浅析如何保管和利用高校声像档案

【摘要】声像档案是高校档案的重要组成部分，具有重要的历史凭证作用和宣教作用，随着现代科学技术的飞速发展，声像档案的数量与日俱增，它已成为高校发展最生动的历史记录。本文通过分析高校声像档案的特性及价值，对如何保管和利用高校声像档案提出了一些建议。

【关键词】高校声像档案 价值 保管 利用

高校声像档案作为高校重要的文化资源之一，具有潜在的开发利用价值。声像档案能够记录人类的历史活动，还原社会的历史面貌，再现当下的发展成果，是人类社会宝贵的文化财富，是形象最逼真、时空感最强的档案资源之一。

一、声像档案的特性及价值

声像档案是以照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声音、图像为主，并辅以文字说明的历史记录。它最大的特点就是能将鲜活的现实场景原声原貌记录下来，然后作为历史资料真实地保存下来，所以它具有视听结合，声像并茂的特殊性。在2008年“5.12”汶川特大地震抗震救灾期间，四川的许多高校都派出了多批志愿者前往灾区进行救助支援，这期间拍摄的声像档案永远的留住了当时的场景。它记录了大批高校志愿者帮助灾民共渡难关的场景，一张张清晰的照片比任何文字都能生动真实的展现当时的情景，让后来的很多参观者通过那些照片和影像了解到救灾期间的真实情况。这也是音像档案具有的基本价值，即历史凭证价值。2016年，四川大学举办了“120周年校庆”，在校庆的校史展览上，通过不同历史阶段丰富的声像资料并结合文字说明展示了川大120年不平凡的发展轨迹，看到大量的黑白影像图片，就像看到了学校创办初期的情景，它不仅记录了学校创办早期的艰辛，更是将学校120年的发展和变迁沿着历史的轨迹呈现在师生面前，使广大师生员工提高了爱校、敬校的情怀，让他们从历史和现实的对话中感受到当时的上课场景和氛围，感受到校园的蓬勃生机和独特的魅力，从而发挥了声像档案的宣教作用。

声像档案相对于纸质档案而言，除了具备档案的基本特点以外还有以下几个特殊性。

（一）原始记录性

高校声像档案是纸质档案不可代替的，它具有直观，真实的特点，是反映学校建设、教学、科研以及其它有纪念意义活动的珍贵声像资料，是高校在办学过程中形成的原始历史记录档案。

（二）生动直观性

高校声像档案能直观形象的反映客观事物，在记录高校师生活动的声音和图像中，给参观者带来强烈的视觉冲击感和时空穿梭感，从而留下深刻的印象。

（三）特殊材质性

声像档案因其特殊的材质，对存储环境的要求很高，保管条件比纸质档案要求也更加严格，稍有不慎就会导致声像制作材料受到破坏，照片褪色，底片粘连变质，磁带受损，导致画面、音响失效、失真，从而失去其利用价值。

（四）相辅相成性

声像档案与纸质档案的关联非常紧密（它们以不同的形式记录历史，相互印证，相辅相成。），例如重大活动、重大事件或会议等，除了有文字记录以外，还配有照片、录音和录像等。

二、声像档案的保管

要保管好声像档案，首先，要对声像档案进行分类，只有更好地分类才能更好地对档案进行保护和利用。由于声像档案的分类方法有很多，就高校声像档案而言，大多采用年度分类法，即在声像档案的封面或者卡片上标注档案号、标题以及文字说明。其次，声像档案都是由磁性材料和感光材料构成，为了延长档案寿命，以下几点还需注意。

防磁避光。声像档案的存放不能靠近带有磁场的物件旁，如变压器、磁场扬声器、电动机等，以防止某些声像档案消磁；声像档案不能长时间承受日光照射，在使用完毕后，应立即放回装具，尽量减少光照时间，档案库房整体光线要暗沉，窗户不宜过多过大，同时窗户上要有窗帘避光，防止光线透入，另外库房内的光源不宜使用日光灯。

控温湿。声像档案的存放环境的温度应保持在18℃～24℃，相对湿度应保持在35%～45%。如果室内温湿度不适应，就会使声像档案发生变形、粘连、断裂等。所以声像档案的存放地一定要具备相应的温度和湿度，才能延长声像档案的保存期。

防尘防磨损。档案库房的门窗缝隙要封闭严紧，室内环境要保持清洁，切忌尘土飞扬，因为灰尘和污垢也会使声像档案受损，影响其寿命，所以对于裸露的柜架要配挂防尘帘。声像档案不能随手乱放，使用后必须放入专用的档案装具内。

禁烟火。库房内防火制度要健全，防火设施要齐全，因为声像档案都是易燃物质，所以库房内要严禁烟火，各类设备安装要合理，电源电路要保持状态正常，并且要定期检查，消除隐患。

三、声像档案的利用

高校声像档案多是高校师生活动的记录，具有历史凭证价值和宣教作用。只有更好地服务于广大师生，才能真正地体现其声像档案的价值，所以在声像档案的开发利用方面要做好以下几方面。

加强宣传和培训。宣传是为了使档案更好地服务于广大师生。宣传形式的多样化，也能够调动师生的兴趣，同时加深他们的印象和记忆。而培训，是一种传递知识、传递信息的行为。通过培训，它能够让师生在生活中更清晰明白声像档案的重要性和价值，在工作中更好地保护身边的声像资料，这样在利用的时候就能更清楚对声像档案的选择。

做好保管和整理。声像档案利用的基础就是要做好保管和整理。在收集和整理的时候，必须有完整的文字说明，根据声像资料的实际，编目时也要按信息记录的媒體类型分，有录像教材、DVD、VCD、录音教材、投影片、幻灯片等；配置档案装具也要规范，这样才能保证良好的储存环境。

提供便捷和服务。根据声像档案的分类进行编制检索目录，如照片档案目录、录像带档案目录、光盘档案目录等，并将目录上传至档案管理软件，做到统一、规范、有序，这样在利用的时候就会更便捷。另外通过查阅、借阅和复制等方式，提供声像档案利用服务，充分开发利用声像档案的价值。

高校声像档案以其特有的利用价值使之成为高校宝贵的信息资源，只要很好地收集、管理和开发利用声像档案，就能在生活中充分发挥其作用价值，建立起过去与未来的桥梁，传承文化与精神，才能更好地为高校的建设和发展服务。

参考文献

[1]连颖.《试论声像档案价值鉴定》[J].2012.档案学通讯（1）：85-88.

[2]姜波.《声像档案的开发和利用》[J].2009.泸州职业技术学院学报（4）：52-55.

[3]孔凡俊，孔磊华.《高校声像档案管理工作漫谈》[J].2005.档案学研究（2）：52-54.

[4]李润萍.《浅谈高校图书馆声像资料的管理与利用》[J].2007科技情报开发与经济（13）：26-27.

作者简介：赵海燕（1976-），女，汉族，江苏徐州人，毕业于四川大学公共管理学院，任职于四川大学档案馆，研究方向：档案学。