浅谈农业科研单位档案管理现代化

马昌燕

(福建省农业科学院 350003)

2017-07-11

马昌燕，女，1977年生，馆员。

浅谈农业科研单位档案管理现代化

马昌燕

(福建省农业科学院 350003)

总结农业科研单位档案管理现代化的重要性，分析档案管理中存在的问题及其原因，并提出促进档案管理现代化的一些建议。

农业科研单位；档案管理；云管理平台

档案管理现代化是科学利用档案、科学管理档案的必然要求，必须遵循现代管理理论，运用现代管理方法，采用现代管理手段，在管理技术与先进设备的协同下，通过档案管理人员的创造性活动，从而达到系统化、定量化、信息化、智能化的管理目标。农业科研单位作为国家重要的农业科技研发事业单位之一，是农业科技创新的主要研究机构，积累了大量的科研资料，还担负着服务农村、服务农民、发展农业生产的重要责任，对农民增收和农业科技进步有着重要的贡献。如何让档案管理人员在现今信息化时代开发利用好馆藏档案，提高档案管理工作水平，是农业科研单位档案管理人员面临的一项重大任务。本文对农业科研单位在推进档案管理现代化方面存在的问题进行分析和研究的基础上，对如何加强农业科研单位档案管理现代化进行一些思考，为更好地为农业科研事业服务，规范和加强农业科研单位的档案管理提供参考。

1 农业科研单位档案管理现代化的重要性

农业科研单位档案是一种重要的信息资源，对促进社会发展有着重要的作用。而科研工作中的档案管理更是科研结构建设和管理中不可缺少的重要组成部分,一方面高质量的科研档案管理表征着科研机构管理水平较高，另一方面通过档案管理可以保存有价值的图表、数据和文字等[1]。

随着社会的发展，实现农业科研工作中的科研档案管理工作现代化对加速科技成果转化及应用,发挥科技资源对生产的推动作用尤为重要[2]。农业科研档案是在科研工作中形成的具有贮存价值的图表、数据、文字、影像载体等资料，是农技推广、科研成果转化的重要基础媒介及储藏形式。特别是在信息爆炸的今天，农业科技快速发展与进步，对科研单位档案管理工作提出了更严格的要求。因为只有档案工作的现代化才能更有效地助力农业科研工作的发展，更好地保证农业科技的发展，并使之高效地运用到农业生产及科研实践中。

1.1档案管理现代化的概念

档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行式、管理方法和手段，以达到预期目的。面对科研单位档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念[3]。档案信息化建设是需要依靠运用当今计算机独有的特点(如运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等)[4]，在档案的管理上实现无纸化收集、整理储存、自动检索和库房管理等。

1.2科研档案管理现代化是现实需要

农业科研档案产生于科学研究、生产技术及成果示范推广的实践活动之中，是农业科研、管理、科技开发活动的直接记录。内容涵盖很多方面，有项目申报资料、国家级省级市级等各级别的任务资料、成果鉴定资料等文字性档案，以及图表、音像等光盘式档案。如何合理且分门别类地管理这些档案，既方便查找又有利存档管理，是值得档案管理人员深思的一项重大任务。农业科研单位传统的档案管理一直使用纸质材料管理，存档占用大量地方且查阅借阅档案极其不便，如要查找一些仅仅知道大概信息(不知道时间、所属类别等)的档案，就必须每一个资料库都从头开始查找，直到找到需要的文件为止，这个过程中往往消耗大量的时间，在反复翻阅查找的过程中也容易造成资料损坏。同时，很多科研单位和科技人员往往认识不够到位，不注意档案的管理，也缺乏科学合理的管理方法，出现存在许多科研档案资源分散、档案资料未入库不易找寻、甚至无法找寻等问题，信息资源处于浪费状态等问题，导致档案保存不完善，对农业科研和事业发展造成难以弥补的损失。因此，农业科研单位的科研档案数字化管理显得十分重要。

1.3可显著提高档案管理效率

随着农业科研的不断深入推进，信息化程度不断提升，各级档案的种类和数量急剧增长，尤其是自动检测技术及物联网技术的普及，促使科研档案也实现了由纸质档案到电子档案的转变。在“互联网+”时期，农业科研也由单纯数据、文字等小样本记录转为数据、图像、音像的综合海量数据，纸质档案比重越来越低。如果还用传统的纸质管理或简单数据库管理方式，无法实现科研档案快速、高效保存与提取利用。

