办公室主任工作艺术浅议

李玉梅

摘 要 文章从办公室主任的个人素质，以及其工作艺术性两个方面展开分析，切实对办公室主任这一岗位在实际工作中的价值，以及其实际技能需求做出了讨论。

关键词 办公室 主任 工作 艺术

在企业环境中，办公室占据着核心节点的位置，并且发挥着协调多个部门共同工作、信息传达与沟通的重要作用。这种价值，决定了办公室在企业环境中的工作特征，即极强的综合性，并且在管理和技术等不同领域较深的参与性。在这样环境之下工作的办公室主任职位，作为办公室工作的带头人，必须要具备良好的自身素质，以及卓越的工作能力，才能带领办公室工作人员，支撑起整个办公室业务，确保组织的有序工作与发展。

一、办公室主任自身素质建设

办公室主任作为办公室的领导者，必须从自身素质出发加强建设，只有强大的基本素质作为根基，才能支撑起办公室主任的岗位职责。

具体而言，需要关注的几个方面素质，包括政治思想素质、专业知识素质以及心理素质三个主要方面，对于政治思想素质而言，主要指办公室主任作为领导者应当具有的政治立场、政治观点，以及領导在工作和生活过程中形成的思想素养，和对于未来发展方向的洞悉和把握等。政治思想素质是保证办公室工作，乃至于整个组织工作与发展有序展开的必要基础，是形成主任岗位领导力，推动办公室部门凝聚力的必要依据。只有切实以科学发展观等先进理论作为武装的办公室主任，才能把握发展的客观规律，才能明确发展的方向，才能将组织的发展与部门的发展以及人的发展相统一，进一步推动办公室业务的完善。

而对于专业知识素质方面而言，主要是要求办公室主任具有必要的专业知识储备，能够与组织内部不同的专业部门人员保持有效沟通。这并非要求办公室主任必须具备渊博的知识，而是要求其能够保持良好的学习状态，及时跟进不同部门中先进技术的发展以及引入。除此以外，在法律以及必要的信息技术领域也同样需要有所了解。毋庸置疑，广博的知识及合理的知识结构对提高办公室主任的工作效率和水平具有非同寻常的意义。

最后，在心理素质方面，必须承认这是直接关系到领导者领导水平，影响到组织目标的实现的一个重要方面。完备的心理素质能够帮助办公室主任在实际工作中树立坚定的信心以及顽强的毅力，并且对于形成果断的决策风格和乐观的工作态度等方面都有不容忽视的积极价值。

二、办公室主任工作艺术分析

在具备基本素质的基础之上，考虑到办公室工作本身需要协调多个部门，保持与多个领域的专业人员接触这一综合特征，办公室主任工作过程本身处理事务方面的艺术性，就成为不容忽视的重点问题。

实际工作中，首先应当注重公关工作艺术的形成。办公室业务本身的协调价值，决定了沟通是其能否有效展开工作的重要基础。公关，即公共关系，一般指一个社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解和相互适应的管理活动，这也是办公室业务的首要职能之一。在这一方面，办公室主任必须保持一种警惕的态度面对公关工作，确保实现公关工作自身价值，即实现沟通双方的了解并且在此基础之上实现协调和管理。实际工作中容易出现舍本逐末的状况，即单纯为了沟通而沟通，而无法通过沟通来有效获取到能够支持和优化决策的相关信息。办公室主任应当对于此类状况有所警惕，并且对存在工作环境中的不足之处及时指正，实现整体工作的优化。

其次，协调的艺术是另一个办公室工作的特征所在。有效展开的协调，能够帮助实现企业整体利益，并且对于坚持基本原则、规范秩序等方面均存在积极价值。协调以有效沟通作为基础，同时以服务组织的整体利益作为准则，确保组织环境中的多个部门能够在密切配合的情况下展开有效工作。协调应当首先展开深入的调查研究，而后把握时机，才能获取良好效果。科学的协调应当在平等协商的基础之上展开，虚心听取各方意见，保持中立平等对待，客观公正地解决问题。

最后，人际关系处理的艺术，尤其应当引起重视。人际关系是在社会生活和交往中所表现出来的人与人之间的关系及其心理影响。人际关系的好坏直接影响、制约着集体职能的发挥，个人才能的施展。所以，建立和发展良好的人际关系对搞好办公室工作来说至关重要。在这一方面，应当关注的重点必须同时包括注重办公室内部团结，以及组织环境内，不同部门之间的团结。想要实现这两个层面的人际关系处理，必须在了解和尊重的基础上，综合不同人员特征，以及不同部门职责，来确定工作内容。唯有如此才能事半功倍。

三、结论

办公室业务对于组织的发展意义重大，而办公室主任的岗位对于办公室工作的有序展开同样有着积极价值。基于此种观点，实际工作中特别应当面向办公室主任岗位展开人才甄选，并且加强其培养，使其成为推动组织发展的重要动力。

参考文献：

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