机动车安检机构质量管理体系文件编写策略研究

戴晓锋

（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

机动车安检机构质量管理体系文件编写策略研究

戴晓锋

（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

机动车安检机构的管理和技术运作应通过建立健全、持续改进、有效运行的管理体系来实现。机动车安检机构应建立并有效实施实现质量方针、目标和履行承诺，保证其检验检测活动独立、公正、科学、诚信的管理体系。管理体系是指为建立方针和目标并实现这些目标的体系。包括质量管理体系、技术管理体系和行政管理体系。管理体系的运作包括体系的建立、体系的实施、体系的保持和体系持续改进。

管理体系；质量管理；技术管理；行政管理

《检验检测机构资质认定评审准则》4.5中要求机动车安检机构（以下简称安检机构）应具有并有效运行保证其检验检测活动独立、公正、科学、诚信的管理体系。

管理体系是指为建立方针和目标并实现这些目标的体系。包括质量管理体系、技术管理体系和行政管理体系。管理体系的运作包括体系的建立、体系的实施、体系的保持和体系持续改进。

安检机构的管理和技术运作应通过建立健全、持续改进、有效运行的管理体系来实现。安检机构应建立符合自身实际状况，适应自身检验检测活动，并有效实施实现质量方针、目标和履行承诺，保证其检验检测活动独立、公正、科学、诚信的管理体系。

1 概论

为使检验检测工作有效运行，安检机构必须系统地识别和管理许多相互关联和相互作用的过程，称为“过程方法”。该方法使检验检测机构能够对体系中相互关联和相互依赖的过程进行有效控制，有助于提高其效率。过程方法包括按照安检机构的质量方针和政策，对各过程及其相互作用，系统地进行规定和管理，从而实现预期结果。

安检机构的管理体系就是通过对安检机构内各种过程进行管理来实现的，因而就要明确对过程管理的要求、管理的人员、管理人员的职责、实施管理的方法以及实施管理所需要的资源，把这些用文件形式表达出来，就形成了该安检机构的管理体系文件。

安检机构管理体系形成文件后，应当以适当的方式传达有关人员，使其能够“获取、理解、执行”管理体系。

1.1 文件的作用

管理体系文件的作用主要表现在以下几个方面：

（1）规范性文件

管理体系文件的规范性在于：给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法；界定了职责和权限，处理好了接口，使管理体系成为职责分明、协调一致的有机整体；“该说的一定要说到，说到的一定要做到，做到的一定要可追溯”，通过认真执行文件要求而达到预期的目的。

（2）审核依据

管理体系文件是内部审核和外部审核的依据之一，用于：证明过程已经确定；证明程序已被认可，并已开展和实施；证明程序处于更改控制中。

（3）质量改进的保障

管理体系的核心价值观在于“法治”。质量手册作为质量管理体系的纲领性文件，其地位相当于“宪法”。其它各类文件（管理性文件、作业指导书等）则相当于单项“法规”，规定了某些方面的具体要求。质量手册的编制就是“立法”，发布后的宣贯就是“普法”，让每一个人员“知法懂法”，并自觉地“依法办事”。还需要职能部门当“警察”“执法”，不断地依据质量手册的要求去发现和纠正偏差。

有了管理体系文件，才能“有‘法’可依，有据可查，知错能改，与时俱进”。依据文件确定如何实施工作及如何评价业绩；增强了更改效果的测量结果的可比性和可信度；当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。

（4）文件和培训

管理体系文件化后，文件作为培训全体员工的教材，应对全体员工进行管理体系文件培训和考核，寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡，保持被展开和实施的程序的协调性取决于文件与人员的技能和培训的有机结合，促进文件被全员“获取、理解、执行”。

1.2 文件层次结构

安检机构应将其管理体系、组织结构、程序、过程、资源等过程要素文件化。文件可分为四类：质量手册、程序文件、作业指导书、质量和技术记录表格。

管理体系文件采用金字塔架构，层次可根据安检机构的具体情况和习惯进行划分。通常习惯划分为四个层次，把质量手册作为第一层次，把程序文件作为第二层次，把质量文件中的作业程序作为第三层次，把质量和技术记录表格作为第四层次。

