会计信息化环境下内部控制存在的问题及对策

浙江旅游职业学院 赵金芳

会计信息化环境下内部控制存在的问题及对策

浙江旅游职业学院 赵金芳

在会计信息化环境下，内部控制在岗位分离设置、风险评估，内部监督等诸多方面受到影响。本文以浙江省某大型酒店为例，剖析了酒店在会计信息化环境下内部控制存在的问题，并提出了相应的对策。

会计信息化 内部控制 对策

随着信息技术的日益发展，会计工作也发生了深刻的变化。信息系统的普及使用为企业内部控制带来了许多前所未有的新问题，如无纸化会计带来的数据审核、确认，电子档案的归档保存，会计电算化处理过程中的安全问题等，这些都对内部控制制度造成了极大的冲击，对会计人员在操作上提出了更高的要求。同时，对企业的管理监督也带来了前所未有的挑战。

浙江某大酒店是一家涉外旅游饭店，由国有集团公司投资近2亿元组建而成的。酒店于2000年4月29日正式对外营业。财政部颁布的《内部会计控制规范—基本规范》对企业的内部控制进行了规范。这对企业进行内部控制提出了新的要求。但企业如何结合自身特点进行内部控制建设是一项系统工程。不少企业虽有意进行内部控制建设，却觉得无从下手。由于假期有幸在N酒店财务部进行了实践锻炼，能够详细了解该酒店的情况并收集整理相关的信息，熟悉该酒店的内部管理。因此，借鉴内部控制理论成果和实务经验，研究建立适合N酒店发展相适应的内部控制体系具有非常现实的意义。同时希望通过酒店内部控制的分析，分析其内控的缺陷和问题并提出优化建议，也为其他企业提供借鉴意义。

一、酒店内部控制的现状及存在的问题

笔者设计问卷，并根据深度访谈的内容，对N酒店有了深入了解，在此基础上分析了酒店内部控制的现状及存在的问题。

(一)酒店内部环境

企业内部环境是实施其内部控制的依据。机构设置和权责分配为整个内控系统的运行提供有力的保障。根据访谈了解到，酒店的机构设置做得相对完善。从酒店是否做到不相容职务分离，分级授权控制中了解到，酒店的权责分配做的相对比较好，让权责在不同的部门，不同的岗位分配来完成。但是董事会对于酒店的决策控制力不足。因为经理层位于生产经营的一线，而董事会成员中有一部分是独立董事或外部董事而非执行董事，这类董事来自于不同的行业且不参与企业的日常经营活动，董事会对于管理层的提案无论支持与否都缺乏充分的知识支持和信息支持。

(二)酒店风险评估

酒店的运行与长期发展的目标相一致，但是对于各部门的具体目标却介绍的不够详细。从酒店的员工是否能很好的理解酒店发展的长期战略和明确的目标？这一问题了解到，当酒店管理层制定发展目标后，会传达到各个部门，上下级之间很少出现相互矛盾的情况。但是员工对于本业务单元的目标认同感却并不是很强，大多数的员工只是比较机械的完成自己的工作。

员工对风险的识别，财务部和人力资源部相对较好，康乐部对风险识别能力不是很强。而当员工发现风险，很多时候没有能够向管理人员及时的汇报。

从深度访谈问题：您是否清楚有哪些外部因素可能引发酒店管理的风险？可以了解到员工了解的比较多的是管理层的管理能力，但是酒店内部人员的流动和财务状况对内部风险的引发，员工的了解比较少。从这两个问题的访谈中可以了解到，员工对于引发酒店风险的因素了解的还不够全面，还需要管理人员在这方面加强对员工的培训。

酒店的风险分析流程还不够全面恰当，而且当风险分析出来之后，没有马上传达给管理层。酒店的员工对风险分析能力很欠缺，无法明确的描述相应的风险。从深度访谈问题，员工对于风险分析基本都停留在表观层次上，而不了解具体风险分析的方法。这样导致的结果就是，即使识别出了风险，也没有办法对风险有一个准确的分析，更没有办法做到良好的风险应对。

(三)酒店控制活动

酒店设置了专门的内部分离监督机构，并且对酒店内部控制控制活动釆取了适当的程序和方法进行落实和完善。酒店根据经营活动中金批准额大小和事项重要程度不同控制分层级授权审批。酒店管理层的直系亲属系统没有担任酒店财务管理部门控制的管理人员。

没有轮岗不利于岗位人员对于酒店会计工作整体需求和工作要求的了解，而且对酒店整体的利益观和效益观的了解也会有所欠缺，最重要的是，互相牵制人员在长期的搭档中可能会互相包庇。了解到酒店营运分析控制有待进一步加强。酒店目前只有预算执行结束后的考没有建立阶段性考评工作，而这方面的问题亟待改善。

