夏勃川：信息化管理是公关广告行业的重要利器

王竹君

编者按：公关广告行业的发展日新月异，不断出现新的技术与业务形态，业务边界也越来越模糊，这些都为行业的业务管理带来了新的挑战。北京自由超越信息技术有限公司长期专注于公关广告行业ERP的研发与实施，专注于为公关广告行业提供信息化建设服务，可以有效地支撑公关广告行业的业务管理。为了了解ERP软件管理的重要性，协调与密切公关广告产业上下游的关系，以及深入了解行业管理要求等问题，《国际公关》记者对话该公司总经理夏勃川，听他讲述自由超越如何紧跟行业的发展变化，为行业提供适用和实用的管理软件。

《国际公关》：您为何会将业务定位于服务公关广告公司？与其他行业相比，服务公关广告行业会有哪些不同？

夏勃川：很早之前，我们就开始接触公关广告行业，对行业的业务与管理模式非常熟悉。同时，我们也拥有长期和丰富的ERP软件的技术开发经验，根据多年的管理软件的实践，最终将我们的产品定位为公关广告行业的ERP领域。FreedomERP正是我们推出的一款公关广告行业专用的ERP管理软件，主要是面向公关、广告、营销、传媒、数字营销等业务的全面管理。

我们认为，每个行业都有自己的信息化建设的特殊性，比如，我们知道的很多传统行业，虽然看起来并非新兴行业，但是他们对业务和管理中的数据和逻辑，都具有相当高的要求。同样，公关广告行业的管理软件，也有其较为特殊的地方。这种特殊性，使得这个领域的信息化建设，很难用通用软件或通用软件的集成来解决，这也是我们定位的初衷，即专门为这个行业提供一套完整的符合业务管理要求的ERP软件。这是一个比较狭窄但却很深入的领域，我们做的不是通用软件，而是深入这一领域的专业ERP软件。

公关广告行业对管理软件的要求，主要体现在围绕项目的业务管理上，包括客户，合同，供应商，项目，采购，财务等一系列重要的业务管理环节，而且这些环节均有特别密切的联系。同时，公关广告项目的物料清单具有高度的灵活性、多样性和离散性，这一点决定了和传统制造业的ERP，以及传统的项目管理有巨大的差异。

《国际公关》：公关广告行业的管理核心是什么？

夏勃川：公关广告行业，本身有复杂的形态和组成，在产业链的不同层级、不同规模、不同年代，甚至处于不同成长期的企业，对管理的核心要求都可能不同。就有一定规模的公关广告的上游企业来讲，其业务核心就是项目的管理。

不过，对用户来讲，这里有一个很大的误区。所谓的公关广告行业的项目管理，并不是传统IT领域所讲的项目进度管理（类似于微软的Project软件），传统意义上的项目管理，通常适用于工程类的项目，其典型特征是：项目数量少，项目周期长（通常以数月或数年计算），规模大，过程规范（业务重复性强）。但对于公关广告行业的实际情况，与之相比则是：数量多，周期短，规模不等，类型复杂。面向不同行业的客户，服务类型从品牌服务到单个项目，任务的类型从简单的文案设计到复杂的活动执行，涉及各种繁杂细碎的任务和模式，执行周期通常为几天到一两个月，周期非常短，变化非常快，而项目的数量却很多。这种应用条件，很难将项目任务级别的管理，通过系统软件去落实，即使企业上了所谓的项目进度管理，其实效也会大打折扣。

这种管理任务凭空增加了项目人员的负担，项目人员在执行这样频繁多样的项目过程时，精明和成熟的项目人员，通常有自己的规划和管理的方法，基本上可以适应项目的节奏，但如果要使系统的项目任务管理，则必须有更多的约束。通常这样的系统软件，功能的实用程度不会超过微软的Project或其他工程类的项目管理工具，简单程度也不会超过项目管理人员自己的文档工具，如PPT或EXCEL。所以，失败的风险非常大，这些问题都是管理软件落地的实际问题。

