工程档案归档质量控制的策略分析

刘旭杰

摘要随着当前中国社会经济的快速发展，建设部门承担的工程建设项目亦日益增加。工程档案管理是建筑工程的必要组成部分，有效控制项目档案的质量，对确保项目竣工验收起着重要作用。本文分析了工程档案质量控制的策略，探讨了实效性做法，为提升建筑工程项目档案管理水平提供理论参考和实践依据。

关键词建筑工程档案管理质量控制策略

随着当前中国社会经济的快速发展，建设部门承担的工程建设项目亦日益增加。由于消耗和占用的资源较多，建设工程的实体成果往往都能受到相关部门和公众广泛的重视，从行政部门到普通老百姓，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感，而对建设工程档案却关注甚少、知之甚少。甚至，有人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且异常琐碎，对档案工作表现出了敷衍搪塞的态度。但是，工程档案是工程建设的真实记录，是工程质量的原始凭证，它以自身真实、准确、完整、详实的特色再现了整个工程管理施工的全貌，可以起到溯本追源的作用，对工程建设起着举足轻重的作用，是建设工程不可忽略的重要组成部分。

针对工程项目实施周期较长，施工流程组成复杂等特点，我单位采用了分年度、分阶段、分子项、分系统等多种做法结合的方式控制项目文件及时归档，避免了突击归档带来的一系列人力、物力不足影响质量问题，保障了项目顺利通过国家竣工验收。本文对分阶段控制归档的一些具体做法和策略进行了阐述和总结，现报告如下：

一、工程档案归档质量控制的重要性

建设工程档案资料载体包括：（1）纸质载体：以纸张为基础的载体形式；（2）缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式；（3）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式；（4）磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。工程项目档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作，相比一般的档案管理，更具有系统性、专业性，是对工程项目的更直接有效的控制，也是满足项目竣工验收的重要组成部分。

二、工程项目归档质量控制的策略分析

（一）明确收集和归档质量控制责任制

按国家重大项目建设规定，工程项目档案包括工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图和竣工验收各阶段文件。根据本单位实际工作安排情况，项目各阶段由不同的单位、部门来实施管理档案，文件的产生错综复杂。因此，根据项目管理、实施及文件产生情况，明确档案工作的牵头责任单位以及文件的收集归档责任是做好项目归档质量控制的首要任务。针对中国国家博物馆、武汉光谷网球中心、浙江黄龙体育中心体育馆（荣获国家优质工程奖）、杭州市高科技企业孵化器有限公司二期工程（荣获中国建设工程鲁班奖）等国家重点工程项目，首先，本单位统一构建了档案工作体系，明确了档案管理组织机构及职责，管理部门间明确分工、密切合作；同时，各部门明确设置专、兼职的档案管理员，从事具体的日常收集和归档移交管理，做到了专人负责、统一鉴定，从计划、收集、归档几个执行层面保障了档案的管理工作的常态化运行。其次，完善制度、明确归档范围，根据国家和单位管理相关办法，本单位先后组织编制了《工程档案管理办法》等制度，明确了单位项目档案从立项、实施、竣工各阶段产生的资料的收集、整理、归档范围及具体管理。最后，项目档案进行统一管理，项目一旦立项，档案管理部门即指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性。

（二）恰当控制归档时间节点

归档时间的正确判断和选择，对于维护项目档案的完整与安全，确保管理部门和实施单位正常的工作次序具有着非常重要的实际意义。归档时间若过早，会影响管理部门和实施单位对文件的使用；而且，后续文件必然性的频繁补充、归档，一定也会影响项目档案的成套性和系统性，最终影响到档案部门正常的业务开展。归档时间若过晚，文件则会长期滞留在单位或个人手中，容易造成文件的散失和损坏，还会对文件形成部门额外增加工作负担；突击归档亦会增加档案部门对文件接收整理的困难，必定会对项目档案的质量产生不良影响。

档案管理员熟悉工程项目管理的全过程，掌握从立项审批、项目管理、基建施工、设备采购、竣工验收全部流程中的各项工作的重点环节，恰当利用项目立项、投标完成、子项目验收、年度考评、成果鉴定、项目竣工验收等时间节点组织归档，可保障项目归档工作有序进行，大大提高项目档案收集的质量和效率。

（三）制定归档计划、加强归档进程业务指导

根据以上归档时间节点和项目工作计划，档案管理部门及时制定项目的归档及验收计划，对归档单位进行及时的业务指导，并通过前、中、后期工作的介入，减少了项目归档单位反复整改的次数，从整体上提升了归档文件的完整性和有效性，保障项目档案管理工作的有序进行，从而提高了整体的工作效率。主要做法包括：（1）前期：通过完善项目档案管理的各项规章制度、在签订合同时明确归档要求、加强档案人员业务培训等几个方面介入项目档案管理工作；（2）中期：主要加强与相关业务部门的沟通，及时掌握项目进展情况，对承担单位进行归档质量信息的收集指导，对科研、基建、设备、软件等工作进行分类收集、指导，通过这些方法，及时有效地解决了收集过程中出现的问题，掌握了项目资料收集状况，及时有效地处理了收集过程中出现的问题，与此同时，还掌握了项目资料收集状况，避免管理员不清楚是否该归档、保存不好等原因造成阶段性缺失文件；（3）后期：主要是通过制定验收计划，参加项目竣工验收，归档过程中加强对重要、关键档案的质量检查和控制、请档案馆帮助预验收检查等方面来加强监督检查和质量控制工作，督促施工单位及时、完整地完成归档工作，保障了归档文件的规范性、完整性、有效性和种类齐全性。与上级主管部门的主动配合衔接，充分保障了项目档案管理的质量和效率，为项目顺利验收夯实了基础条件和详实材料，确保了验收成果的成功实现。

三、结语

总之，要提高工程建设档案管理质量，档案人员必须主动、积极、自发、全程、动态、连续化跟踪项目，从源头开始，明确归档职责，抓住各个有利时机，制定归档计划，加强业务指导管理，具体到每一份文件的掌控、每一次合同的交付、每一项验收中资料的审查，才能从根本上提高项目档案的整体质量，确保项目档案收集的高效、系統和完整性，确保顺利通过项目竣工验收。

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