二、酒店内部控制体系的改进建议

笔者根据深度访谈和问卷调查反馈的信息进行加工分析，了解到酒店企业的真实情况，针对酒店在内部控制制度建立和执行过程中的薄弱环节，对内部控制体系进行改进优化，使其发挥更有效的作用。

由于酒店董事会的决策控制能力不够强、酒店并没有将审计委员会与监事会分开；员工职业素养需要提高、对特定岗位的描述不够清楚、对员工的考察次数不够、培训制度贯彻不够认真；管理者对酒店文化的宣传不够、员工违背道德准则时，没有给予足够的惩罚措施、招聘流程不规范等。针对发现的问题，提出以下优化建议：

(一)岗位设置与权责分配

酒店的管理结构完善与否对酒店内部控制体系效果的发挥起到基础性作用。酒店应对各个岗位职责进行准确的描述及规范，从而形成《职位说明书》，其中包括各个职位的称谓、描述、工作职责、工作权限、工作绩效考核标准等。

具体建议:

1、工作内容和流程进一步标准化

由于不同的酒店财务岗位设置不太一样，即使同样的岗位工作内容和流程也大相径庭，能否研究一套标准化的工作内容和流程，是具有很好的推广价值的。建议在明确岗位架构和岗位职责的基础上，进一步研究岗位工作内容和流程，既能够完成酒店财务管理的各项职责，也能够实现工作的高效，最终形成一套标准的岗位工作内容和流程，这套标准可以在酒店其它部门和集团内其它酒店推广。

2、工作流程进一步细化

对现有的工作流程进行细化，尽可能使得一个新手按照工作流程的说明就能够完成该项工作，这样就可以大大缩短一个新手熟悉岗位的时间，无形之中也是对酒店人力成本的节约。

3、采购与存货管理方面问题与建议

(1)采购无任何计划性。计划采购与应急采购无任何区分，各部门对本部门使用物品没有任何月度以及年度的采购计划，所有采购都是即时的。建议酒店制度采购计划，由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；计划外采购或临时增加的项目，需要制定计划或报告财务部审核。

(2)采购付款报销方式不够明确。酒店没有明确额度内的报销方式，自由性较大。建议酒店采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；按酒店财务制度，规定额度内的付款可以采用现金，超过的使用支票或委托银行付款结款；超过额度要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。

(3)资产报损控制不够严格，对员工无惩罚激励机制。酒店对低值易耗等物品的报损控制不够严格，没有明确正常的报损率以及相关的惩罚激励机制。建议明确建立相关的报损率以及相关的惩罚激励机制，以此来鼓励员工降低物品的损耗率，提高工作积极性。

(二)建立健全有效的风险评估体系

酒店应当依据公司设定的具体控制目标，进行全面、系统、不间断的收集相关有效信息，结合酒店的具体经营情况进行风险评估，从而实现有效控制。员工缺乏风险应对能力，对应对风险的策略了解的不够全面。针对发现的问题，提出以下优化建议：

1、设定控制目标

酒店内控控制目标的设定是酒店进行基于风险评估的内部控制运作的前提。酒店内控目标既包含长期战略发展目标，同时也包含酒店近期计划的短期具体目标。目标设定应遵循实事求是和目标指导实践的原则，指定的控制目标要实事求是，切实可行，与酒店的发展规划保持高度一致。需要指定详细的具体目标，指导酒店内部业务活动和协调各个职能部门活动。

2、酒店的风险识别

造成酒店经营风险的因素来自很多方面，总体而言可以分为两类，即内部风险和外部风险。酒店内员工现阶段对于外部风险中的政治与经济因素了解较少，对店内的内部风险的财务状况因素及内部员工流动性风险认识存在不足，酒店需要建立相关培训体系，管理人员应加强对各个业务部门员工的培训。只有对风险因素有明确的认识和理解，才能有效的进行内控体系风险的分析并制定相对应的方法。

3、酒店风险应对

酒店风险评估是为了最终的风险应对，酒店在对自身进行充分的风险分析基础上，结合自身的发展阶段和内外部环境变化，继续搜集分析风险变化信息，从而适时调整应对风险的策略。对员工进行风险应对相关培训，让其了解主要的风险应对策略包含规避风险、降低风险、承担风险、转移风险。

