提高办公室档案管理工作效率的对策分析

王雪玲

摘 要：对于政府机关和企事业单位而言，办公室档案管理工作是事关档案有序性和完整性的重要问题。在笔者看来，准确性、严谨性和高效化原则，是办公室档案管理工作中所要遵循的原则。从办公室档案管理人员的自身素质、档案管理信息系统和档案管理工作反馈机制等方面入手，是对办公室档案管理效率进行提升的有效措施。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

办公室档案管理效率是对办公室工作的稳定性进行保障的重要因素。作为档案管理工作中的重要组成部分，档案存储管理机制的集中性和档案资料来源的广泛性已经成为了办公室档案管理工作所表现出来的主要特点。随着信息技术的不断发展，建立在数字化信息技术基础上的档案管理机制的应用，是对这一工作的严谨性进行保障的有效措施。

1 办公室档案管理工作的原则

（一）准确性原则

档案管理工作是办公室管理工作中的一项重要内容，对办公室相关内容的客观记录，是办公室档案管理工作的准确性原则的主要表现，在档案管理工作的开展过程中，如果相关工作人员未能让办公室所涉及到的关键信息进行反映，这就无法让这一工作发挥出自身的特性。因此，在办公室档案管理工作中，责任心和全局观念是档案管理人员在日常工作中需要注意的问题[1]。在档案信息的整理过程中，工作人员也要遵循一种客观性的工作态度，以便让档案材料的真实性特征得以强化。

（二）严谨性原则

随着社会的不断发展，效率问题已经成为了社会较为关注的一个问题。从办公室档案管理工作的自身特点来看，严谨性原则可以被看作是办公室档案管理效率的主要表现。为了对一些与办公室正常工作有关的信息进行记录，在档案管理工作的开展过程中，办公室档案中的一些细节要素就需要得到相关工作人员的充分关注。从政府机关和企事业单位的管理工作所表现出来的新特点来看，精细化管理模式已经成为了提升自身管理水平的有效措施，在这种精准化管理模式得到推广以后，对工作细节的记录与分析，成为了对档案自身价值进行保障的有效方式。除此以外，为了让严谨性原则在办公室档案管理工作中得到充分的落实，办公室档案的保密性问题也需要引起相关管理人员的关注。

（三）高效化原则

档案管理工作中的高效化原则是信息时代发展的产物，在信息技术不断发展的背景下，档案管理效率的提升，对与档案材料有关的业务的开展会起到积极的促进作用[2]。在信息技术不断发展的环境下，为了对档案管理工作的高效性特点进行强化，对信息化管理工具的运用，成为了对档案管理工作进行优化的重要措施。这就要求档案管理工作人员在日常工作中要始终保持学习意识，进而在对现代化管理技术进行应用的基础上，更好地对档案工作进行优化。

2 办公室档案管理工作中存在的主要问题

（一）档案管理人员管理素质相对较低

对办公室档案的整体性的保证，是办公室档案管理工作人员日常工作中的一项重要职责。但是在档案管理人员自身管理意识相对薄弱，或管理人员缺乏管理水平的情况下，办公室档案管理工作缺乏有序性的问题，会给档案材料的查询工作带来较为不利的影响。在一些企事业单位之中，档案的无序堆放现象就是档案管理人员管理素质相对较低的一种表现。档案归档不及时的现象的出现，也暴露出了一些管理人员对档案管理工作的重要性缺乏认识的问题。在医院、卫生院等重要单位，因办公室归档不及时所引发的档案遗失问题，会让这些机构在出现医疗纠纷问题以后陷入到相对不利的地位之中。对于一些具有科研性质的机构，办公室档案中的机密文件的遗失，甚至会给本单位正常工作的开展带来较为不利的影响。

（二）办公室档案管理制度相对落后

在一些企事业单位的领导人员看来，档案管理工作是一项可有可无的工作。在这一思想的影响下，办公室档案管理制度在很大程度上陷入了形同虚设的境地之中。办公室档案管理制度的落后表现在管理手段和档案存储方式这两大问题之中，在一些企事业单位之中，办公室管理人员在日常工作中需要兼任档案资料管理员一职，在自身工作精力相对有限的情况下，办公室管理人员只能对自己的本职工作进行重点关注。对于办公室档案的管理问题，这些办公室管理人员通常会表现出一种敷衍应对的态度，很多兼任办公室档案管理员一职的办公室行政人员在处理档案存储工作的过程中往往只是在对档案资料进行初步整理的基础上进行编号保存[3]。对档案存储地点的安全性缺乏关注的问题，也是档案管理制度相對落后的一种表现，在一些办公室结构的档案管理工作中，相关管理人员所采用的档案室全天开放的管理措施，是一种对档案材料的安全性问题构成威胁的措施。在单位其他科室的工作人员可以自由出入档案室的情况下，档案材料的丢失和损坏问题就成为了办公室档案管理工作中的一大挑战性因素。人员任用机制的不完善，也会让一些有能力的档案管理工作人员陷入到无法从事档案管理工作的境地之中。