文件层次从上到下越来越具体详细，从下到上每一层都是上面一层的支持文件，上下层文件要相互衔接、前后呼应，内容要求务必一致，不能有矛盾。典型的管理体系文件结构见图1。

图1 典型的管理体系文件层次

1.3 管理体系文件的基本要求

（1）规范性

安检机构应对管理体系文件的编制、审核、批准、发布、标识、变更和废止等各个环节实施控制，并依据制定的文件控制程序控制管理体系的相关文件。管理体系文件及其相关文件包括法律法规、标准、规范性文件、质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格，以及通知、计划、图纸、图表、软件等。

安检机构应定期审查管理体系文件及其相关文件，防止使用无效或作废文件。失效或废止文件一般要从使用现场收回，加以标识后销毁或存档。如果确因工作需要或其他原因需要保留在现场的，必须加以明显标识，以防误用。

质量手册及其支持文件都是安检机构的规范性文件，必须经审批才能生效执行。批准生效的文件必须认真执行，不得违反。如果要修改则必须按规定的程序进行。任何时候都不能使用无效版本的文件。

管理体系文件是一个公司实施质量管理，开展质量保证活动应遵守的法规或行为准则。因此，管理体系文件要经过一定的批准程序，正式颁布实施。对安检机构内部而言，管理体系文件不是指导性文件，而是必须执行的指令性文件。

（2）系统性

安检机构应对其管理体系中采用的全部要素、要求和规定，有系统、有条理地制定成各项方针和程序；所有的文件应按规定的方法编辑成册；层次文件应分布合理。必须注意所有文件是一个有机整体，应注意整体不能因为某个局部或部门的优化而破坏整体的功能。

（3）协调性

管理体系文件的所有规定应与安检机构的其他管理规定相协调；管理体系文件之间应相互协调、互相印证；管理体系文件之间应与有关技术标准、规范相互协调；应认真处理好各种接口，避免不协调或职责不清。

各类文件的地位、作用是不同的，处于不同的层次上。每类文件除了重视各层次间的衔接，主要是解决本层次的问题。比如，质量手册是处于最高层次的纲领性文件，不涉及纯技术性的细节；作业指导书则是最基础的操作性文件，要求对各项作业给予尽可能详细的指导，而不需要原则性、概括性的阐述。

（4）唯一性

对一个安检机构，其管理体系文件是唯一的；每一项活动只能规定唯一的程序；每一个程序文件或作业指导书只能有唯一的理解；一项任务只能有一个部门（或人）总负责。

强调管理体系文件的唯一性，是为了防止机构内部“政出多门”，影响机构运行效率，增加运行成本，以及造成管理混乱现象。

（5）适用性

对所有安检机构而言，虽然没有统一的标准化文件格式，但更应注意其适用性和可操作性，因此，编写任何文件都应依据评审准则的要求和安检机构的真实情况，所有文件的规定都应保证在安检机构的实际工作中能完全做到；遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件。

（6）受控性

除了部分赠送给顾客或其他有关单位的质量手册外，各类管理体系文件均是受控的。所谓的受控，就是各类文件的发放、修改、作废等均要履行严格的手续，保证现场使用的都是现行有效的文件。这一点非常重要，如果文件控制不严格，那么文件化的管理体系很容易流于形式，导致失败。

2 编写管理体系文件的指导思想

2.1 “质量第一、客户至上”的思想

“质量第一、客户至上”，不是空洞的口号，应成为安检机构的宗旨。管理体系文件中应处处体现这一思想，通过质量手册、工作程序、作业指导书、质量记录等，把这一思想落到实处。如果指导思想不端正，仅仅为应付检查、审核是不可能编出质量好的管理体系文件的。

2.2 实用有效的思想

编写管理体系文件，不仅要考虑准则、标准要求，更要考虑安检机构的实际情况，所写的一定是机构经过努力能够做到和行之有效的。脱离机构实际，随着唱高调，最后必然无法实施，整个文件系统也就没有任何价值。

