浅析如何做好福利院档案管理工作

黄财芬

渠县福利院 四川达州 635200

浅析如何做好福利院档案管理工作

黄财芬

渠县福利院 四川达州 635200

福利院档案管理是珍贵的史料，最能以小见大将国家民生建设成效体现出来，因为在历史波澜曲折的进程里，国家主体意识隐藏在以价值观为显著特征的实践活动之中，民族文化大都通过文字形式在档案里被记录，福利院的实践活动档案就是承载民生文化的重要载体之一。鉴于此，做好福利院档案管理工作对民生事业的发展有重要意义。

一、扩大档案收集范围，完善福利院档案

因福利院档案人员紧缺，导致收集档案的范围较小，档案资料并不完善。而社会福利事业发展正在持续深入，档案管理工作面临新的要求，档案需求范围不断扩大，唯有扩大对福利院档案的收集范围，才能满足时代发展要求。福利院档案收集一般包括文书档案、福利事务档案、康复教育档案、专用档案这四个部分，其中要重视收集福利事务档案、专用档案[1]。特别是福利事务档案，很多福利院的收集并不完整，个别单位的土地征用通知书、承包经营合同书等基本建设档案都未被收集；收集专用档案时也多以部门为主体，按照当下工作需求建立档案，忽视收集那些具有总体性和长远价值的福利院专用档案，包括职工队伍变动、党政工团领导班子变动、党员及工会会员年度花名册、荣誉档案等资料。这就需要明确规定收集福利院档案尤其是专用档案的范围，预防发生过去重视收集一部分档案、忽视收集另一部分档案的情况。

例如：针对福利院福利事务档案，档案人员应重点收集福利院各类文件材料及其历史沿革、大事记、重大纪念活动、重大捐赠活动以及文体活动等原始资料，还有各部门所编简报，重要上级领导视察活动记载，单位主要领导原始记录等；针对福利院专用档案，就要侧重收集儿童寄样、儿童入住以及残疾儿童康复手术等档案，并大力收集福利院的基建档案、科研档案等，包括土地征用书、福利院规划图、施工设计图、原始预决算资料、验收凭据等。只有尽量在现有基础上不断扩大收集福利院档案的范围，才能保证福利院档案的完整性，满足社会福利事业持续发展的需要。

二、实现规范化管理，提高档案工作质量

改革开放使得社会福利事业、民生建设事业蓬勃发展，福利院档案管理也因此面临诸多新情况，包括档案数量越来越多，增加档案管理工作的难度；工作手段落后，对福利院档案管理质量产生严重的制约影响等。因此，只有实现对福利院档案的规范化管理，才能从容应对新情况、解决新问题，提高档案工作质量[2]。

例如：福利院档案人员要增强管理意识，坚持学习档案管理专业理论知识，提高自身责任感和职业道德水平，把新形势下的福利院档案管理工作做好。同时，要严格规范福利院档案的立卷与归档程序，进一步建立健全档案归档移交手续，规范化管理福利院档案；认真总结工作经验，改进档案管理手段，拓展福利院档案归档渠道，提高工作成效与质量。具体可改进福利院网页版面，添加福利事务档案网上归档版块，最大限度发挥出档案信息资料的效能；在福利档案的利用上也要扩大范围，允许被收养人员查阅、查询自己的档案，帮助他们确认过往病史或寻亲等，也就是通过把档案收藏与统计等工作做好，尽可能利用先进手段数字化存储福利院档案，方便被收养者查询，提高福利院档案利用效率。

三、大力宣传档案管理，扩大档案的影响

领导对福利院档案管理工作的态度对工作成效有直接影响，但个别领导并未充分认识到做好福利院档案管理工作的重要性、紧迫性，认为只需按时归档、避免档案损坏或丢失，在检查时不发生问题即可，这样的态度导致福利院的工作计划、人员考核等均忽视档案管理工作，档案管理也在福利院整体工作之中逐渐被边缘化。所以务必要大力宣传福利院档案管理，广泛开展档案宣传工作，提高全员档案意识，促使福利院档案管理工作走向全民化、社会化，持续扩大档案的影响。

例如：要加强对福利院档案管理工作的重点宣传，因为该项工作的阶段性特征鲜明，只有坚持正确的政治方向，才能最大化统一福利院档案管理工作的经济效益与社会效益。所以要重点向福利院领导宣传档案管理的重要性，转变他们的态度，改进档案管理现状。与此同时，加强专项宣传，对基层单位主管福利院档案管理工作的领导以及档案人员的宣传重点应有所差别，重视宣传领导的监督与考核作用，宣传档案人员执行工作标准与制度的必要性。此外，加强普遍宣传，利用报刊、杂志、广播、电视、网络等媒体大力宣传有关于福利院档案管理工作的法律法规，让全社会了解档案法律，扩大福利院档案管理工作的影响。

四、结语

随着国家民生建设以及社会福利事业等的高速发展，福利院档案管理工作也将不断改革和进步，面临的要求也会越来越高。在实践中，档案人员务必要不断提高认识，坚持科学发展观，加强档案收集，加强对福利院档案的规范化、现代化管理，提高档案的影响力，让福利院档案管理工作迈上新的台阶，为发展社会福利事业、推进民生建设贡献更大的力量。

[1]陈金粉.孤残儿童收养档案利用二三事[J].档案与建设，2015（05）：73-74.

[2]张旭.如何提高福利院档案管理人员素质和服务水平[J].科技风，2016（09）：128.