因此，公关广告行业的业务管理核心，并不是项目的进度或任务管理，其核心是项目财务管理，即针对项目整个执行过程，从立项，预算报价，采购，借款，报销，支付，开票，回款，结算为主要周期，整个项目过程中贯穿的项目财务管理。以项目的成本控制为核心，围绕项目、采购、财务密切相关的业务而展开的管理，才是公关广告行业的业务管理的核心内容。而业务与财务的管理，也是公司必须进行管控的最核心和最基本的内容。

《国际公关》：FreedomERP可以给客户带来哪些管理上的价值？

夏勃川：FreedomERP涵盖了公关广告行业的核心管理业务，可以精确核算项目成本，为企业实现管理资源的积累，整合企业内部不同的部门资源，更高效地完成业务运营的管理。为业管，采购，财务等部门带来很多管理上的帮助。同时，在这些领域的管理方面，与其他软件相比，做得也更为深入和细致。

我可以举以下例子，让大家了解FreedomERP的深入与灵活的管理功能。

一、支持灵活和多级预算报价分类。我们的预算报价的分类不是固定采取一级或二级的简单级别，而是可以多层级的，这样就大大提高了业务人员预算的灵活性，企业什么样的项目都有可能接触到，不管是简单还是复杂的项目，用户都可以自如地完成项目预算。这种灵活性可以丰富用户应用的场景，尽量满足项目人员在管理上的要求。

二、丰富的预算報价功能。用户可以在系统中同时完成项目的预算和报价，在预算和报价过程中，可以直接使用系统中标准的产品库。报价可以导出多种格式的EXCEL。同时，系统可以提供完整的预算结算过程管理。

三、成本控制过程，更完整、更深入与实用。成本控制链，从项目的多版本的预算，多级别的预算明细以及预算明细的版本，关联到项目的采购，借款，报销，支付等多个业务环节，不仅深入细致，而且还结合各种应用的业务场景。与业务，采购，财务深入结合，解决企业管理的问题。为企业提供不同级别的成本控制的能力。

公关广告行业涉及的成本的种类非常多，这一点在ERP中均有不同程度的体现，可以精确动态地为企业提供成本的核算。为项目人员和企业管理人员提供实时的项目核算数据。

《国际公关》：FreedomERP与其他软件相比，有什么不同？

夏勃川：首先，FreedomERP是基于ERP的设计架构不同，其架构是以解决企业核心业务管理为目标而设计的，并不是单纯解决某个层级，或某个领域的单个问题，因此，其设计上的要求及实施要求就比较高，更追求深入与精细。ERP讲求的是业务系统的高度整合与融合，而不是简单的拼凑或集成。

而且，应用软件的领域也比较宽泛，不同的软件也有各自的特长，比如，以OA为架构的软件，强于流程管理与表单的定制，在企业内部的沟通，一般的行政与人事管理方面，相对应用较为普遍。但若以此类软件来解决公关的核心业务，一定是会有问题的。主要原因就是，这样的软件不是以解决企业复杂业务问题为目标。同时，对于企业要求更加深入的管理要求，此类软件也难于进一步拓展进而达成目标。而这一点，正是ERP软件所高度关注的。

其次，设计目标不同，FreedomERP不是以解决通用的项目管理目标或服务型项目管理为目标，这个产品就是专门为公关广告行业的项目而设计的，因此，对于行业来讲，最具业务适用性，也最贴合行业的管理要求。

《国际公关》：自由超越的核心竞争力和品牌特色是什么？

夏勃川：我们产品的核心竞争力，是对于公关广告行业定位的专注，以及对技术的深入。从2005年到现在，我们已积累了十多年的技术管理经验，并一直随着这个行业成长，专注的定位可以使我们对行业需求的理解更为专业，管理功能更为深入，大家可以看到，我们的案例全部是公关广告行业的。而对于稍微跨不同行业的管理，需求是会有很大的差异的，那样必然导致对本行业专注的程度不够，因此，我们的核心竞争力与定位高度相关。