比如说《评审准则》4.5.5关于分包的条款以及4.5.17关于抽样条款，这两个条款对绝大多数安检机构就不适用，因为不允许对送检车辆检验项目进行分包以及对送检车辆进行抽样，所以这两个条款无需执行，应加以删减。

2.3 不断改进的思想

管理体系文件具有相对稳定性，但不是一成不变的。随着安检机构经营外部环境及内部条件的变化，管理体系文件应有一定的适应能力，因而具有一定的动态性。处理好稳定性和动态性的关系，保证适宜性，是确保管理体系有效性的关键。

例如，质量手册要采用活页装订，制定文件修改程序，注明版本号等，主要是为了便于修改。通过定期内部审核等，找出现行文件的不足，不断对体系文件进行改进，保证其先进性和适用性。

2.4 目的明确

要编好管理体系文件，一定要有一个明确的目的。目的是对安检机构实施标准化和规范化的管理，提升安检机构管理水平和能力，从而提高安检机构市场竞争力。因此在评审时不仅要看体系文件是否符合准则、标准，更要看体系文件是否已经实施、实施的证据、实施的效果。只是为“符合”准则、标准而拼凑的东西，是不能产生任何实用价值和用途的。

2.5 领导重视

既然管理体系文件的编写是安检机构的一项重要的“立法”工作，涉及到机构的方方面面，若没有主要领导的重视和支持，是肯定做不到的。一定要让领导认识到，若该项工作流于形式，以后纠正将十分困难，可以说是后患无穷。因此，主要领导应直接抓该项工作。若领导尚未认识清楚，就不要急着做，一旦做了，也只是表面文章，不能起到应有的作用。

2.6 组织落实

为编写好管理体系文件，要有相应的组织。通常建立两个小组，一个是管理体系文件编写领导小组，主要负责编写原则的确定、编写人员的选择，以及管理体系文件的初审和终审。另一个是管理体系文件编写小组，负责具体的文件编写工作。一般主要由机构质量管理部门负责，另外从各个职能部门各抽出一个人员，组成编写小组。对编写小组成员要经过挑选，要求对工作认真负责，对机构情况熟悉，具有较强的文字能力。

2.7 资源保证

对于管理体系文件编写所需的必要办公条件要给予保证。包括调查研究、培训学习、资料搜集、电脑排印等所需要费用以及时间保证。尤其是各部门抽调到编写组的人员，应该在一定时间内脱离或半脱离原有工作或给一定的时间保证。

3 质量管理体系文件编写基本程序

3.1 培训学习，理解标准

为了使编写人员掌握文件编写方法，初步掌握结合本机构的实际及如何编制有关文件的基本知识。

学习的内容有两个大的方面：一是相关法律、法规和文件、规定，计量、标准化、产品质量基础知识以及《检验检测机构资质认定评审准则》等；二是质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、记录的编写知识，包括实施阶段主要任务和工作内容、分工。

3.2 资料调研及公司实际情况调查

以编写小组成员为主对机构进行调查，了解组织机构的现状（包括机构的业务范围及能力、设备设施、人员构成、环境以及其他相关资源）、各部门职能权限的现状、各部门提出需要解决的接口问题、现有的管理制度及执行状况、现有的各项标准执行等情况，写出调研分析报告。

3.3 拟订计划，分工编写

管理体系文件多，不是一个或几个人就能完成的，因此，在正式编写管理体系文件之前，应先拟定管理体系编写格式，制订编写计划。对各个层次文件的编排方式、编写格式、内容要求以及它们之间的衔接关系做出设计，并要制定编写管理体系文件的编写实施计划，做到每个项目有人承担，有人检查，按时完成。

3.4 统一汇总，完成草案

编写组按照评审准则和机构实际情况分工合作进行编写。个人项目编写完成后，编写组对所有项目进行汇总，形成草稿。编写组对草稿反复进行研讨、协调、修改、完善，最终形成草案。

