陕西省交通运输厅机关档案信息化建设的总结与展望

文/杨青青

陕西省交通运输厅机关档案信息化建设的总结与展望

文/杨青青

推进机关档案工作信息化建设是新时期对机关档案部门提出的新要求，2008年我厅将档案信息化纳入信息化建设的长远规划，2009年按照档案信息化建设的相关标准和要求，开始档案信息化的各项工作。目前我厅建立了厅机关档案目录和全文数据库，实现厅办公政务平台与电子档案管理系统的无缝衔接，基本实现档案管理的现代化。

一、开展机关档案信息化建设的主要内容

1、明确档案信息化建设的标准、规范

档案信息信息化标准、规范主要包括两个方面的内容，一是贯彻执行已有的法律法规和标准规范；二是完善档案信息化行业管理标准体系。我国现行的标准、规范包括《纸质档案数字化技术规范》、《电子档案管理办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档细则》、《电子公文归档管理暂行办法》及《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则》等，我厅严格按照或参照这些已颁布的标准、规范，结合交通运输行业的相关特点，指导我们开展档案信息化的各项具体工作。

2、完善档案信息化设施设备

基础设施、设备是档案信息化管理的物质条件，一方面是配置信息处理设备，如计算机、服务器、扫描仪、打印机等设备；另一方面是建设覆盖一定范围的档案信息网络。我厅经过调研，由档案人员、计算机专业技术人员讨论后，本着立足当前，适应长远发展需要的原则，报请领导批准，投入专项经费，配备了档案管理专用服务器、计算机、高速扫描仪等必要的设备。2007年我厅已立项开始建设交通行业专网，包括专网中心机房、省市两级交通信息主干网络等，目前已建成厅机关局域网，以及与地市交通运输局、厅直属单位的交通行业专网。2009年我厅搭建了交通系统档案信息化资源建设平台，为厅机关内部各处室、厅直属单位利用网络及时查询档案做好了物质准备。

3、加快档案信息资源基础建设

建立档案信息资源数据库是我厅开展档案信息化建设的核心内容，纸质档案的数字化扫描是我厅建立交通运输系统档案信息资源数据库的首要任务。

在仔细清点库藏档案的基础上，经认真讨论分析，我们决定各类档案目录全部数字化，同时将1991-2007年的保管期限为永久和长期的文书档案全文扫描。在规定的期限内，由实力较强的专业数字化扫描公司来完成，确保格式统一、数据准确。该项目由我厅信息中心立项，委托专业的数字化扫描公司进行档案的数字化扫描工作，在项目前期我厅档案部门与该公司工作人员共同讨论，按照数字化扫描的相关规范和要求，制定了《陕西省交通电子档案管理系统项目档案数字化加工标准》，该标准中规定了目录数据必须符合DA/18-1999《档案著录规则》，并对全文扫描做了详细具体的规定，通常采用黑白模式进行扫描，红头文件及带有彩色印章的文件采用彩色模式进行扫描。存储格式要求黑白图像采用tiff格式保存；彩色图像采用jpg格式保存；扫描后通过ocr识别，采用双层pdf文件格式，最后保存为单独的图像文件。经过图像处理，审核，以目录数据库为依据，通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

2008-2013年在积累一定经验的基础上，我厅档案部门自行完成近7年的文书档案数字化扫描工作，截止目前已完成2013年12月31日以前的全部文书档案案卷级和文件级的目录录入工作，成功挂接永久、长期档案，建立了厅机关档案目录和全文数据库，已经进行数字化档案1770卷、24112件，分别占库藏档案79%，62%。扫描完成全文20多万页。文书档案实现了案卷目录、文件目录和部分全文的计算机检索，查全率、查准率大大提高。

