山西地震档案虚拟库房管理系统的研究

张正霞，谷利国，何申红，刘敏娟，和 炜

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观测研究站，山西 太原 030025)

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山西地震档案虚拟库房管理系统的研究

张正霞1，2，谷利国1，2，何申红1，2，刘敏娟1，2，和 炜1，2

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观测研究站，山西 太原 030025)

文章针对目前山西省地震局综合档案室纯人工方式管理带来的效率低下、容易出错等问题，提出了建设地震档案虚拟库房管理系统。在对山西地震档案库房进行系统分析后，以山西地震档案综合管理系统程序接口为基础，重点阐述该系统的功能特点、技术实现方法及RFID等辅助技术对档案管理的作用，并以二维图表的方式展示虚拟库房的真实场景。

地震档案；虚拟库房；虚拟管理

0 引言

近年来，随着山西防震减灾事业的深入发展，档案的利用率大幅上升。档案库房作为保存档案的重要场所，其管理质量与效率直接关系到档案能否被安全、有效的保护及最大限度地延长寿命。山西地震档案特有的原始记录性和唯一性使其需要被永久保存。文章针对上述问题，提出建设地震档案虚拟库房管理系统的思路，重点阐述该系统的功能特点、技术实现方法及RFID等辅助技术对档案管理的作用。

1 地震档案库房分析

综合档案室总面积150 m2，其中档案库房占地面积130 m2，主要保管山西省地震局建局以来形成的防震减灾管理、地震科学研究、监测预报、震害防御、地震应急救援等工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。目前，库房配有手摇式密集架、五节柜、防磁柜、消毒机、除湿机。

1.1 档案库房功能划分

地震档案库房共分纸质档案、电子档案、实物档案和声像档案4个库区。其中，纸质档案库区所藏档案包括：文书、科技、项目、会计档案；电子档案库区所藏主要是地震监测信息中心的测震台网波形光盘；实物档案库区包括奖牌、奖状、锦旗、印章；声像档案库区主要存放录音带、录像带、照片、磁带。主密集架从东到西依次排有26列，分别是文书档案、档案编研材料、科技档案、项目档案、会计档案、光盘档案。主密架对面为实物档案存储柜架，库房东南面为声像档案防磁柜(见图1)。

图1 综合档案室库房结构图Fig.1 The structure drawing of comprehensive archives warehouse

1.2 库藏档案的管理变革

文书、科技档案主要涉及防震减灾管理和地震科研工作，在实体档案中所占比例较大，档案库房虚拟化管理中可作为重点区域。2000年之后，文书档案使用“件”为单位替换之前的案卷编号管理，科技档案在2009年之后更新为大流水号管理，均与之前的管理方式不同，给档案的借阅查找带来诸多不便。为避免上述因素带来的困扰，在此次虚拟库房管理系统中对文书、科技档案重新进行排号，均以时间先后为基准，统一编制大流水号。声像档案、会计档案和实物档案也均可采用此法。将标准条形码贴于每份档案的左上角，用离线扫描枪进行计数后，自动录入山西地震档案基础数据库。

1.3 地震档案数据库架构

目前，综合档案室有服务器1台，计算机4台，在对库房各区域档案开展收集、整理、归档后，进行授权，档案管理人员可通过C/S、B/S端来调阅所需档案，并建立地震档案目录数据库，作为山西地震综合管理软件的后台运行支撑(见图2)。

图2 综合档案室网络拓扑图Fig.2 The network topology map of comprehensive archives warehouse

2 系统概况

虚拟库房管理系统结合地震工作原始数据档案的特点，充分利用山西地震档案综合管理系统，通过集成装置连接与档案实体有关的设备，使反馈的数据信息以虚拟形式在计算机系统中呈现。该系统通过构建图形化虚拟库房、规划库房空间管理、档案出入库管理、库房日常管理等功能，模拟综合档案室实体库房的管理操作方式，展现综合档案室实体库房结构和存档信息，方便档案管理人员对档案进行管理、借阅及查找，不仅规范档案管理工作，提高档案管理人员的效率，还有效减少档案丢失、泄密的风险。整个系统以二维库房及库房平面形式查看，操作简便、功能强大，一站式实现档案从上架、下架、移架和调出库房的全线跟踪。同时还应用RFID、条形码技术、离线扫描枪和门禁系统等辅助设备来配合虚拟系统进行档案的管理，确保形成严谨细致的档案管理习惯(见图3)。