（三）办公室档案的利用率相对较低

办公室档案利用率低的问题可以被看作是落后的档案管理方式的产物。在落后的管理制度的影响下，管理效率的低下，会给档案文件的应用工作带来不利的影响。在对办公室档案管理工作中所存在的问题进行探究的过程中，档案资料借阅原则的复杂性，也会对办公室档案的利用问题带来不利的影响。在繁琐的档案资料借阅程序的影响下，一些借阅人会放弃对档案资料的借阅，这就会让一些具有应用价值的档案材料陷入闲置的境地。

3 办公室档案管理工作效率的提升措施

（一）对办公室档案管理人员的专业素质和管理意识进行强化

档案的自身价值问题是档案管理人员在日常工作中所要关注的一个重要问题。对档案管理人员的自身专业水平的提升，需要在各个单位之中引起重视。针对办公室档案在各个机关团体、企事业单位中所表现出来的重要性，一些职业培训课程的设置，也是对档案管理人员的自身素质进行提升的一种有效方式[4]。在对档案管理人员进行培训的过程中，对档案管理工作的原则性特性和灵活性特性进行强化，是企事业单位在对档案管理人员的自身工作能力进行提升的过程中所要采取的一种有效措施。在对档案管理工作进行优化的过程中，档案管理者也需要对自身的职业胜任力进行充分发挥。在参与档案管理工作业务培训的过程中，档案管理者需要对自身所从事的工作的重要性和职业要求进行讲解，在日常的工作中，档案管理人员也需要对自身的不足之处进行及时改进，进而在尊重自身职业道德的基础上，借助自身所积累的工作技巧，对档案管理工作中所遇到的问题进行及时处理。在将信息技术应用在这一领域以后，企事业单位也需要通过业务培训的方式，对档案管理人员的计算机操作水平进行提升。

从档案管理工作的落后性问题的产生原因来看，对档案管理工作缺乏最后的认识，是引发这一问题的一个重要因素。针对一些企事业单位中存在的档案管理意识相对较弱的问题，领导层首先要对自身的档案管理意识进行强化。在管理层自身的档案管理意识得到强化以后，档案管理责任制度的建设与落实，就成为了促进档案管理人员提升责任意识的有效工具。因此，领导层与档案管理工作层的共同努力，是促进办公室档案管理效率提升的有效方式[5]。

（二）对办公室档案信息管理系统进行完善

无纸化档案体系的构建，是对档案管理工作中的信息化系统进行完善的重要措施。在社会的发展过程中，纸质档案材料所暴露出来的弊端已经在档案管理工作的开展过程中得到了关注。对档案材料的存档工作和整理工作的工作效率的影响，是这一传统档案材料存储方式所表现出来的主要弊端。信息化档案管理系统的应用，可以被看做是对系统的存储方式进行优化的有效方式。在对办公室档案材料进行初步整理以后，档案资料管理人员可以借助信息化的数字编号技术，对档案中的关键词和关键信息进行记录，以便为档案的后续管理工作提供帮助，为了对档案信息的完整性进行保证，在对纸质档案材料进行整理的过程中，对于材料中出现的信息缺损、字迹模糊的问题，档案管理人员在对信息的真实性进行核查以后，要通过对信息进行补充登记的方式，对档案材料的完整性提供保障[6]。从这一措施的应用效果来看，对档案资料的检索机制的优化，也是信息化管理系统在办公室档案管理工作的开展过程中所发挥出来的主要作用，在信息化的检索模式下，办公室档案借阅环节中的一些较为繁琐的流程得到了简化。

从信息管理系统的建设情况来看，建设资金问题是这一系统的应用单位所要面对的问题。对于行政机关、司法机关等国家机关而言，电子政务建设工作的开展，是对办公室档案信息管理机制进行优化的一种有效方式。针对企业发展过程中所面临的实际情况，贷款政策的调整，可以让一些企业在构建办公室档案信息管理系统的过程中获得足够的资金支持。在构建这一系统的过程中，单位还可以让自身的信息化管理系统与单位所在地区的地区信息化建设规划相融合，这一措施的应用，可以让相关单位在构建档案信息管理系统的过程中节约一定的资金。

