数字化网络技术在高校档案管理中的应用

坎卓

西北民族大学

【摘 要】20世纪50年代后，以计算机技术和现代网络技术为主体的信息技术迅猛发展，他逐渐改变了我们的生活与工作。而且为某些难以解决的问题提供了新的，更便捷的解决方式。而档案管理工作也是当下信息技术迅猛发展的受益者之一，将信息技术应用于档案管理工作中已经成为一股不可逆转的潮流。

【关键词】数字化网络技术；档案管理；信息技术

高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。但是档案管理具有一定的复杂性，急需现代信息技术的辅助。

一、将数字化技术应用于档案管理的必要性；

1.是高校档案管理工作的复杂性的要求；

目前我国共有两千八百多万在校学生，还有一百多万高校工作人员。对这近三千万人进行管理绝非易事，而管理的主要依据就是这些人的档案。如果没有这些档案，那么很难对这么庞大的人员机构进行有效的管理。如果将这些档案信息以纸质载体进行保存，使用传统的手段进行管理，不仅难以长久保存，更容易导致档案信息的遗失与损坏。而且，面对浩如烟海的档案信息，整理分类工作极为复杂，这就大大降低了档案的使用效率。因此，将数字化技术应用于档案管理之中已经成为大势所趋。

2.是高校档案管理工作发展趋势的要求

21世纪是数字化、信息化、和网络化的时代。数字化网络技术逐渐进入各个行业与领域，他改变各个行业的工作方式与管理方式。在各项工作中，计算机与网络都发挥着越来越重要的作用。作为高校管理工作的重要组成部分，高校档案管理工作必须实现数字化，管理者必须将网络数字技术应用于管理工作之中。这样才能使高校的档案管理工作紧随时代潮流，逐步提高高校档案管理工作的现代化水平。

3.是解决高校档案管理问题的要求；

我国档案管理数字化进程较慢，大部分地区仍然使用传统的方式对档案信息进行保存和管理。这种管理方式存在着诸多的弊端。这种管理方式极易导致档案信息的错误和遗失。同时，这种管理方式还导致档案的使用率低下，未能真正的发挥档案信息在管理工作中的作用。

二、数字化网络技术的优势；

1.提高档案管理工作的效率；

将数字化信息技术应用于档案管理工作之中，能够极大地冲破传统档案管理中的种种局限，加速档案的分类与整理，并从中提取合理的信息，将其应用到管理中，这样不仅减少了档案管理工作中的问题与失误，而且大大提高了效率。

2.增强档案管理工作的安全性；

2016年8月21日，18岁的山东女孩徐玉玉因被诈骗电话骗走上大学的费用9900元，伤心欲绝，郁结于心，最终导致心脏骤停死亡。究其根本，这一惨剧发生的最主要原因就是个人档案信息管理不当所导致的信息泄露。由于传统的管理方式存在着种种漏洞，这才为某些不法分子提供了可乘之机，他们利用这些漏洞获得个人信息，并实施诈骗。而将数字化网络技术应用于档案管理工作中，能够极大地增强档案信息的安全性，避免信息的泄露，维护个人的隐私安全。

3.有利于各部门信息资源共享；

运用数字化网络是技术，档案管理部门可以建设档案信息数据库，将本校所有经过整理的档案信息纳入数据库中，并针对这些信息建立专门的检索入口，这样当各个部门需要使用档案信息时，只需要获得管理部门的网上授权，就可以进入数据库进行检索来获得自己需要的信息，这样不仅实现了信息资源的共享，更大大提高了工作效率，节省了时间。

4.能够降低档案管理成本；

传统的档案管理工作效率较低，它主要依靠的人工对纸质档案进行分类、整理与管理，由于档案的复杂性就要求投入大量的人力。纸质文件的印刷与大量工作人员的投入就会导致管理成本的增加。而现代数字网络技术用磁盘和云盘代替了纸质载体极大地提高了工作效率，同时也极大地提高了工作效率。这样就大大的降低了档案管理工作的成本。

三、如何更好地将数字化网络技术应用于档案管理工作；

1.改革档案管理制度，制定合理的管理章程；

“矩不正，不可为方；规不正，不可为圆”，这句来自《淮南子》的名言深刻的论述了规则与制度的重要作用。要想实现高校档案管理数字信息化必须先改革档案管理之诉，制定切实可行的改革计划与合理的管理章程。完善的高校數字化档案管理工作制度不但能够保证高校数字化档案的完整性和系统性，而且也能为高校数字化档案为良好的基础准备工作。制定规范标准的管理制度有利于工作人员按照科学的流程对档案信息进行管理，避免在工作中出现错误。

档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。

2.增加资金投入，提高数字化档案管理工作的基础性工作；

要想实现档案信息数字化需要解决信息安全、信息共享、信息存储问题，这就需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化等设备。这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。

因此，高校需要设立相关的专项经费，扩大对档案管理信息化方面的开支。而档案管理部门也应当合理地使用这些资金，在购买设备、招聘人员方面尽量节约资金，已实现经费效果的最大化。

3.引进专业人才，培养高素质员工；

档案信息数字化是建立在网络信息技术基础之上的一种新的档案信息管理模式，他对于管理者的知识素质有着严格的要求，因此必须引进专业人才来建立数据库与检索网站。随着档案数据库建立与维护工作的进一步进行，对于管理者知识素养的要求也就越来越高。因此必须建立一套完整的员工定期培训制度，不断为员工“充电”，以满足档案信息数字化的需求。

4.提高信息安全意识，确保档案信息利用安全；

档案信息数字化虽然能一定程度上避免私人信息的泄露，但也面临着网络黑客等因素的威胁。因此，对于一些涉及学校机密，个人隐私的内容要严格保密，谨防泄密问题的出现。还要保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施。

四、结语

高校档案管理是高校管理工作中最重要的一环，其重要性不言而喻。而将数字化信息技术应用于档案管理是一个长期且需要不断探索的过程，在这条路上我们必须遵循合理的原则，设立正确的目标，脚踏实地，逐渐提高档案管理工作的使数字还网络技术在档案管理中发挥更重要的作用。

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