技术创新，也是我们的核心竞争力之一，我们不是简单地通过技术集成拼凑而成的产品，而是认真严谨地分析行业需求，通过技术创新的手段，努力达到行业客户的管理要求。

服务对于ERP软件的实施非常重要，管理软件不是给客户安装培训完即可，而应努力让系统在客户内部使用起来并发挥作用。在实施过程中，我们会认真与客户就内部的业务管理流程进行梳理，努力在实施中满足客户的要求，使之达成最好的实施效果，确保成功使用。

《国际公关》：请您分析一下，公关广告公司信息化管理的行业现状，以及他们应如何选择适合自己的信息化管理软件？

夏勃川：客户应选择适用和实用的软件，而不是片面追求表面的大而全的系统。

对于公关广告的行业管理软件的选择，用户要有清晰和准确的认识，管理软件的范畴非常宽，客户在不同成长期，具有不同规模，对管理的要求均有可能不同。不能追求大而全的功能，有些客户希望上一次系统，就想把企业所有的管理功能都覆盖。那些表面看起来大而全的功能的系统，通常在实用性上和深入程度上，都可能达不到客户的要求。这样，产品的选型与项目实施的成功率也不会太高，客户的投资亦难以得到保护。

因此，公关行业在选择软件时，应针对自己本阶段的主要目标，制订合理的信息建设规划，以确保优先完成核心业务为主要目标。如果选型失败，用户只有在实施和使用后，才能觉出自己的决策有所偏差。

客户在选择软件时，如何选择实用与适用的系统，需要加深对软件行业应用的了解，以及对自身管理的重点及迫切程度的了解。举个简单的例子来描述，不同类型的管理软件在不同行业应用中存在差异，比如：“客户关系管理”。

客户关系管理对于不同行业的管理要求有着显著的差异，管理的重点与内容完全不相同。对于大量最终客户的行业应用场景，比较典型的是金融、电信的用户，数量以数十万或百万计，这样的客户，通过记录和分析客户消费行业，进而提升客户服务，挖掘新的销售机会，产生新的价值会有很大帮助。再比如，房地产行业的客户关系管理。一般都是通过记录不同媒介带来的用户信息，进而转化为客户资料，以及销售对象的过程管理的客户关系管理，是将客户转化为销售机会的过程管理。这个管理过程，通常伴随着特殊的房地产行业的特点，如房地产项目，楼盘，户型，价格，媒介等信息。我们通过这两个应用场景可以让客户进行公关行业的同比，进而了解客户关系管理在行业管理中的要求是什么，重要性有哪些，而不是盲目地选择所谓的客户关系管理或销售管理。

公关行业，不具备电信、金融、汽车消费领域那样大规模的客户数量，同时，不同行业的客户业务特点也不同，对于品牌服务来讲，维系关键客户的关系可能更为重要，对于开拓新行业与新客户来讲，数量也远远达不到房地产销售新增的客户数量规模。因此，公关行业管理软件中CRM与销售管理的需求的重要性和实用，就一目了然了。

类似的，我们还可以深入地对其他应用领域的功能进行分析，进而得到相同的结论。因此客户在选型时不能只看表面的功能罗列，而需要深入了解软件应用的知识以及自身对管理要求的重点在哪里，通常能专注有效地解决几个核心问题，就已經很不错了。

《国际公关》：公关广告行业急剧变化，给信息化管理软件行业带来了哪些挑战？请您分享一下，未来自由超越的发展方向和重心。

夏勃川：近几年，公关广告行业的业态出现了快速的发展和变化，行业面临新的机遇与挑战，业务的创新与融合不断涌现，行业正面临新的挑战与机遇。作为专注于公关广告行业的软件服务商，我们也注意到了这一点。

我们的目标很明确，会继续深入地与行业共同前进，密切跟踪行业动态，充分了解新业太对行业的影响，通过技术创新，持续努力为行业提供更符合业务管理要求和使用习惯的应用软件。随着产品的进步，我们也将在未来分享更多的管理功能与经验，让客户体会到真正的专注与专业。