现代农业科学研究已从单一的小样本事件分析，发展为通过对海量大数据的分析与发掘，实现科研目的。因此，现代农业科研过程中，不能把档案工作视为单纯的资料收集保存，档案工作必须适应时代的发展需要，利用互联网技术建立网络环境平台，实现农业科技档案信息一体化管理功能，以发挥档案资源的最大价值，提高档案利用效率，实现信息资源的共享。在这一过程中农业科研档案管理的现代化电子数字存储就变得格外重要，档案管理工作人员应通过计算机在文件的管理上的便捷性实行档案电子数字化转变，同时运用计算机进行档案文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的档案文件等的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。另外还可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引为档案的编研工作提供服务及档案统计等工作[5]。做好这些前期工作以后，才能不断提升科研单位科研人员对档案的借阅与查找效率，做到“查阅及时、有借立取”的高效档案管理，为科研人员提供更便捷的服务。

2 农业科研单位档案管理现代化存在的问题

由于农业科研单位档案部门前期对档案数字化建设重视不够，造成了档案数字化工作起点低、人才缺乏，使档案数字化还停留在案卷、文件级目录检索自动与人工查询混合的现状，还远远没有达到全文、图文、视频、音频全自动检索的阶段[6]。

2.1档案管理部门现代化管理意识不够强

长期以来，农业科研单位往往比较重视科研项目的立项和实施，对于档案整理工作则不够重视，认为不产生经济效益，所以没有必要花太多的人力和财力。有的管理观念陈旧，存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，致使很多有用资料常年“躺”在档案馆中，不能被有效利用，只有在用到某一方面材料时, 才感受到档案的重要性。有些单位没有配备专职的档案管理人员，通常都是身兼数职，致使档案管理工作十分混乱，许多科研档案归档不及时，或者和其他党、政收发文件混在一起，既无层次，又无分类，查找和应用十分困难。此外，一些科技人员没有意识到科研资料归档保管的重要性，对一些应当归档的核心材料却私自保留在个人手中，遗失、损坏的现象经常发生，造成档案的丢失和不完整。

2.2档案工作人员的业务素质不高

一些科研单位的档案工作人员素质不高，大多是从其他的工作岗位调整过来的，缺乏从事档案工作的专业训练，对档案工作的重要性认识不足，对做好档案工作也缺乏信心，有的档案工作人员还身兼其他工作，常常会被其他工作挤占工作时间，导致档案工作不够规范，档案整理不够及时。有的工作人员甚至还不能熟练掌握计算机，档案工作的科学化、规范化、现代化更是无从谈起。有的档案工作人员缺乏农业科技方面的基础知识，对于有些科研档案的价值缺乏准确的认识、分析和识别，无法对归档材料作深入且细致的分析研究，从而影响到对归档材料的开发和利用。

2.3对档案管理现代化缺乏统筹规划和强有力的指导

由于农业科研单位的档案种类繁多，各式各样的档案错综复杂，并且缺乏规律性，加大了档案收集的难度，加上各种档案归档的方式没有统一标准，系统操作平台也各不相同，造成档案检查和利用极大的不便。此外，一些农业科研单位存在多部门管理档案现象，一些重要的档案分存于不同部门，如科研处、行政处、人事处等。加之档案管理制度不完善不健全，也会出现重要的科研档案遗、漏、缺失、损坏和泄密等混乱现象，给单位的科研发展带来不同程度的影响。

3 提高农业科研单位档案管理现代化的建议

3.1加强制度建设，规范档案管理

档案工作的管理，离不开各项规章制度[7]。我国《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案销毁制度》等规章制度都在不断完善[8]，这些制度涉及档案管理的方方面面，可以说档案管理工作已经有法可依、有章可循。农业科研单位的档案管理部门当务之急的任务是：结合实际细化规章制度，细化工作流程，细化管理要求，使上级的规章制度落到实处。要定期主动收集材料, 建立有效的档案管理网络，完善档案材料移交归档和档案借阅管理。同时，建立严格的档案保密制度，特别是有些涉及知识产权的档案，保密性就显得更加重要，这也是对广大科技人员切身利益的必要保护。此外，对档案管理人员还应制定相应的考核机制，将档案的收集、整理、归档工作等作为年终考核的一项指标，促使他们重视档案工作。

3.2加强专业培训，提高管理人员综合素质

随着科技的发展、设备的现代化和管理的科学化，需要着力培养一批高素质的现代化档案管理人才。档案工作好不好，档案工作人员的专业素养是关键。因此，档案管理人员应当主动加强学习，不断更新知识，增加档案和科技方面的知识储备，着力提高自身素养，更好地肩负职责。

