信息化管理技术在人事档案管理中的应用

阮苗

摘要：科学技术作为社会经济发展的推动力，在我国的长期发展和建设中发挥着重要的作用，近几年科学技术迅猛的发展，在推动经济发展的同时，还在无形中改变人们的生活方式，而且已经成为人们日常生活中必不可少的。尤其是计算机技术的发展，已经全面的普及到了我们的日常生活中，使我们的日常生活发生了翻天覆地的变化，使我们的生活变得更加的方便快捷，而且计算机技术已经可以可衡量经济发展、社会进步的一个重要标志。计算机在我国的一些企业单位中更是发挥着重大的作用，利用计算机技术可以强化企业对人员档案的管理，加强企业的经营，本文重点在研究计算机信息化技术在人事档案管理中的应用。

关键词：人事档案管理；信息化建设；应用

计算机技术的成熟与发展，已经将我们带入到了计算机信息化时代，这对政治、经济、文化等行业的发展来说，是一个很好的机遇，同时也是一个巨大的挑战。在信息化时代的背景下，彻底的改变了我国人事档案人工管理的方式，逐渐的朝着计算机信息化管理的方向发展，使我国人事档案的发展进入一个新的方向，提高了人事档案的管理的质量，避免了人工档案管理的漏洞。但是计算机信息化技术管理发展的时间不长，而且缺乏一定的经验，在人事档案管理的过程中存在很大的问题，甚至还是影响人事档案管理的安全性与保密性，针对这一问题，本文进行深入的研究，希望可以解决当前人事档案管理中的一些问题，使我国人事档案的管理进入一个安全健康的发展阶段。

一、构建信息化人事档案管理的作用

（一）随着社会发展的步伐，实现人事档案管理的现代化

近几年随着计算机信息技术的快速发展，我国的信息资源逐步的增加，信息的价值也显得格外的重要。信息资源的共享化，推动了我国社会的进一步发展，在这发展的过程中，我们必须加强多人事档案信息的管理，由传统的人工化管理转变为信息化管理的方向发展，适应时代发展的潮流，在提高人事档案管理的同时还能提升档案管理的质量。

（二）人事档案的信息化管理可以使信息资源的共享化

在当前的信息化时代，信息资源已经企业发展的一种重要的战略物资，而且在社会的发展与进步中更是发挥着重要的作用，加强人事档案的管理不仅仅是对信息资源的科学化管理而且还能实信息资源的共享化，促进现代化信息建设的进一步发展，有利于我国社会经济稳定的发展。

二、当前人事档案信息化管理中存在的漏洞

（一）人事档案信息化管理的設备不健全

当前我国企业在人事信息档案管理方面有很大的欠缺，要想实现人事档案管理的科学化，就必须健全基础设备，例如在人事信息档案管理中需要计算机、扫描仪、以及一些硬件设备，只有健全基础的设备，才能确保人事档案信息的传送和贡献。经过调查就会发现，我国很多企业人事信息档案管理的硬件设施并不是很健全，这就给企业人事档案信息管理带来了不便，严重影响企业人事管理的质量，并在一定程度上制约企业的经营与发展。

（二）没有完整的人事档案信息管理标准

企业单位人事档案管理必须要严格的管理标准作为支撑，在此基础上才能确保企业单位人事管理的质量。但是从我国当前企业单位人事档案的管理来看，在人事档案管理的过程中并没有严格地管理标准作为支撑，几乎都是从自身的利益出发。只是形成了人事档案信息管理的内部通畅，没有实现信息资源的共享化，这就降低了人事档案管理的意义，人事档案管理的重要性在企业没有得到充分的体现。

（三）人事信息档案管理人员的素质普遍较低

人事档案信息管理人员的素质也是影响档案管理质量的重要因素。因为在档案管理的过程中，人还是档案管理的主体，只是采取了不同的管理手段，所以认识档案管理的质量很大一步取决于档案管理人员的自身素质。当前我国很多企业单位人事档案管理人员的技术以及自身的素质普遍的较低，很难胜任档案管理这一工作，这就为人事档案管理埋下了安全隐患，甚至会有一些管理人员恶意操作，这都将严重影响我国人事信息档案管理的质量。

三、信息化人事档案管理的措施

（一）完善管理的基础设施

完善人事档案信息管理的设施，这是人事档案管理的前提，是实现信息资源共享化的基础。因此在企业单位人事档案管理的过程中，管理人员一定要意识到档案管理的重要性，加大投资，购买先进的人事档案管理设备，同时还要对管理的技术进行革新，强化管理的基础设施。

（二）做到资源的共享化

在信息化的时代，档案的管理存在纸质材料的管理以及电子文件的管理，所以档案管理管理部门要对这这两者进行收集和共享，要将信息的储存以及再一次开发利用作为档案管理的重点。并且在管理的过程中要制定严格的管理标准，构件按大型的管理数据库，将管理的范围拓展到全国，实现人事资源管理的共享化。

（三）加强对人事档案管理人员的培训

人事档案管理人员的素质将直接绝决定档案管理的质量，因此在一些大型企业都要对档案管理人员进行培训，提升档案管理人员的素质，使其意识到档案管理的重要的，同时还要加强档案管理人员内部的练习和沟通，避免管理人员之间矛盾的产生，确保人事档案信息管理的有效性以及实用性。

四、总结

总而言之，在信息化时代的背景下，化档案管理必须适应时代发展的潮流，信息化档案管理已经成为发展的必然趋势，做好档案的管理，实现档案管理资源的共享化，是企业长期发展经营发展的基础，同时也是我国社会进步发展的强大推动力。

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