(三)完善信息沟通系统

酒店的运转基于内部信息及外部信息的取得、分析及使用。通畅有效的信息沟通系统是酒店高效运营的重要基础。笔者对酒店信息沟通系统的调查分析中发现如下问题：酒店各部门之间合作有待加强、各个系统协同化不够好、餐饮部对信息收集能力较弱、员工对高质量信息理解不全面。针对发现的问题，提出以下优化建议：

实现信息系统的高效运行主要依托于建立协同化的酒店信息系统，主要由会计信息系统、客房管理系统、餐饮管理系统、釆购和仓储系统及人力资源管理系统组成，各个系统协同工作，无缝衔接。会计信息系统。会计信息系统需要及时提供符合会计电算化要求的会计信息，并且根据酒店相应的规章制度完善系统的各个分模块，与此同时，酒店应合理安排不相容工作岗位的设置。客房管理系统。建立并完善智能化的客房服务管理系统，从而保障酒店提供服务的智能化及高效。

餐饮管理系统。用计算机系统为顾客点餐提供自动服务，从而完成点菜、送单及收款服务。此系统要与采购销售系统相结合，无缝衔接，发挥其内在分析功能，从而协调采购与销售活动，并结合成本效益最大化原则。同时鉴于调查问卷中发现餐饮部对于信息收集能力很差，餐饮部门的员工在为客户服务时，尽可能多的了解顾客的信息，提高服务质量，在酒店餐饮搞活动时如团购等通知顾客，尽量争取回头客数量的增加。

人力资源管理系统。基于问卷调查的结果，了解到酒店各个部门已经建立了相对完善的信息系统，对于信息系统设计合理，其信息流畅性及保密性均表现良好，但员工对于信息系统架构的了解只在初步阶段，需要进行进一步加强。同时各个系统的协同化不够好，部门之间的合作有待加强，单一系统的强大无法弥补系统协作上的不畅和失误，这是提高酒店管理效率的关键因素之一。对于信息系统的员工培训对于系统高效运行至关重要，酒店应该定期加强对此系统的应用培训，可不定期引进或咨询外部相关领域专家进行相关培训。

(四)规范并完善酒店的控制活动

笔者对酒店控制活动的调查分析中发现如下问题：酒店的职务分离控制做的不够完善、授权责任不清。针对发现的问题，提出以下优化建议：职务分离控制，授权批准控制及会计系统控制。完善健全的会计系统控制是内部控制体系建立及实施的重要组成部分。

1、增加夜审岗

由于夜审很难招到人，所以财务部一直没有设置该岗位。夜审和日审是酒店稽查体系的两个枢纽，只有建立完整的稽查系统才能有效的掌控整个酒店的经营，虽然目前采取由前台收银行使夜间稽核的职能，但实践中前台收银只是完成了过账职能，并没有履行起稽核职能，夜审工作流于形式，这就难免产生漏洞。建议加强夜审岗的招聘工作，在招到合适的人员之前可以采取由日审人员进行突击夜审的办法来加强夜间稽核工作。

2、增加资产管理岗

由于除存货外，大部分实物资产为业主所有，在核算时也未记入损益，所以在资产管理上除专人管理存货外，其它资产的管理相对比较薄弱，如果这些资产管理不善的话，会大大增加酒店的费用支出，影响当期损益。建议设置专门的资产管理岗来管理酒店的资产。

3、制定岗位说明书

目前财务岗位的工作职责主要还是依赖相关人员的经验，并没有形成具有指导意义的文字说明。建议制定包含岗位基本情况、任职条件、工作职责、工作流程等具有现实指导意义的岗位说明书。

三、主要结论

本项目以内部控制理论为基础，以酒店为调研对象，采用了实地调查、深度访谈等方法，对酒店的经营状况和内控现状进行了解，经过对数据的分析，了解酒店内控体系的缺陷及问题。根据内部控制的相关理论，针对发现的实际问题，对酒店内控体系提出相应的优化完善建议。酒店主要问题表现在员工素质考察制度不完善、人力资源成本控制较差、对于企业文化认同感有待加强、风险分析能力有待提高、风险应对策略单一、控制活动职务分离建设较差、内部监督体系尚须完善等等。笔者根据上述问题提供优化内部控制体系思路：改善内部控制环境，优化人力资源系统并建立相应员工培训教育制度，尤其是对风险应对的培训；建立高效信息系统；完善监督体系，制度严格的监督制度及监管流程；明晰酒店各部分控制活动、职务分离并建立严格预算。通过对酒店的内部控制体系提出优化建议及方案，以期为我国本土星级酒店企业的完善和发展提供借鉴。

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[2]刘玉廷.论我国会计信息化发展战略[J].会计研究，2009(6)

[3]习战伟.企煤炭企业会计信息化内部控制中的问题和对策[J].财经界，2015(24)