浅谈办公室拟办意见写法

邹托军

【摘要】拟办意见精准，可提高办文效率，节约领导工作时间，有利于决策效率的提高。本文专门针对拟办意见进行分析，并具体阐述不同种类文件的处理意见。

【关键词】办公室主任；文秘人员；拟办意见；撰写

拟办意见是办公室文秘人员或办公室主任在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的初步处理意见，它是供领导批办文件的重要参考依据，是办公室在文件處理时发挥参谋助手作用、节省领导工作时间的有效措施之一。拟办意见的撰写非常重要，要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，不可统统写成“请××领导阅示”或“请××领导批示”等一个模式。

一、拟办意见撰写的范围

并非所有来文都要撰写拟办意见，一般来说，以下四种来文需要撰写拟办意见。

1.上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件；

2.本单位所属部门或下级单位主送本机关需要答复的文件；

3.平级单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件；

4.重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送单位的情况报告和信函。

二、拟办意见撰写的前期准备

拟办意见的撰写看似简单，但要写出恰当的拟办意见并非易事。要写好拟办意见，首先必须认真阅读文件，领会文件精神，全面了解文件所提出的问题和要求，具体要做好以下几个方面的前期准备工作：

1.弄清来文主送和抄送单位，初步确定批办和阅知范围。

2.根据文件的标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，来文中提出了什么问题，是否需要办理。掌握的原则是：有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。

3.弄清来文的内容与何人何部门有关系，是何人何部门主管，需要何人何部门了解，从而根据领导分工确定由谁或哪个部门承办，涉及到几个部门承办的由哪个部门牵头，应由哪位领导批示需要哪些领导和部门阅知。

4.弄清来文的密级和紧急程度，以便分清急缓，本着方便工作、有利保密的原则，确定分送范围。对绝密文件按绝密文件的处理规定办理。

三、拟办意见的写法

拟办意见的撰写无固定不变的格式，但总的原则是文字要准确，观点要鲜明，要简明扼要，使人一目了然。具体来讲有以下几种情况：

1.对上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。对需要几个部门承办的来文，拟办意见要写明主办（牵头）部门或主办人。拟办意见的写法一般是“请××领导批示，请××领导审阅，拟请××部门办理”或“请××领导审示，拟请××部门会同××部门办理”或“请××批示，拟请××部门商××部门承办”。对上级单位下发的阅知性文件和重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送本单位的情况报告和信函，要根据其内容提出阅知和分送意见，拟办意见的写法一般是“请××领导阅处”或“请××领导审阅请××部门阅”，或“请××领导及××领导（部门）阅酌”。

2.对本单位所属部门及下级单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件所请示的需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面广、内容比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见。拟办意见的写法一般是：“请××领导阅示，××部门阅办”或“请××领导批示，拟请××部门主办，会同××部门阅办”。紧接着简明扼要拟提如何办理的意见。

3.对平行单位和不相隶属单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件提出的需要办理的事项，商洽的问题，提出由哪位领导审批或哪一部门承办和如何办理的拟办意见。拟办意见的写法一般是“请××领导批示，××部门承办”。紧接着拟提如何办理意见。

4.对重大问题不便撰写拟办意见或者不能确定应该由哪个部门来承办的，则拟办意见一般只写“请××领导批示”或“请××领导阅示”即可。

四、撰写拟办意见应注意的事项

1.对一些难以提出拟办意见的，或认为所提拟办意见没有把握，应先与来文单位或有关部门联系商洽，确有把握再撰写拟办意见，以免拟办意见不准而造成公文要求落实不到位。

2.为使领导准确批示来文，拟办意见要随有关资料、政策依据、背景材料一并呈送，供领导批办时参考。如果来文同本单位、其他单位以前发的文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文以前涉及过同类问题，应将过去的来文和处理情况附上；如果有关领导对此类来文过去作过批示，最好仍请原领导批示，若原领导不在或调离或调整，拟请其他领导批办时，应将原领导批办意见附上或在拟办意见中注明，以免天长日久批办领导很难件件记清或批办领导不同导致批办意见前后不一致。

3.对承办部门提出处理意见后转回来的文件，应根据承办部门所提意见及要求再次写出拟办意见 。

4.对抄送本单位的请示性文件，一般不写拟办意见，只分送有关领导和部门阅知。

5.撰写拟办意见要注意政策把关。