3.5 下发草案，试点运行

体系文件是描述管理体系的一整套文件，包括方针、目标、政策、制度、计划、程序、指导书等，它是开展各项质量活动的依据，也是评价管理体系、进行质量改进不可缺少的依据。其作用是便于沟通意图，统一行动。编写完成的体系文件草案应向有关人员宣贯，通过培训使他们理解并贯彻执行，以达到确保检验检测质量的目的。

要求机构人员必须认真执行管理体系文件草案，并将发现的问题进行整理和记录，为体系文件的修改、补充和完善提供证据。

3.6 组织内部审核，形成正式文件

对机构管理体系的管理活动和检验检测活动进行全面的内部审核，以验证所编制的管理体系文件草案是否符合评审准则的要求，是否符合机构的具体情况。

以评审准则为标准，对管理体系文件草案进行符合性审核，对不符合要求的文件进行修改、补充，形成正式文件，经领导批准，正式运行。

质量管理体系编写过程图2。

图2 管理体系文件编写过程框图

4 管理体系文件编写注意事项

4.1 系统协调

管理体系文件应从安检机构的整体出发进行设计、编制。对影响检测质量的全部因素进行有效的控制，接口严密，相互协调，构成一个有机的整体。

4.2 科学合理

管理体系文件不是对安检机构管理的简单描述，而是对照《评审准则》，结合安检机构检验工作的特点和管理现状，做到科学合理，这样才能有效地指导检验工作。

4.3 操作实施

安检机构编写管理体系文件的目的在于贯彻实施，指导机构的检验工作，所以编写管理体系文件时始终要结合本机构的实际情况，确保所制定的文件都是可操作的，便于实施、检查、记录、追溯。

4.4 职责分明

管理体系文件语气应肯定，避免使用“大致上”“基本上”“可能”“也许”之类的词语；结构清晰，文字简明；格式统一，文风一致。

5 管理体系文件的编写方法

5.1 自上而下依次展开的编写方法

这种方法按质量方针、质量手册、程序文件、作业指导书、记录的顺序编写。此方法有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接。此方法对文件编写人员，特别是手册编写人员，对评审准则和安检机构业务知识要求较高，文件编写时间较长，必然会有反复修改的情况。

5.2 自下而上的编写方法

此方法按基础性文件、程序文件、质量手册的顺序编写，适用于管理基础较好的机构。此方法因无文件总体方案设计指导，易出现混乱。

5.3 从程序文件开始，向两边扩展的编写方法

先写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写。此方法的实质是从分析活动、确定活动程序开始。此方法有利于评审准则要求与组织的实际紧密结合，可缩短文件的编写时间。

采用何种编写方法，不一而足，每一个检验机构可以根据自身需要，采用一种或几种编写方法进行编写，适用、高效的编写方法就好。

6 结论

《检验检测机构资质认定评审准则》颁布实施以来，安检机构普遍反映质量管理体系文件重新编写很难，不知道从何下手。综上所述，质量管理体系文件编写的过程，就是对安检机构的现状、资源全面分析了解的过程，是一个“知己”过程，也是对《评审准则》、相关法律法规学习和利用的过程，即“知彼”过程，知己知彼才能百战不殆。

管理体系文件质量的好坏是相对的，不是绝对的。评价一个管理体系好坏有两个标准，一是是否真实反映机构现状，二是是否符合评审准则及相关法律法规及标准的规定。因此在一个机构运行很好的管理体系，在另一个机构可能寸步难行。对待其他机构管理体系文件只能借鉴，不能照搬，否则会驴唇不对马嘴，引起管理混乱。

Research on the strategy of document writing for the quality management system of motor vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

The management and technical operation of the vehicle safety inspection institutions shall be realized through the establishment, continuous improvement and effective operation of management system. The motor vehicle safety inspection institutions shall establish and effectively implement the quality policy, objectives and commitments, to ensure that it`s testing and testing activities independent, impartial, scientific and integrity. A management system is a system that establishes principles and objectives and achieves them, which Includes the quality management system, technology management system and administrative management system. The operation of the management system includes the establishment of the system, the implementation of the system, the maintenance of the system and the continuous improvement of the system.

Management system; quality management; technology management; administrative management