档质量和利用效率。要针对水利档案管理信息化现状及问题，采取一定的措施，提升档案管理工作的水平，保证信息的完整和安全。

水利工程的档案管理较为特殊，其管理对象以水利建设和维护过程中形成的档案和文件材料为主，这些档案为水利工程的后期维护提供参考。随着网络信息技术的普及，实现档案管理的信息化逐渐成为水利工程档案管理的发展方向，但是，由于主客观因素的影响，导致档案管理的信息化建设存在很多问题，针对这些问题，在解决时必须要立足于时代发展，把握信息化建设的基本要求，逐步推进档案管理的信息化。

1 新时期水利档案管理信息化现状及问题

1.1 重视程度不够

就目前而言，部分水利部门对信息化管理的重视程度不够，表现为：一是将信息化管理视为上级部门的要求和安排，不得不去做，缺乏积极性和主动性；二是管理工作中，水利信息采集慢、录入慢、上传慢，信息化进程缓慢；三是对信息化工作中出现的问题，不予理睬，不主动解决。总之，其尚未意识到实现水利档案信息化的诸多优势以及社会发展的必然性，这主要集中在一些老的水利档案管理人员身上。

1.2 信息管理较弱

水利部门档案信息化管理制度不完善，缺少档案数字化专业库房，在水质监测以及水资源管理系统开发应用方面，没有及时与水利综合档案管理系统相连，基层水利部门仍然偏重于纸质档案的收集，依靠人员的手工操作。电子、声像以及专业技术档案的收集不够完整，没有开发专门的水利档案信息管理系统，缺少水利档案信息化建设规划，缺少统一的数据格式和标准。

1.3 信息化建设人才缺乏

水利档案信息化管理依然是一个新兴的技术和领域，其管理水平的高低直接由档案管理人员的信息化技能和素质决定。但是，就目前而言，水利行业具有高超成熟信息化技能和素质的档案管理人员少之又少。并且，他们中的大部分是通过在职培训获得的基本技能和水平，只可以应付日常的管理事宜，一旦出现疑难问题，就无从下手。而且，目前的水利档案信息化管理人员数量，还远远不能满足实际的需求。

1.4 存在一定的安全隐患

众所周知，实现水利档案的信息化，最主要的就是要将实体的档案信息录入到电脑中，使之成为电子化信息资源，同时开发和使用相应的管理软件。但是，随着网络信息技术的飞速发展，不少偷盗信息资源的现象时有发生，水利档案电子信息随时有可能泄露和外流，因此存在着极大的安全隐患。然而，我国的部分水利档案信息不但关乎到民生，而且是影响到社会安定和国家战略的重要问题。

2 新时期水利档案管理信息化建设相关思考

2.1 加强重视，完善管理制度

要想建立健全完善的档案管理系统，首先要有良好的管理理念作支撑。科学技术的发展很快，水利档案管理的水平较过去也有了很大的进步。这就要求水利档案管理人员必须从自身出发提高自身的服务意识。水利档案信息化建设的最终目的就是要将档案信息整理后形成可以为社会服务的信息，所以，从事档案管理的人员必须要充分认识到自己的服务对象是整个社会。在施行水利档案信息化建设的过程中，必须转变传统的管理模式，摒弃旧的思想和管理原则，要将信息档案最大程度的公开化，否则档案就失去了它本身应有的意义，变成了没有任何用处的废纸、垃圾。水利档案管理人员要时刻牢记服务社会的原则，用这个原则作为指导，不断地提高自身的专业知识水平和职业技能水平，对自身的价值做一个重新的定位，即从一个档案信息的保管员成为一个为社会发布有效信息的发布员，使整个社会受益。

2.2 提高信息化管理水平

(1)加快信息化资源整合。水利档案专业性、技术性强，涉及的门类众多，通过加强信息化管理，整合信息资源，才能有效保障信息化建设的科学和规范。一是要完善信息化建设规章制度；二是要强化信息化基础设施建设，整合水利档案的网络、硬件以及系统软件资源。要做好水利档案内网、政务网和Internet网的有效衔接，添置网络设备、档案数字加工设备以及分布式资源数据库；三是完善水利档案互通兼容系统，实现档案信息资源的共享；四是要构建水利档案信息安全保障体系，通过设置身份认证、数据备份、访问控制等举措，严格网上档案信息查阅、发布和网络运行管理，确保信息安全。

(2)提升相关信息档案的录音、录像、照片等资料的处理能力，全面提升媒体数据库建设的质量与效果，通过各种多媒体技术手段模式对档案进行归档处理，实现数字化的工作模式，进而形成系统的档案数据库，提升档案资源内容的丰富性。

(3)统一制定档案信息化规范标准。标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提高工作效率，减少管理工作中的失误。

2.3 提升档案工作人员的素质

首先，要对水利档案工作人员的政治素质能力进行系统考虑，要保障档案管理人员具有一定的政治素养，具有一定的保密意识，在工作过程中要讲原则、守纪律，自觉践行相关档案工作制度，进而为提升档案信息化建设与规范化发展奠定基础。其次，水利档案工作人员在工作过程中要具备一定的专业性，档案工作在要求工作人员自身素质能力的基础上，对于工作人员的业务技能也较为重视。档案工作在开展中具有一定的技术性，在相关档案的收集与整理、鉴定与保管、统计与检索以及编研等相关环节中都具有一定的科学性，要保障其整体的信息化，继而对其进行规范化管理，因此要提高相关档案工作人员自身的素质能力。

2.4 强化电子档案信息安全和保密意识

首先，必须对水利档案管理人员进行严格要求，加强对保密性较强的档案进行安全保存，并提高其对管理的重视程度，利用加密保险柜等方式提高档案信息安全指数，进一步维护单位整体利益。其次，为提高档案保密工作质量，必须从根本上提高水利档案管理人员的自我意识与职业认知，使其充分认识到对档案保密的重要性，使档案管理人员能够自发地提高档案管理能力，维护档案信息安全，禁止一切破坏档案真实性、完整性的事件发生。此外，加强对水利档案管理室及档案计算机终端设备屏幕的监控，也是提高电子档案信息安全的具体措施之一。

3 结语

近年来，随着社会信息化发展进程的加快及网络技术的快速发展，水利档案的信息化建设朝着以计算机管理为手段、以信息网络传递为载体的数字化管理模式转变。必须推进信息化建设，努力培养现代化档案管理人才，才能够以更加积极的态度推进档案信息化建设，确保水利档案事业的持续健康发展。

F426.91∶G271

C

2095-1809(2017)06-0115-03