2.1 虚拟数据采集

山西地震档案综合管理系统程序接口通过与密集架的连接，把整理好的档案案卷，根据地震档案分类表按一定顺序存入或取下密集架柜，将档案信息存放至二维虚拟库房，建立与电子档案的关联，与实体库房信息保持一致，便于直观地查找档案资料在库柜上的位置。

图3 虚拟库房管理系统整体架构图Fig.3 The overall frame diagram of virtual warehouse management system

2.2 计算机面板显示

将实体档案上下架产生的虚拟数据通过系统计算机面板系统实时动态显示，并随时进行数据更新，方便综合档案室人员随时调用。

2.3 档案查询

档案室工作人员接到档案查阅请求后，可通过计算机面板查看档案存在状况，若未被借出，可及时提供给借阅者。查询功能主要针对档案人员使用，通过操作点击虚拟架柜，查看所需档案。

2.4 统计计算

利用面板功能，分类按密集架档案位置源分析每列档案的使用数量，形成数据列和每类档案的数据总和。通过该功能可与档案借阅登记簿进行对比，统计出借阅档案和已归还档案数量的实际情况。

2.5 辅助功能

虚拟库房还包括库房柜架平面图打印、查看档案盒内档案信息、库架未来容量、档案盒容量显示等辅助功能，使虚拟库房更贴近实际档案库房的管理操作情况。

3 系统特点

(1) 档案存放位置二维坐标化，实现档案的精确空间定位；(2) 虚拟显示与实景照片相结合，全面展示地震档案的分布情况；(3) 集成统计分析面板，实现库房成分、利用趋势分析管理；(4) 基于实体档案上下架移动，产出虚拟数据的动态更新；(5) 自动记录温湿度仪采集的数据；(6) 库房剩余空间预览和存放位置智能规划。

4 技术实现

实现地震档案虚拟库房管理系统在技术角度上包括基础设备模块设计、库房虚拟管理、辅助技术应用和库房全景展示。

4.1 基础设备模块设计

虚拟系统以库房的基本设备为基础开展档案管理，库房中的基础设备成为系统建立的先决条件。基础设备包括：温湿度仪集成装置、密集架集成装置和防盗报警系统。为充分利用现有的山西地震档案综合管理系统，可通过集成硬件设备的应用程序接口连接到密集架装置，收集档案的参数信息。

温湿度仪集成装置能监测实体档案库房的温度和湿度，显示其动态变化曲线，随时对库房进行去湿、加湿和温度的调整(见图4)；密集架集成装置分别连接26列密集架，可查看库房每列密集架的当前应用状态，控制密集架的打开和关闭；防盗报警系统提供视频监控系统集成功能，对库房关键区域的智能摄像头进行视频分析和监测。同时，虚拟系统还提供分析、维护、预警等功能，可在数据超出设定界线时予以报警。

图4 库房温湿度数据及设备控制功能界面示意图Fig.4 The warehouse temperature and humidity data and device control function schematic diagram

4.2 库房虚拟管理

系统通过档案出入库管理实时监控地震档案的实有数量，为档案的服务利用提供便利。根据日常档案的实际应用，文书、科技档案中有关防震减灾管理、地震监测预报、震害防御、应急救援和电子档案中的测震台网波形光盘调阅使用较多，与密集架接口的此类数据可作为出入库重点关注对象。

(1) 档案出入库管理。

档案入库装置会对实体档案进行数据记录，档案管理人员将整理后的档案放上实体密集架后，即产生虚拟入库数据，表示与实体档案对应的虚拟档案进入虚拟库房并放上虚拟密集架。当实体档案出库时，库房管理人员从库房中调出相应的档案，扫描档案袋上的条码，系统自动调出出库记录，用户确认后执行出库操作，将记录状态置为“转出”。如实体档案需要在密集架间进行移动或上下调整柜架，档案移库装置会对实体档案在实体密集架间的移动数据进行记录。根据档案工作的发展趋势，档案出入库装置将设计成开放接口，便于与档案实体条形码扫描管理系统对接，方便用户利用条码实现档案的动态管理。

(2) 常规数据处理。

常规数据管理负责处理并维护实体库房的日常数据，利用库房数据统计装置、常规数据检查装置和库房数据盘点装置进行管理。统计库房所藏档案的利用情况、档案成分及库藏变化趋势(见图5)，确保库藏数量的准确性。

图5 地震档案分类分析统计图Fig.5 The statistical graph of earthquake archives compositional analysis

库房数据统计装置对实体库房中档案的保存情况及其设备的使用率、容积率进行统计；常规数据检查装置记录并维护实体库房的日常检查数据，档案人员每日在该装置上登记当日的工作内容及情况，提供档案实体库房日常管理维护的工作日志记录；库房数据盘点装置对实体库房中密集架上的实体档案进行盘点，并对其数据进行维护。

