黄财芬
渠县福利院 四川达州 635200
探析信息时代下福利院的档案工作
黄财芬
渠县福利院 四川达州 635200
福利院档案是民政工作福利事业的记录,对福利院的精神文明、社会效益有着非常大的影响。一旦档案工作管理不到位,就会严重影响职工、单位的利益,因此,在信息时代下如何深入强化福利院档案工作,是当前迫在眉睫的事。
福利院;档案;管理
在民政事业中福利院档案工作是其中非常重要的组成部分之一,对福利事业的健康持续发展至关重要,且具有自身的发展规律和特征。所以,在当前信息时代下,做好档案工作,可以为我国民政事业的良好发展奠定基础。
服务是档案工作的根本目的,因此,福利院档案工作者以做好档案工作的服务作为一值以来的追求目标,随着不断发展的信息技术,为了使档案工作更加符合新形势下社会发展的需求,需要不断探索福利院档案管理工作的服务模式。
为了更好的在福利事业中发挥档案工作的作用,则需要解放福利院档案工作者的思想,改变其传统思想,挣脱传统工作的限制,增强服务意识,强化参与性。其二、利用信息时代下的各种媒介大力宣传进行档案工作的重要性,将其服务范畴扩展得更大,让大众全面理解档案工作的重要性,不断强化工作人员的服务意识,为树立良好形象而奠定基础。其三、全面认识档案的成分、内容,了解档案的数量,熟悉掌握其利用价值、整理情况,强化共预测能力,分析整理不同状况下的档案,做到有的放矢,提高工作效率,只有这样,才能积极主动的实现档案服务,并通过不同的方式方法开展档案服务工作,对档案信息进行编发,利用福利院内部网络、院务公开栏等信息实现人民的服务,同时也为政府部门查阅,提供有力的依据。
当前网络技术、计算机技术被广泛的运用在档案领域,让档案的传播、记录使其发生了很大的改变,因此,21世纪的档案业务建筑必定是数字化档案馆的建设[1]。所以,我们需要不断的提高档案信息化建设的步伐,在福利院的档案管理中很好的使用现代科学技术手段,建立档案目录数据库和全文数据库,将数字化的全文图像档案、全文文本、卷内文件目录、卷内文件目录更好的输入到数据库中并将其有效的整理归纳起来,取代传统手工操作管理模式,有效实现现代化管理,并依靠现代新信息技术,提高福利院档案的利用率,有效实现档案信息资源的管理,进而为福利院的健康持续发展提供决策依据。
在福利院的档案工作中,其档案工作人员都是直接参与到这其中的,福利院档案工作质量的高低,与工作人员专业素质的高低有着最直接的关系。因此,福利院档案管理工作人员,必须要具备较高的专业素养,有较强的组织纪律性、高度集中的政治警惕性,对工作高度负责。除此之外,还能针对档案管理中存在的各种问题进行积极的探讨,寻求福利院信息档案中各种问题的解决之道。所以,必须要严格管理档案管理人员,有效提高福利档案利用率和管理水平。第一,加大档案管理工作人员的培训力度,重点加强实践能力和专业理论知识的培养,特别是在当前信息技术下,重点培训福利院档案管理工作人员的计算机管理的相关知识,有效满足当前信息时代下福利院档案管理工作的需求。第二、积极开展各种交流活动,加强福利院档案管理工作人员之间的良好沟通和交流。学习对的管理经验,并有针对性的实践工作中存在的各种问题进行探讨。第三、加大对福利院档案工作人员的工作、生活的关心、支持。减少工作中的顾虑,使其他们能全心全意的投入到福利院档案管理工作中。
档案部门中档案编研作为其非常重要的工作内容,为了提高福利院档案的利用率还有档案的编研,最直接的表现就是档案管理部门对信息时代下社会需求的预测水平,馆藏档案工作作为档案编研的主要对象,在研究福利院档案内容的基础上,对其相关档案进行重新加工处理,使其更好的满足信息时代下福利院档案工作的需求,必须从传统档案工作的简单例行收集整理转变,到深入研究档案材料的利用上,使其福利院档案的原件逐渐上升到高品质的档案科研上面[2]。因此,福利院档案管理人员必须要认真做好档案编研的主体工作,进而提高档案工作的服务质量。其次,福利院档案部门要加大与其他相关部门的合作,联合编研,深入研究福利院档案资源中之间的内在联系,并在大家的共同努力下进行系统性的提炼和加工。从而有效的提高福利院人们对档案的利用率。
传统的福利院档案室的咨询服务,需要人们亲自到福利院档案室进行查阅、邮寄信函等,在信息时代下实行档案数字化之后,改变了传统的档案资源服务模式,人们可通过网络直接在网上进行相关问题的咨询,有效打破使用者在档案室的局限,升级到全球化,形成快速有效且便利的档案服务。利用者仅需要通E-MAILBOX、实时交互、互动聊天等方式且不用亲自到现场就能得到想要的,服务更具时代性,其福利院档案的利用率更高。
福利院档案事业发展的必然途径就是创新。在新时代的带动下档案工作必须要能适应更高的要求,还应当具备新思维、新理念,新方式。应当与时俱进打破常规,在信息时代下为档案工作的发展的努力。
[1]南燚.浅谈社会福利院档案管理工作[J].未来英才,2015(5):85-85.
[2]唐彩虹.福利院档案的文化功能研究[J].决策与信息旬刊,2016(3):274-274.