人事档案管理中存在的问题及对策

龙向群

摘要人事档案管理工作是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发利用的重要依据，对个人成长起着重要作用。认识人事档案管理的功能和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于人力资源开发利用，促进经济社会的健康发展具有积极意义。

关键词人事档案管理制度

一、当前人事档案管理中存在的不足

（一）对人事档案管理工作重视程度不够。长期以来，人事档案管理工作被看成就是裁切、装订、查阅、保管的事务性工作。在这种错误意识影响下，出现了人事档案管理利用无计划、无目标、无措施，在人员、设备、经费上得不到有效保障。在一些企业，管档人员大多身兼数职，工作变动频繁，对档案业务没有进行相关培训，档案人员不熟悉自己的岗位职责，管理思想和手段相对陈旧，严重影响了人事档案管理水平。

（二）人事档案管理相关制度不健全。一些单位没有制定人事档案的相关规章制度，没有明确档案部门和档案人员的岗位职责，只是有最基本的材料归档和查借阅制度，即便是这样，由于管理不规范，这些制度在工作中也无法得到落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化。

（三）人事档案保管环境不符合馆藏要求。人事档案为人力资源的开发利用提供重要依据，它的保护尤为重要。然而在实际工作中，部分单位人事档案库房设施简陋，档案库房达不到最佳的温湿度标准，引起部分档案材料霉变、虫蛀；没有安装防盗门、防盗窗、灭火器等安全设备，档案或档案材料丢失的现象时有发生，对人事档案的长期保存保护非常不利。

（四）人事档案材料收集工作力度不够。人事档案材料作为人事档案的重要组成部分，集全集准尤为重要，这就需要有一套完整的收集归档制度。然而一些单位缺少收集归档制度，没有完善收集网络，从而导致档案管理人员收集归档工作被动、档案材料归档不及时的现象出现。部分档案人员意识淡薄，部分材料散失严重，原件无法找到。

（五）人事档案管理的信息化程度不高。在档案管理工作中，很多单位只是将个人基本情况、基本信息，档案目录等条目输入计算机，而人事档案查（借）阅转递等相关作业流程还停留在纸制手工登记中，先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，不利于人事档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

二、人事档案管理的对策与思考

（一）加强宣传教育工作，提高管档意识。人事档案管理部门应加强与单位领导的沟通，提高重视程度，使其了解档案工作的重要性和必要性。要加强宣传教育，加强责任意识教育，切实管好用好档案。人事档案管理人员要增强服务意识，积极主动开发利用人事信息，为人事部门人才评聘考核以及人力资源开发工作提供必要信息，以有为换有位。建立考核激励机制，不断提高管档人员业务素质。要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身业务技能，推进人事档案管理工作的科学化和规范化。健全学习培训、考核评估等制度，提升档案管理人员素质能力，调动工作积极性，不断提升档案管理的总体水平。

（二）建立健全档案的各项规章制度，使档案工作有章可循。认真细致、严格标准是做好人事档案管理工作的关键。人事档案管理极为复杂，涉及材料众多，如果没有一定的制度、流程和规范来制约，就会无章可循、无所适从。要本着规范管理、利于工作的原则，完善人事档案管理部门和管理人员的岗位职责，建立健全人事档案管理规范、查借阅制度等，规范档案管理，使档案工作有章可循。

（三）加强档案工作的基础建设，提供必要的物质支持。本着“以防为主，防治结合”的原则，严格落实档案库房的“六防”措施。配备专门的人事档案库房、阅档室和办公室，做到“三室”分开，满足人事档案保存需要。配全配齐办公设备，人事档案使用规定的档案盒保存、铁质档案柜存置。安装防盗门、防盗窗，防烟报警器、灭火器、温湿度表、防腐防虫药品等，确保档案库房标准达标。每天按时记录库房温湿度变化，按照温度和湿度的要求及时采取相关的措施进行调整，每半年对库房进行一次全面检查并做好记录。通过以上举措，有效预防虫蛀、霉变和丢失档案等事故发生，为档案长期保存和保护提供有效保障。

（四）不断完善收集归档制度，确保档案材料的完整性。在人事档案材料的收集和归档上，及时主动与有关部门联系催交，对归档的材料，做到认真鉴别。对不符合要求及手续不完备的材料及时退回归档部门，限期整改，严把“入口关”。对合格的材料，要逐一进行核对、登记台帐、查号、技术加工、装盒入库，用最新最全的档案材料充实档案内容，为人事部门干部选拔，人员聘任、职务晋升，工资调整等查借阅档案提供有价值的参考。

（五）建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，统一开发人事档案信息管理系统，实现人事档案管理工作的电子化、科学化。

人事档案管理工作是一个常谈常新的課题，需要下功夫、花气力去研究和探索。只要我们解放思想，大胆创新，锐意改革，推陈出新，就一定能够开创人事档案管理工作的新局面。