（三）对办公室档案管理制度进行完善

针对政府机关、企事业单位及科研院校在社会发展中所表现出来的差异性，从办公室档案管理工作的实际情况入手，办公室档案管理制度中的细节因素进行完善，是对这一制度的实效性和时效性进行提升的一种有效方式。在办公室档案管理工作的开展过程中，除了管理系统的信息化发展问题以外，办公室档案的管理制度还涉及到了档案管理组织问题等多个问题。为了对档案管理工作效率进行提升，管理组织机构的优化，需要成为各个单位所需关注的重要问题。对此单位可以通过设置专业管理部门的方式对这一管理机制进行优化。针对办公室档案管理工作中所要面对的档案资料收集问题、资料归档问题、资料录入等多种问题，由专门人员对这些问题进行处理，可以让档案管理工作的及时性得到充分地提升。针对这一管理模式在实际应用过程中所面对的档案借调问题，授权约束机制的建立，是对办公室档案资料的安全性进行保障的重要因素。在档案存储环节，为了对档案的安全问题提供保障，对于一些较为重要的档案材料，办公室档案管理人员可以将这一类材料存储在较高的楼层之中，以避免档案出现丢失的问题。对于存储重要档案材料的档案室，管理人员也需要对档案室的门窗进行有效加固。针对一些带有保密期限的档案材料，管理人员在日常工作中要在第一时间对档案的保密期限进行公示，针对一些需要在保密期满以后提高保密等级或需要及时解密的文件，工作人员需要对这些档案材料进行及时整理，为避免档案管理人员在整理档案材料的过程中所出现的私自篡改档案材料的问题，在对档案材料的保密问题进行调整的过程中，企事业单位需要对与之有关的监督机制进行完善，让档案管理人员在监视器可控的范围内对档案材料进行整理，可以被看做是解决这一问题的一大措施[7]。

为了让办公室档案管理效率得到有效提升，对档案资料收集工作体系的优化，也是各个企事业单位所要关注的问题。在构建档案管理体系的过程中，单位需要对主观领导和相关档案人员的职责范围进行完善，进而让这一工作处于完善的管理体系之下，对此，企事业单位也可以将办公室档案的收集工作与办公室责任人之间的岗位职责相融合，进而通过对档案管理工作的各个环节进行完善的方式，对档案管理工作的工作效率进行提升。为了对档案管理工作的完整性进行充分保证，在构建这一体系的过程中，企事业单位也需要遵循集思广益的原则，也就是说，在对档案管理体系进行优化的过程中，企事业单位的领导人员需要充分听取办公室档案管理工作人员的自身意见，进而通过对各位档案管理人员的意见进行统筹分析的方式，对檔案管理工作所涉及到的规章制度进行完善，在对办公室档案管理机制进行应用的过程中，

（四）对办公室档案管理工作的反馈机制进行完善

在企业管理工作中，汇报机制的应用，是让企业决策层对基层结构的工作状况进行了解的有效方式。由于基层基层员工和基层管理人员的汇报内容对企业高层的战略决策有着一定的参考作用，将这一反馈机制应用在办公室档案管理工作领域以后，企业也可以让档案管理工作得到一定程度的优化，对此，在构建反馈机制的过程中，企业及有关单位可以通过鼓励员工对工作中的问题进行反馈的基础上，让管理人员对来自基层的意见进行了解。在对档案管理工作进行优化的过程中，档案管理人员也可以构建一种建立在部门的基础之上的档案管理机制，在这一机制的应用过程中，档案管理人员可以从不同部门对资料的重视程度和这些部门在档案资料应用过程中的反馈信息入手，对已有的档案材料进行分类规整[8]。这就可以让档案借阅者对资料的用途问题进行充分的了解，这种结合不同资料对不同整理资源进行分配的措施，对办公室档案管理效率的提升也会起到一定的促进作用。

结论：办公室档案管理工作的优化，对单位整体工作的开展有着积极的促进作用。它对办公室管理工作的工作效率的提升也有着积极的促进作用。在对自身的责任意识进行提升的基础上，对信息化手段和完善的管理机制的应用，是办公室档案管理工作效率提升策略的主要内容。

参考文献

[1]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016，03：109.

[2]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，06：267.

[3]陈容韶.提高办公室档案管理效率的方法分析[J].办公室业务，2016，10：76-77.

[4]李晓燕.办公室档案管理工作效率提升路径分析[J].人才资源开发，2016，12：174.

[5]胡艳琨.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，16：151.

[6]赛尔登.浅析如何提高办公室档案管理工作效率[J].东方企业文化，2015，07：315+318.

[7]宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛，2015，20：225-226.

[8]郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务，2016，20：118.