探究档案管理工作的规范化和标准化

高俪瑕

摘 要：在新时期的发展局势下，档案管理工作的改革提升也迫在眉睫，以往的档案管理系统存在诸多滞后因素，导致了管理水平受到限制。档案管理工作的规范化和标准化的重要性在于，它能够提高档案管理的工作效率，促进档案管理模式的现代化转型，使档案管理工作的理论建设以及实践发展的进步。档案管理工作的规范化和标准化对档案管理工作者提出了更高的业务要求，对于培养档案管理的高级人才意义重大。本文将针对档案管理工作的标准化和规范化在档案管理工作的各个环节流程中的具体应用做出详细阐述，力求对档案管理工作的规范化和标准化提供有益借鉴。

关键词：档案管理；规范化；标准化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。

一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题

（一）缺乏正确的认识

档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多單位从负责人到管理人对档案管理的规范化和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

（二）缺乏投入的力度

档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。

（三）缺乏原则的确立

档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。

二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施

（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实

档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]

在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。

（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理

从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。

结 语：

总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。

参考文献：

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.

[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.

[3]王晓红.试论如何做好档案管理工作规范化、标准化[J].中国科技投资，2016（23）：216.

[4]宫颜花.关于档案管理中存在的问题与解决对策的探究[J].才智，2013（6）：186-186.

[5]张磊.探究如何推行档案工作规范化与标准化[J].黑龙江史志，2014（21）：234-234.