4.3 辅助技术的应用

(1) RFID。RFID是英文“Radio Frequency Identification”的缩写，意为(无线)射频识别，是一种非接触式的自动识别技术。最简单的RFID系统由标签、解读器和天线三部分组成，在实际应用中还需要与地震档案虚拟系统联合使用。当实体档案标签进入磁场后，接收到解读器发出的射频信号，凭借感应电流获得的能量发送存储在芯片中的产品信息(无源标签或被动标签)，或主动发送某一频率的信号(有源标签或主动标签)，解读器读取信息并解码，送至中央信息系统进行有关数据的处理。基于该技术可进行档案出入库、库房数据盘点和档案去向追踪。

通过RFID技术将实现档案库区建立全覆盖式的档案流转监控功能，对档案搬运过程及库房出库调阅进行全过程监控，显示档案传输过程中的全部信息及在档案室平面图上反映档案传输轨迹(见图6)。

图6 实体档案移动轨迹图Fig.6 The real archives' motion trail

(2) 门禁系统。该系统是基于RFID射频识别技术的档案进出管理系统，能在10 m左右的范围内探测并读取标签信息。档案的进出，不需人工干预，系统自动完成现场数据采集、比较和登记等工作。在26列密集架的过道内，实时全自动监控并记录档案出入的信息，对非法出入和未及时归还的档案进行报警(见图7)。

图7 门禁基础设备图Fig.7 The entrance guard foundational device

(3) 条形码技术、离线扫描枪的应用。档案管理条码应用系统基于条码技术、RFID(无线射频自动识别)技术的管理思想，能有效地对档案流程和空间进行自动化管理。条码技术与信息处理技术相结合，通过无线网络运行数据采集记录并跟踪档案的情况，可对档案的操作进行全面的控制和管理，提高档案管理能力(见图8)。将条形码利用扫描枪技术把每份档案的信息输入计算机，实现对这些信息的管理和使用。

图8 条形码核心功能图Fig.8 The core functional diagram of bar code

4.4 虚拟全景展示

综合档案室日常管理档案数量已达几万卷以上，档案管理人员根据档案的五大分类分别录入每份档案所属的档号、案卷题名、责任者等关键词条，形成地震档案目录数据库。通过提取词条信息，制作每盒档案的文件份数及存储位置标签，贴于每盒档案的正上方，应用网络技术将上述信息传至服务器，由专门的管理软件处理后形成数据库，并生成与实体档案对应的虚拟档案信息位置源。虚拟库房具有与实体库房对应的空间接口，结合全景虚拟技术，可观察库内效果，真实反映库房情况及档案实体存放位置，实现综合档案室实体库房标签二维虚拟仿真及场景动态显示(见图9)。

5 存在问题及建议

地震档案虚拟库房建设需要山西地震档案与数字化工作的相互配合，并在技术层面上不断升级创新，满足档案库房管理的一些前沿工作。实现“互联网+山西地震档案”，使防震减灾工作与“数字化档案室”更好地结合，适应防震减灾工作更深层次的发展需求。但档案管理人员目前仍习惯于人工方式的库房管理，对计算机模式管理还不适应，因此，档案管理人员在完成日常档案管理业务之外，还需要掌握计算机网络知识，加强档案库房的计算机技术业务处理实践，为实现山西地震档案虚拟库房管理系统的运用打下基础。

Research on Management System of Shanxi Earthquake Archives Virtual Warehouse

ZHANG Zheng-xia1,2, GU Li-guo1,2, HE Shen-hong1,2, LIU Min-juan1,2, HE Wei1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Due to the low efficiency and error-prone of the pure manual management of the comprehensive archives office of the Earthquake Administration of Shanxi Province, this paper puts forward the construction of the archives virtual warehouse management system. After the systematic analysis of Shanxi earthquake archives warehouse, based on the program interface of Shanxi earthquake archives comprehensive management system, the function characteristics, technical realization method and auxiliary technology such as RFID are described in detail. Besides, the real scene of virtual warehouse is shown in the form of a two-dimensional chart.

earthquake archives; Virtual warehouse; Virtual management

图9 库房实体与档案虚拟对比图Fig.9 The comparison of the real and virtual warehouse

1000-6265(2017)01-0044-05

2016-09-20

山西省地震局科研项目(SBK-1615)。

张正霞(1975— )，女，山西省五台县人。2000年毕业于中共中央党校省直分校，馆员。

P315-39

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