4、依托政务平台，做好电子文件的收集管理

为了提高办公效率，加快公文流转，缩短文件办理时间，我厅于2012年6月起，全面实施政务协同平台，绝大多数的正式发文及收文都要在此平台里流转，根据保密规定，党组收发文，以及涉密文件均不在该系统里流转。因此数量巨大的电子文件随之产生。与传统纸质载体文件相比较，电子文件是直接由政务平台产生，数量增长非常迅速，因此必须遵循电子文件的形成规律和特点，制定归档细则和管理规范，按照归档要求，及时将具有保存和利用价值的电子文件经过归档后形成电子档案。使得从不同管理平台和数据库导出的电子文件，最终都能收集齐全。

在政务平台系统中，已开发完成电子文件导出模块。目前鉴于内外网络的区别，由档案人员不定时的将政务平台中的电子文件导出，随即导入紫光电子档案管理系统。

5、充分发挥档案管理系统的作用，提高检索利用效率

提供高效的利用服务是我们开展档案信息化建设的最终目标，档案管理软件是实现文件收集，立卷归档、开发利用多种功能于一身的现代化管理系统，2007年由于受局域网在建设中的局限，我厅首先采用单机版的档案管理软件开展日常的档案检索工作。2009年，档案人员和相关专业人员一同学习、考察、调研，去外单位取经，最终选购了网络版电子档案管理系统，实现厅机关内部档案实时检索。

（附电子档案管理系统主要功能表）

6、注重档案信息化人才培养

档案管理人员的信息素养和信息技能关系到档案信息化管理顺利实施的人力资源保障。必须从理论和实践两手抓起，一方面强化理论学习，积极参加培训。把相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术知识等纳入学习计划，积极参加电子文件、电子档案的最新专业理论培训，又要学习信息化管理的相关知识。另一方面，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的实际操作技能，这是提升档案管理人员综合业务素质的新要求，是做好档案信息化管理工作的重要保障。

7、多种防护，保障档案信息安全

网络环境的不稳定、不安全及数字载体的脆弱、易变等特点，让构建档案信息安全保障显得尤为重要，在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，严格遵守相关的安全保密制度，坚决防止失密、泄密的发生。在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案管理系统的安全，确保档案数据库安全：对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；内部局域网要切实与一切外部网实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。

二、机关档案信息化建设中存在问题

我们的档案信息化建设取得一定成绩，但也存在一些问题。例如档案数据库结构单一，不同管理系统之间的不兼容性，导致电子文件的收集归档仍存在一些问题。

1、档案数据库以文书档案为主，缺少多媒体数据库。我厅已完成的档案信息资源中，以日程活动中的发文收文为主，缺少重大活动、重要会中形成的照片、视频资料。

序号备注功能模块子功能1 2 3 4文件资料管理文件管理资料管理收集整编档案的收集、整理工作，接收O A系统中的数据数据的鉴定、检索、打印和提供利用等档案管理档案整理目录汇总数据管理库房管理档案统计鉴定销毁档案数据统计功能借阅管理开发利用存储数据和电子文件，并可以进行离线查询工作，支持从光盘导入数据光盘制作档案编研建立各种档案编研库，提供再利用档案检索多种模式进行检索年报系统年报统计、年报接收、年报汇总

2、不同管理系统之间兼容性。（政务平台、档案管理系统、书生公文系统）主要问题是公文系统与政务平台之间的不兼容性，导致正式红头文件，加盖印章后，不能正常显示在政务平台中。

三、下一阶段的工作任务

我厅在档案信息化工作中，多数按照或参照现行的标准、规范，缺少适应交通运输系统的行业性、指导性的标准、规范，实际中遇到一些新问题，找不到解决的办法和依据。下一步的工作中，我们将积极总结经验，集中力量研究制订一批适合交通运输行业信息化管理标准和规范，特别是制定我省高速公路项目档案信息化管理的实施细则。加快完善档案数据库，丰富库藏档案信息资源。以多媒体数据库为重点，将库藏重要照片，视频资料挂接入档案管理系统。加强沟通协调，制定可行性方案，加快电子文件的归档工作。以数字档案室为建设目标，继续大力推进档案信息化建设步伐。

（作者单位：陕西省交通运输厅）