高职院校档案管理模式探究

王婷

【摘要】档案管理工作是高职院校办好学校的基础管理工作之一，不仅对高职院校科研和教育发展具有重要意义，也是衡量高职院校发展情况的重要依据。为此，高职院校的领导必须对档案管理有正确的认识，从院校实际情况出发，建立符合院校发展的档案管理模式，才能促进高职院校档案管理水平的提升。

【关键词】高职院校 档案管理 管理模式

【中图分类号】G717.2；G275 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）33-0217-01

随着我国教育体制的不断改革，各高职院校进入到了全新的发展阶段，档案管理作为高职院校管理工作中的一个组成部分，也要紧跟发展脚步，转向制度化、规范化、现代化的发展轨道上来。为此，探索适合高职院校发展的档案管理模式成为一项重点工作。本文就结合高职院校的发展现况，提出了建设高职院校档案管理模式的思路，以期进一步促进高职院校档案管理工作水平的提升。

一、高职院校档案管理模式的界定

模式是在对特定问题输出信息及问题本身的特征分析的基础上，根据某种原理推演或者有实践归纳和总结出来的，由思想和理念、目标和方法、活动和策略、结构和操作程式所构成的，具有相对稳定结构的问题解决系统。高职院校档案管理模式的构建应以不断实现档案信息资源的优化组合，提高档案信息资源的利用效益和利用效率，更好服务于高职教育发展和地区社会经济、文化建设发展为指导思想[1]。它是一个完整的问题解决系统，包括档案管理方式，档案管理体制，档案运行机制等多个方面，具有相对稳定性，同时又会随着档案管理内外环境的变化而不断丰富和发展。具体而言，高职院校的档案管理模式包括两个维度，一种是从宏观的角度看待高职院校档案管理，主要是各级档案行政管理机构与高职院校档案管理的关系；一种是从微观的角度看待高职院校档案管理，主要是高职院校自身的档案管理状态。

二、高职院校档案管理模式的创建

统一领导、二级部门归档、集中管理的档案管理模式是目前来说最为符合高职院校档案工作发展的一种模式，这不仅利于高职院校档案工作水平的提升，也可以进一步促进高职院校的整体发展。

（一）统一领导

“统一领导、分级管理”是我国档案工作的基本原则之一这在高职院校同样适用。高职院校将档案工作纳入学校整体发展规划，成立档案工作委员会或是领导小组对全校档案工作进行协调指导和监督检查，健全档案工作管理网络，形成学校档案工作委员会（领导小组）、档案室、各职能部门和院系三级管理网络使档案工作有领导、有协调、有组织、有落实捉进档案工作与学校其他各项事业同步协调发展。

（二）二级部门归档

二级部门归档主要是指在高职院校专职档案员少的情况下，各二级部门的兼职档案员负责本部门的归档工作，包括档案收集、整理、编目等。二级部门归档的质量直接决定着学校档案整理的质量，因此要抓好二级部门归档工作。学校可以将归档工作纳入年度工作考核体系，以调动部门的档案工作积极性。

（三）集中管理

学校设立档案库房集中保管二级部门移交的档案。首先，档案库房的建设要按照《档案馆建设标准》的要求，在设计、选址、材料、设备等方面要符合相应标准配备防火、防湿、防虫等设施设备。其次，档案室专职档案员负责检查移交档案的整理情况，发现错误进行改正，将全校的档案进行汇总、归类、统一制作档案目录、编制检索工具、装盒排架，建成馆藏结构齐全、完整的档案库房[2]。最后，档案室负责档案的日常管理工作包括卫生、除湿等，并根据学校工作做好档案利用、编研、统计等工作。

（四）建立有效的保障机制确保管理运行

1.强化观念。学校领导要充分认识到档案工作的重要性。档案工作是高校的一项基础性工作，也是衡量学校办学质量和管理水平的标志之一。要进一步增强责任感和紧迫感，更加扎实有效地推进学校档案工作，不断提高档案工作的规范化、科学化水平。只有学校领导认识到档案工作的重要性，才能将档案工作纳入到学校发展的整体规划之中，才能为档案工作提供各种支持，才能在机构设置、人员编制、干部配备、经费投入等方面加大支持保障力度。

2.加强档案管理的制度建设。依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等国家法律法规，健全与完善学校档案工作的各项规章制度。对收集、归档、整理、信息化、保管利用、编研等各个环节做明确规定，以实现档案工作的可操作性和规范化。对档案工作岗位职责、考核奖惩等做明确规定，促进档案员更加尽职尽责、积极主动地完成归档工作。通过规章制度的健全、完善及贯彻落实，实现学校档案工作的规范化、法制化。

3.强化人员档案管理知识培训。高职院校要确保设有专职档案员岗位具备一定的档案工作能力具体负责全校的档案工作。兼职档案员要明确其岗位职责实行定岗定人。对档案工作人员执行与教学、科研和管理人员同等待遇政策调动其工作积极性。要注重对兼职档案员的继续教育培训，根据上级档案行政管理部门的通知，定期统筹安排兼职档案员参加培训。通过全校档案工作人员的档案工作管理水平的提高来确保学校档案工作质量。

三、创建高职院校档案管理模式中应注意的几点问题

高职院校档案管理模式是一个相对稳定的问题解决系统，系统的良好运行需要各个方面的配合和支持，顾此失彼，重技轻人或重人轻技都有可能影响整个系统的运行效率，从而影响档案管理终极目标的实现。在这一模式的构建中，还有一些问题值得我们注意：

（一）信息资源整合过程中应该遵守有关的法律法规，如知识产权法、保密法、档案法等，不得损害國家、集体和个人的合法权益；（二）正确处理好档案资源开发利用与档案安全保密之间的关系。第三，在档案信息资源管理网络构建过程中，要根据整个学院的发展情况找准定位，要将档案工作与高职院校的发展紧密结合起来，不断拓展、创新档案的服务功能。第四，不断加强档案基础建设，包括建立适合高职院校的档案分类体系等标准规范，不断完善档案硬件设施的配备等。

四、结语

总而言之，档案管理不仅能为高职院校提供学术研究最有价值的资料，也能促成高职院校文化建设，对于学生成长具有重大作用，为此高职院校领导一定要给与高度重视，结合院校实际，建设适合高职院校档案工作发展的管理模式，才能促进高职院校档案管理水平的提升，进而促进高职院校的可持续发展。

参考文献：

[1]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013，06：147-152.

[2]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2015，04：151-155.