浅谈内部审计报告编写的方法与策略

姚桂霞

摘要：本文探讨了缩短报告编写时间、报告为被审计单位所接受、报告编写语言文字运用三个方面的方法和策略。

关键词：内部审计；审计报告；编写方法

一项内部审计项目按照事先制定的审计计划，完成了现场审计工作，就进入到了审计报告编写阶段。然而在内部审计报告编写过程中，在审计发现和建议方面与被审计单位达成一致意见，可能是最费时间的阶段。美国审计专家拉里·索耶在《索耶内部审计师指南》中指出：“在编写报告过程中，审计部门内部引发冲突的根源无法超越。在编写审计报告的痛苦过程中，似乎忘记了最出色的分析结果和最有效的審计发现。”可见中外内部审计在审计报告编写阶段都面临着相同的情形。快捷地高水平地完成内部审计报告的编写是内部审计人员追求的永恒目标。

一、编写内部审计报告节省时间的方法与策略

现场审计结束后，开始编写内部审计报告，如何尽快完成报告编写，审计组可以采取以下方法和策略。

（一）审计过程中与被审计单位人员经常沟通和交流，及时通报内部审计的结果

等到审计结束时才将审计意见和建议与审计单位进行交换意见，那么被审计单位见到全部结果的那一刻所受到的冲击效应，会加剧被审计单位退回审计报告的想法。逐渐向被审计单位透露审计结果，会大大降低被审计单位的激烈的抵触情绪。在项目审计过程中，审计组认为具备了沟通交流的条件，就应该以正式的或者临时备忘录的方式，与被审计单位分享信息。

（二）减少内部审计报告不必要的审查层次，减少审查人员的数量

内部审计部门的多重审查层次通常是审计报告编制延迟的最大根源。规范审查程序，减少审查层次和审查人员数量，会缩短和加快内部审计报告的编写进程。并不是参加审查的人员越多，就能提高审计报告的质量。当然每增加一次审查就会提供一个新的看法，就会提供不同层次或者不同类型的专业知识。然而让具有丰富经验的审计人员对草稿予以审查，完全可以代替其他人的审查。减少审查层次是推动报告审计编写更快向前的一种方法，同时也注意审查层次和审查人员的减少在审计报告质量方面会存在一定的风险。

（三）使用团队写作可以压缩审计报告编写的过程

审计报告编写一般由审计组组长指定一个成员起草审计报告，然后审计组所有成员对审计报告提出修改意见。这个过程需要很长时间。如果把审计组和所有审查报告草稿的人员集中到一起，共同起草报告，就会大大缩减报告编写的时间周期。这个方法允许内部审计团队和审计主管人员在一起，讨论报告草稿，提出修改意见，没有通常编辑过程中无休止的反反复复。团队写作要将审计组、审查人员聚集在一起，在会议室前面的屏幕上投放审计报告，所有人围着会议室的桌子坐着，都可以对审计报告发表个人看法和意见。

（四）让被审计单位的人员参加审计报告编写会议

审计报告编写会议是更为大胆的一种团队编写方式。将所有审查人员集中在会议室，与团队编写相似，报告编写会议也让被审计单位人员参加。这样被审计单位人员在报告初稿公布前，也能提出他们的一些意见和建议。这种方式可能增加会议的紧张气氛，也会增加报告修改的难度，然而报告一旦确定，被审计单位就会接受，同时为审计整改打下良好的基础。

（五）尽量减短审计报告的篇幅以加快报告编写过程

在缩短编写审计报告时间周期方面取得成功的审计组，通常会编写较为精简的审计报告，编写这样报告不仅易于编写，而且易于阅读。报告越短，编写和编辑花费的时间就越少。繁杂也能让审查过程缓慢，所以一般而言，越简单越好。较长的报告，与被审计单位达成一致意见，也是一件繁重的事情，因此在整个编写过程中，精简报告应该是值得的。

二、让被审计单位更容易接受内部审计报告的方法与策略

无论审计组在项目进展过程中沟通得多么好，被审计单位时常还是会对内部审计报告感到敏感或者担心。尽管内部审计报告编写及时，适用法规准确，被审计单位仍然会存在一定的抵触情绪。这是不可避免的，但是通过我们不断地努力，可以减少或不让这种情况出现。有句老话说得好：“重要的是，不是你说了什么，而是你如何说。”一份内部审计报告所引起的反响，取决于报告中如何表述所发现的问题以及如何表达意见和建议。

