独立学院专业教学评估档案建设的研究与探索

连伊娜

（广东外语外贸大学南国商学院，广东 广州 510545）

独立学院专业教学评估档案建设的研究与探索

连伊娜

（广东外语外贸大学南国商学院，广东 广州 510545）

实施高校专业教学评估是衡量高校教学质量的一个重要举措，同时也是对国家实施“高等学校教学质量与教学改革工程”的响应.就本科学校而言，专业教学评估的基础和依据在于该学校是否具有完整系统的文档材料和数据支撑.本文从目前学校档案工作中存在的问题入手，通过对专业评估指标体系的分析，对本科学校教学评估档案的建设提出了几点措施，旨在为提升和完善本科学校教学评估档案管理工作提供借鉴和理论参考.

专业教学评估；评估指标体系；档案建设；档案信息化

为了响应国家“科教兴国战略”，进行高校专业教学评估成为近年来各大高校关注的焦点，同时也是国家实施“高等学校教学质量与教学改革工程”的重要举措.就高校而言，专业教学评估的基础和依据是教学档案，专业教学评估工作不仅会促进高校加强对教学质量的监督，同时也会促进高校对档案管理工作的重视.为实现教学档案管理工作与专业教学评估的双促进，高校应通过对专业教学评估工作的开展，采取积极有效的措施，实现以评促建，进而推进和加强教学档案建设.

1 目前学校档案管理工作存在的问题

要对高校教学评估档案管理工作进行规范，首先要明确目前学校档案管理工作存在的问题，以便要针对性开展建设工作.现将目前学校档案管理工作存在的问题总结为以下几点：

1.1 学校档案意识薄弱，缺乏高水平工作人员.就很多学校领导和教师而言，教学工作才是重中之重，对学校档案管理工作要求并不严格，从而导致部分档案管理人员因忽视档案工作的重要性而缺乏档案管理意识，这是阻碍学校档案工作顺利开展的重要因素之一.据调查，大多数高校缺乏高素质的档案管理人员，现有的工作人员知识结构较为单一，既具有较高的档案专业知识水平又懂计算机的工作人员微乎其微，而很多是从其他行业转行搞档案工作的，有的甚至是兼职人员，而且他们并没有受过专业知识和技能的培训，在工作中出现一些这样或那样的漏洞也是常有的事.

1.2 缺乏科学、合理、系统的档案管理体制.教学档案是在教学管理过程、教学实践环节中形成的历史记录，一般学校在进行教学评估之前，首先就是要查阅档案.教学评估主要是教育部门针对学校的教学条件、教学质量以及教学效果进行的跟踪调查和分析，然而，由于很多学校还没有认清档案在教学评估中的重要性，使得相当一部分档案因没有及时收集、整理归档而散存于个人手中，直接导致学校教学评估工作无法正常进行.究其根源，是因为高校缺乏一个科学、合理、系统的档案管理体制.高校应积极健全档案管理体制，并加以完善，以便于对档案的保管、检索、编研及利用，以满足本科教学评估工作的需要.

1.3 档案材料收集不规范.由于学校相关部门和教学系部对档案管理缺乏重视，致使档案材料在收集和整理过程中带有很大的随意性.据调查，很多高校对档案管理缺乏明确的归档范围和要求，使得在文档收集过程中，出现收集不规范的现象，比如需要收集的文档没有被收集，反而收集上来了一些不需要的文档；此外，学校一般对红头文件的收集与整理比较重视，而缺乏对本部门教学管理材料归档的关注；还有，个别重要文件的行文不规范，书写档案材料原始记录时随意使用圆珠笔、铅笔或复印纸代替，甚至有些红头文件没有盖章；最后，纸张大小不一、长短不齐的这些小问题也充分说明了学校对档案管理缺少规范的要求和长久保存档案的考虑.综上所述，这些情况不仅直接影响了档案的规范性，也影响了其在教学评估中的历史凭证作用.

1.4 本科教学评估的建档工作与学校档案馆的建设脱节.长久以来，各本科学校的教学评估的建档工作往往与学校档案馆的建设缺乏联系与沟通，它们各自为政，严重影响了教学评估工作的顺利进行.比如，因学校相关部门并未确认档案馆对二级学院建档工作的业务指导地位，致使档案馆的专职档案员没有及时参与到二级学院的建档工作中去，从而导致评估档案的案卷质量严重下滑，必须经过多次返工，不仅浪费了大量的人力、物力，还严重影响了办事效率.