首先，要认真学习并自觉遵守档案管理机关法律法规。其次，要具备一定的业务素养。要掌握档案管理所需要的知识，例如心理学、情报学、统计学及管理学等等。还要符合时代的要求，不断学习新技术，加速实现档案工作人员素质现代化，以便更好地服务农业科研。最后，档案管理人员要与时俱进，紧跟时代发展步伐，培养创新精神和责任意识，在做好保密工作的同时，切实提高档案信息服务能力。

3.3加大资金投入，推进信息化建设

长期以来，农业科研单位对档案管理的软硬件建设投入不多。要实现档案管理现代化，就必须配置实现档案管理现代化所必需的相应硬件设施，如必要的计算机、扫描仪、移动硬盘、光盘、磁带机、光盘刻录机、档案管理软件、数码相机、录音、摄像设备、互联网设备等现代化办公设备。传统档案大多数是以纸质或相片形式存在，需要通过计算机录入、扫描仪扫描等工作进行电子数字化转变存储，要把传统的档案管理手段与现代信息管理技术结合起来，充分利用这些设备将档案纸质材料电子化，初步建立电子数字化档案数据库。因此，现代化的硬件设备设施、存储资源是档案管理现代化转变的基础，要及时配备和对老化设备进行更新，以充分发挥现代科技在档案管理中的作用。

3.4建立档案云管理平台，实现高效存贮与利用

现代农业科学研究中，试验数据量巨大，试验记录等均可实现无纸化、电子化，且农业科研分工越来越细，如在分子水平研究上就细分出分子生物学、生物化学、生物物理学等学科，而档案管理人员因未直接从事相关科学研究，无法实现科研档案精准归类，影响科研数据的应用。因此，在科研档案数据库建立前，宜进行系统调研，根据不同作物、不同学科研究特点，建立易归类、易检索、易利用的档案存贮平台，设置不同存贮、更改及利用权限，利用科研人员的力量，实现科研档案及时、高效的保存和利用[1]。让科研人员可以直接使用管理平台存储科研档案资料。

云计算的产物“云空间”让农业科研单位档案管理可以使用云计算服务，设立农业科研单位档案云管理平台，实现科研档案资源的共享。利用这个平台，可以通过制定访问权限的形式，实现档案管理部门和科研管理部门之间的资源共享，将会极大地满足用户对档案信息的查阅需求。与传统的科研档案管理载体相对比，电子资源可以完全替代纸质资源，信息化时代可以完全实现以电子载体作为科研档案管理的主体。用户可以根据需要，凭借访问权限，不受时间、地点或设备条件的影响，方便、快捷地按需查看档案。同时，载体类型和存取方式发生了改变，避免了传统纸质档案由于查阅引起的损坏或丢失的情况出现，延长了科研档案备份的周期。

总之，农业科研单位的档案管理的现代化，是一个循序渐进的过程，需要付出艰苦的努力。一方面离不开档案管理人员对这项工作的高度重视，另一方面也需要单位领导和全体科研工作者的支持与配合，只有群策群力，多方努力，才能使农业科研单位的档案管理工作迈上现代化的新台阶。

[1]张黎黎.基于云计算的高校科研档案管理模式探析[J].物联网技术，2015,5(12):75-76.

[2]周汝琴，吴春.农业科研信息管理研究[J].大麦与谷类科学，2010(4):18-19.

[3]贾彦俊.简析档案管理的电子化趋势[J].群文天地,2012(22):245-245.

[4]龚必珍.依托电子计算机技术快速发展 加强档案现代化管理[EB/OL].(2017-03-22) http://www.xzbu.com/4/view-5474780.htm.

[5]王丽杰.血站档案管理的探讨与研究[J].管理观察，2012(28):127-127.

[6]严忠，肖虹，陈涛.对高校档案云平台建设的探讨[J].办公室业务，2013(7):48-50.

[7]柳建新.加强和完善农业科研单位档案管理工作刍议[J].福建农业科技,2006(3):91-93.

[8]任海燕.浅议做好畜牧业科技档案的管理[J].中国畜禽种业,2011,7(4):12-13.

Discussiononmodernizationofarchivesmanagementinagriculturalscienceresearchunits

MA Chang-yan

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

In this paper, the importance of the modernization of archives management in agricultural science research units was summarized, the problems in file management and its cause were analyzed, and some suggestions to improve the modernization of archives management were put forward.

Agricultural science research units; archives management; cloud management platform

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.07.019

(责任编辑：黄金泽)