对于内部审计人员而言，不仅要能够清楚地阐明发现的问题，还要能够阐明潜在影响因素是什么，能够阐明如何加以解决问题，而且还要鼓励被审计单位采取整改，这是内部审计的终极目的。如果我们没有鼓励整改，那么审计的目的就没有达到，整个审计过程就是浪费时间。谈到鼓励被审计单位的整改，与一大堆的批评相比，一点点的褒奖更能够激发百倍的积极性。我们平常所谈论的情感和观念，算不上是什么要紧的东西，但是在接受一份内部审计报告方面，却能够发挥着很大的作用。

三、内部审计报告中使用语言文字应当注意的事项

编写内部审计报告时，文字表达上要尽量做到准确、严谨，同时避免出现让被审计单位感觉不舒服的语言，这样的审计报告才能为被审计单位所接受，才能激励被审计单位进行整改。有些表达方式不能使用，至少应当少用。

一要避免使用“被审计单位应当考虑……”这样的表达方式。内部审计报告应当依法依规地提出具体措施的建议。当我们的意见和建议仅仅是“考虑”某些事情时，这就将采取措施的重要性和迫切性的要求置于了不利地位。没有一个内部审计人员希望被审计单位对给出的意见和建议，仅仅做出一个“行，我们会考虑”的反应。

二要避免使用模棱两可的话。采用诸如“似乎是”、“我们的印象是”、“表面上看是”这样的短语表述，让人感觉在回避表明观念。如果太频繁地回避表明观念，那些阅读内部审计报告的人将会得出结论，内部审计人员没有提供有支撑基础的事实。被审计单位必须知道他们可以信赖审计发现和建议，模棱两可的话让他们听上去更多地好像是直觉。如果审计报告含有模棱两可的话，那些审查报告的人也会把它退回来，要求提供更多的信息。

三要避免过度使用强调成份。诸如“明确”、“特别”或者“十分”等词语，由于增加强调语气，似乎又走到了模棱两可的对立面。但是这些强调词语也是不明确的，它们可以看成是另一类型的模棱两可的话。强调词语会引起疑问，诸如“意义重大的”，是与什么相比呢？“明确地”，依据什么样的标准呢？在审计报告中如果随意使用强调词语，不同的人员阅读同一份报告，可能对所讲的东西，会留下不同的印象。

四要避免使用绝对的语言。回避模糊是对的，使用诸如“一切”、“无”、“从不”、“总是”这些词语也是不恰当的。“被审计单位总是”、“被审计单位从不”，对被审计单位而言可能是好战的词语，促使他们开始寻找普遍情况的例外，而不是检查实际问题。审计人员测试了十项业务，没有一个得到了批准，这么说是恰当的；而声明所有业务从来没有得到批准，那就言过其实了。

五要避免使用指责性的语言。内部审计报告应该是促进积极的变化，而不是进行归责。当报告给人以中性的印象，而不是给人以有争议的印象的时候，更有可能达成一致意见。目的是要找到问题的根源，而不是列出犯错误的那部分人的名字。针对审计建议，报告中明确了负责整改的那部分人员，这是巧妙的做法；如果说成是某某人的错误，那就让人难以接受。

六要避免使用否定性的語言。诸如“被审计单位未能实施恰当的控制”这样的描述，不可避免地会惹怒被审计单位将来进行整改的部门和人员。不用借助“没有”或者“失败”等词语进行责任归咎，只要简单地叙述问题，更有可能落实将来必须的整改措施；同时这也有助于保持与被审计单位的人际关系，毕竟我们以后还要对该单位进行审计。

七要避免过度使用专业术语。每个专业领域都有一定的专业术语，把专业术语从内部审计报告中剔除得越多，我们的信息就会越清晰。在审计报告中，如果使用诸如“业务控制”、“层次抽样方法”这样的术语，或者在审计报告中使用过多的会计语言，会让阅读审计报告的人感到无聊，难以继续阅读。

总之，内部审计报告的编写是内部审计工作的重要阶段，在这一阶段需要与被审计单位进进行更多地沟通和交流，也就更需要讲究方法和策略。只有当内部审计人员掌握了报告编写过程的方法和策略，才能真正实现内部审计的目的。

参考文献：

[1]Richard F. Chambers，Lessons Learned on The Audit Trail， [M].国际内部审计协会，2014.

[2]张雪秋.审计报告编写的原则和方法[J].湖南审计，2002，7.

[3]张新华.写好内部审计报告应抓住的几个关键点[J].工业审计与会计，2014，3.