2 本科专业教学评估指标体系分析

一般来说，本科专业教学评估工作进行之前，教育部专家组首先就要进校实地考察以了解高校的真实情况.然后就是对学校教学工作过程中形成的原始档案材料进行审阅，以对学校各项工作的发展过程进行了解.因此，要想充分地向专家组展现学校的专业教学实力，就要有充分的教学档案资料.如我校本科教学专业评审佐证材料一般包括六个一级指标和二十三个二级指标和一百一十三个观测点，每一个指标，每一个观测点都需要大量的原始文档资料或由原始材料加工而成的二次材料来佐证，完整系统的文档材料和支撑数据是专业教学评估的基础和依据.六个一级指标及其作用分别如下：第一，专业定位与办学思路.该项指标是从学院专业的定位与办学思路、专业建设措施与实施、人才培养模式等三个方面来考察，要求学院在学科与专业设置上要以社会需求为导向，注重资源配置，并随着社会的进步不断调整和转变.第二，教师队伍.教师队伍结构是教学评估的重点考察对象之一，也是影响专业教学评估的最主要因素，主要以专业负责人、专业教师配置、专业教师结构以及教师科研能力为指标，其中专业教师结构为重中之重.第三，教学条件及利用.教学基本设施与经费投入情况是教学条件及利用的一个重要评估指标，同时也是扩大实习实践范围的基础.只有在各项经费充足和充分利用的情况下，学校的教学质量、教师的科研能力及教学水平才能提高.第四，教学过程及管理.教学过程及管理从专业课程建设情况（含重点课程、精品课程、双语教学示范课程、网络辅助课程等），重点课程及精品课程等建设材料，专业教材建设与选用，专业教学与改革和教学计划执行与教学质量监控等几个方面内容来考察.第五，实践教学.实践教学是教学工作中一项必不可少的内容，培养应用型人才的关键是让其熟练地将理论基础知识应用到生产实践中去.第六，毕业论文设计.专业毕业生的开题、审题和选题材料，指导教师的情况、指导工作的安排和指导过程的管理材料等都是佐证的重要材料.

3 优化本科教学评估教学档案建设的措施

评估支撑材料的产生来源于学校的各个行政部门的行政档案和学院教学系部的教学档案两大部分.要使重要的档案材料能规范保存起来，不被流失,可从以下几方面优化本科教学评估教学档案.

3.1 以本科专业教学评估为契机,推进学校档案建设的基础工作

一是增强领导和教职工的档案意识.要增强各行政部门领导对档案建设的重视程度，各部门设置专门的档案管理人员或是兼职档案人员，但都需要加强档案管理人员的档案意识和专业档案培训.二是建立规范可行的档案建设规章制度及实施细则.科学、系统、规范的档案建设规章制度是档案系统性和全面性的保证，是档案持续累计的必要条件.三是规范档案管理体系，建立健全的监督机制.各行政部门、院系根据各自的工作实际，要明确档案归档范围（可根据专业教学评估的指标制定归档范围和要求），要规范档案管理体系，建立健全的监督机制，通过调整，形成以学院档案室为一级，各系部档案岗位为二级档案建设的管理体系.四是专档专柜，归档后的档案资料要有专门的档案存储，有些时候原本档案资料是保存下来了，但因为人员的变动或是办公室搬迁，年复一年，就会发现档案资料不知道放哪去了.因此各行政部门和各系部有专门的档案柜是很重要的一方面.五是融合档案数字化管理模式，建设全文数字库和多媒体数据库.除了保存纸质的档案资料的同时，也实现档案电子化，形成系统的电子档案材料和电子检索目录，这样更能大大提高师生查询的效率和档案的利用率.

3.2 实行本科教学专业评估档案的电子信息化管理

在本科教学评估工作中，为了便于快捷地检索、调取并有效地利用档案信息，只有引进电子信息化管理模式.要想快速推进电子信息化管理模式，可从以下几个方面入手：

1.实行“文档一体化”管理.随着我国共享经济的迅速发展，可以将校园网络资源共享的功能充分利用起来，将上级来文及各处室形成的文件直接转换并存入档案馆数据库.这样既能提高工作效率、减少档案人员的利用，又能保证档案信息的完整性.

2.建立档案的标准化、规范化体系.档案工作的标准化、规范化是实现档案信息化建设必要条件.档案信息化建设是以计算机技术的应用为中心，以电子文件的方式建立档案，电子文件的形成过程由一系列严密的电子文件技术标准作支撑，电子文件形成后，需要集中保管.但由于各软件运行环境、版本之间的不一致，会产生一系列不兼容的问题，因此需要建立一个大多数软件都能接受的文件信息存储、交换的格式标准，才能保证学校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行.

3.建立健全电子档案全过程管理的制度.要健全电子档案的管理制度，首先是要明确从电子档案形成到电子档案的利用过程中的各个环节的职责要求，要使每位工作人员负起分工范围内的责任，以期最大程度的保存电子档案的原始性、真实性.此外，在电子文件形成以后，应及时进行归类、整理，以防出现信息丢失和变动的现象.

4.建立电子档案管理的记录系统.纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式就不会再发生变化，人们便以此确认文件的原始性.而电子档案形成后，会随载体和格式的转换而发生改变，若无相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确定它的原始性.因而，从收集每一份电子档案开始，都需要建立必要的记录制度，来保证电子档案的原始性.

5.开发档案信息资源，以电子文本的形式编制各类评估佐证材料.档案信息是国家信息资源的重要组成部分，以档案信息资源共享为目标的数据库标准体系建设是档案信息化建设的一项重要内容.按照国家有关规定加强档案信息资源的开发成为当今时代发展的必然要求，当今时代为“大数据”时代，共享经济蓬勃发展的时代.使用视频、音频、多媒体或超媒体链接技术制作的电子文档，可快速用于评估佐证文件索引或文件汇编，以实现档案信息资源共享.这样不仅能够满足各行各业、各类评估工作以及档案信息化建设的要求，还有助于拓展档案服务领域，从而进一步促进档案事业的发展.

〔1〕张菡.对独立学院教学工作合格评估的几点认识[J].中共山西省直机关党校学报,2013,(3).

〔2〕董丽,马玉杰,徐晓丹.从本科教学水平平评估看系级教学档案的建设与管理[J].河北科技师范学院学报,2007,(12).

G27；G64

A

1673-260X（2017）12-0145-02

2017-10-24

广东外语外贸大学南国商学院2017年校级质量工程，项目编号:2017JG10