港口企业档案管理的问题分析及解决

孙雁

摘 要：港口企业目前发展良好，创造了很多经济效益。同时，一个企业，对档案的管理也体现出了一个企业的素质和企业对历史档案的重视。我国目前档案管理的现状已经不能适应新形势下的发展和对企业的要求。尤其是在港口企业中，固有的模式和传统的制度使资源都封闭在了自家企业，不能够流通。

关键词：港口企业；档案管理；问题的分析及解决

近年来，随着港口企业的兴起和不断发展，在获得经济效益的同时，也产生了很多的问题。和其他领域的企业的发展繁荣相比，港口企业传统的档案管理更加显得落后和缺乏创新。如何发现这些问题，又如何解决这些问题，哪些是需要改进的，哪些又是需要摒弃的，这就需要我们不断的进行调整并且要能够发现问题并且能够解决问题。对于这些问题，要引起足够的重视，不能够放任不管，当小问题变成大问题的时候，再想要解决就已经来不及了。

1 港口企业档案管理的问题

港口企业在档案管理方面存在着很多问题，从管理方式落后到管理制度缺乏等一系列问题层出不穷。对于出现的问题不能及时的认识到并加以整改，这也是一个目前存在的很大的问题。

1.1 港口企业对档案管理的管理重视程度低

港口企业的有些领导，在目前经济发展的新形势下，一味的重视生产工作和经济效益，却疏忽了基层的工作。对档案管理工作的重视程度很低，甚至是根本无暇过问，从内心就觉得它根本不重要，只是看到了眼前的利益。这就导致从事档案管理工作的工作人员产生懈怠心理，觉得工作没有意义，没有工作热情，而只是每天混日子。这就让那些明明拥有才华和能力的人才流失，而一些没有能力的人却混进了企业占据着位置，等到真正需要的时候就傻眼了，而在工作岗位上又找不到可以利用的人，这时候花高价钱去请国外的人才，就得不偿失了。

1.2 港口企业档案管理制度一成不变，没有改进

港口企业档案管理是港口企业管理的一个重要组成部分。就对档案管理方面制定了一系列的规章和制度。比如：档案材料的收集等级制度、档案材料的鉴别归档制度、档案的查阅制度、档案的借阅制度、档案的保管保密制度等。这些规章和制度从建立开始就一直用到了现在，在对这一套制度的使用过程中出现的问题没有及时的加以改正，或者说是忽略了这些问题，甚至是把重点放在别的地方，根本没有对档案管理产生应有的关注度，因而也就没有发现任何的问题，就这样一直运行下去了。在档案材料的收集过程中，人们只是按部就班的进行收集，材料的收集是被动的、有限的，范围也是非常小的。档案材料的鉴别归档固守传统，没有技术含量，不加以重视，又容易出现错误。档案的查阅、借阅制度又有很多的限制，不是任何人在任何时间任何地点想查阅就能够看的。

1.3 港口企业档案管理的手段落后

在现在的信息化时代，档案管理还采用传统的纸质档案保存的方法，这样及其容易因为很多主观因素和客观因素丢失，比如：被人为弄丢还有火灾水灾等的自然灾害。另一方面，就算有计算机等设备，企业给档案管理室配备的也是硬件和软件条件都不够的计算机，而有些档案管理的工作人员甚至都不会使用计算机，没有经过专业的培训就上岗成为了很大的问题。

2 如何解决港口企业存在的问题

既然港口企业存在着方方面面的问题，那么就需要认识到问题并且去解决它们，才能够更好的发展。要能够虚心向其他领域的档案管理部门请教，借鉴他们当中好的经验和管理方法，改进自己的不足，一味的固守传統只能使自己停滞不前，没法进步，一个企业当中的一个部分出现了问题，也必定会影响和制约着其他的组成部分，给企业整体的发展都会带来影响。所以我们必须要在发现了问题之后及时找出解决方案，并尽快实施。

2.1 提高港口企业的对档案管理的重视程度

要提高港口企业对档案管理的重视程度，首先是需要各级领导的高度重视，转变领导的思想观念，不能只关注表层的经济效益，拘泥于眼前，还要有长远的发展目标和看法。领导要重视基层的档案管理人才，要多多过问他们工作。建立一个完善的奖惩机制，提高他们的工作积极性，而不是每天上班就是在混日子，拿着一样的工资却不为企业做有用的事情。增加他们的责任心，还要给他们进行不定期培训，让工作人员在原有的基础上增加学识，接受新知识，不断适应新形势变化下的新要求、新挑战，提高他们的素质。

2.2 改进港口企业档案管理制度

把档案管理从原来的旧制度体系中进行改造重组，取其精华，去其糟粕。科学做好档案管理工作。在只重视利润的现代企业，企业用于档案管理的经费更是少之又少，不仅是设备老化陈旧，用人也是能简就简。所以还是要聘用专业的档案管理人才，因为他们能够熟练的掌握档案的归档和整理工作，不至于出错而引发麻烦。应该一个人负责一部分，实行分权制度。这样可以合理分工，又不至于加重一个人的负担。划分重点也是一项很重要的内容，档案整理不仅可以按时间、事件、地点等进行整理，还可以按照关键词等内容进行划分，这样分类就可以很容易的把相同类型的事件整理到一起，而不只是单纯的机械的进行归类。在工作人员发生变动的时候，要对档案的情况进行详细的交接，做到心中有数。

2.3 对档案用计算机进行管理

把所有的档案资料都输入录进计算机中进行备份，这样在查找的时候只需输入关键词或是时间、事件，就能够清晰明了的确认档案的位置，或者是可以在线浏览。在信息化日益发达的今天，能否掌握基本的计算机能力已经成为衡量一个人才的重要标准，在档案管理方面也同样需要建立起一张完善的科学的信息管理网络，人们不仅能够在这里满足查阅的需求，还能够对工作人员的工作进行监督，使档案管理的工作人员对工作更有责任心。利用网络传播性和快捷性的特点，加大档案的宣传管理力度，要从有关档案管理的法律法规入手，加强宣传建设。要从上到下，从领导到基层都有着基本的对档案的意识。不只是在企业内部，通过网络的传播也能够在社会进行宣传。

3 结语

总之，在高速发展的当今社会，无论是企业还是个人，都应该充分认识和高度重视港口企业档案管理工作的重要意义。适应现在新观念、新理念，做到与时俱进。无论是哪一个领域都需要进步，固步自封只能是落后和失败。要用科学发展观和与时俱进的精神做好项目档案工作，为港口企业经营发展发挥应有的作用。

参考文献

[1]丁萍，港口工程项目档案存在的问题及对策，中国会议，2016.

[2]冯翠娟，新形势下港口企业项目档案工作出现的问题与对策，期刊，2009.