做好图书档案建设工作的几点思考

宋辉

摘 要：该文主要对新形势下图书档案信息化的管理进行了研究与讨论。首先指出了现阶段我国图书档案管理中存在的问题，包括：管理模式老化、软硬件配套措施不足、信息数据库建设落后、档案信息安全建设不足等；接着介绍了美国的图书档案管理的现状以及对我国相关工作的启示；文章的最后着重讨论了我国图书档案的建设与对策。

关键词：图书档案 信息化 研究

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）09（b）-0107-02

图书档案是指人才的档案资料在相关部门存档备案，是政府和企业发现和管理人才的重要途径。传统图书档案的管理主要是通过纸质档案保管，存在着查找不变、易损坏等诸多缺点，就此引出了图书档案的信息化管理，该文就新形势下图书档案信息化管理进行研究与探讨。

1 图书档案管理存在的问题

1.1 管理模式老化

传统的图书馆管理模式已经不适应现代管理要求，表现在三个方面：一是人工完成档案管理和操作，图书管理效率低；二是图书档案流动起来比较麻烦；三是图书档案更新起来比较慢。

1.2 图书馆配套措施不足

在图书馆的软硬件设施上，传统的图书馆管理一方面硬件比较落后，跟不上现代数字化、网络化、信息化的要求；另一方面配套的软件也跟不上图书档案管理的要求，软硬件配套设置急需改进。

1.3 信息数据库建设落后

图书档案的录入信息上，传统的档案管理方式录入的信息数据不全面，缺乏系统性和完整性，再加上数据库更新不及时，都造成了图书档案查找不便和管理缺乏科学化。

1.4 档案信息安全建设不足

在档案管理中缺乏信息安全意识，没有对数据信息及时备份，档案系统的安全漏洞明显，一旦遭受网络攻击，将严重影响档案管理信息数据的安全性和档案资料的泄露。

2 国外图书档案信息化对我国的启示

2.1 图书档案管理的集中性

以美国为例子来说，美国图书档案管理实行的是集中性的档案管理体制，所有图书的档案都是由国家档案与文件管理总署来负责管理，国家档案与文件管理总署的工作就是对各级图书档案管理部门的监督与指导。对于我国来说，目前我国仍处于图书改革的阶段，要时刻以人为本，吸收和借鉴外国的经验，采取集中管理的手段去管理档案管理部门，并提高档案管理工作的效率。

2.2 图书档案管理制度的开放性

在美国，图书档案资料不仅对个人开放，而且还对个别被授权的机构开放。但是这些开放是有一定的条件的，必须向法院申请，待法院审核批准以后才可以以被授权人的身份进行查阅，并不是对所有人都开放的。美国公民非常重视自己的知情权，他们有权对图书档案资料进行查询，如果发现错误的地方，可以提出质疑。对于我国来说，任何公民都是有知情权的，我们要合法保障公民的利益，原来模式的封闭性档案管理显然已经不適应新形势下的发展，所以我们的档案管理工作要切实为人民服务，提供相对开放性的政策以供人民查询。

3 图书档案管理的建议与对策

3.1 加强档案管理的规范化和法律化管理

在图书档案管理工作中，首先，应建立可行性操作的规章制度和法律法规，保障档案工作的充分落实；其次，制定法律法规时邀请档案相关专家进行研讨，并通过调查问卷的方式，收集大众群体对档案管理的建议与意见，如档案管理的内容包括哪些、档案信息如何维护、档案信息多久进行更新、档案信息应录入哪些有益的信息等；最后，档案信息应标准化和规范化，一旦形成法律法规，任何人必须严格执行，从而建立一套规范、科学的信息档案机制。

3.2 加大投入图书档案设施建设

在建设图书档案设施中，一方面在硬件设施上，加大对多媒体、计算机等硬件的投入，图书档案的特殊性要求录入档案信息时需效率高、成本低、保存时间长、更新及时的优点，因此需要不断加强图书档案的硬件投入，降低手工操作的失误率；另一方面在软件投入上，图书档案所要求的安全性和机密性高，应购买或者开发专门针对图书档案的软件设施，保障图书档案的安全稳定，并拿出专项资金用于图书档案软件的维护和更新，确保软件的正常安全运行。

3.3 强化图书档案信息数据库的建设

图书档案管理具有数据库信息量大、准确性高、安全性能要求强等特点，因此在建立图书档案的数据库中，要做好三个方面的工作：一是准确录入图书档案信息，减少录入信息的失误，保证原始数据的准确性；二是图书档案的信息要及时更新和动态更新，保证数据库的信息与图书馆的实体信息相一致；三是图书档案信息要具有安全性，并永久保存。使用档案数据库管理，不仅减轻了图书管理人员的工作量，还提高了工作效率、减少了人工操作的失误。

3.4 实现档案管理的资源共享机制

在档案管理中，通过档案的信息化建设还可实现与其他部门的资源共享，具体包括四个方面的共享：一是政府部门之间的档案共享，可通过政府管理部门之间的局域网实现；二是企业之间的档案资源共享，这个可以通过互联网实现，或者企业间的局域网实现；三是企业和政府之间的档案资源共享，这个既可以通过软件对接，也可以通过互联网实现对接；四是对于一些保密性要求不是很高的档案信息，通过建立档案信息网站实现资源的信息共享，为档案需求人员提供查询、查看甚至修改的服务。

3.5 构建信息交流平台

在档案管理的互联网、内部局域网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站，利用该网站实现对档案管理、图书决策、对外服务等方面的帮助。网站既可以自己组建开发团队，也可外包有关档案管理的第三方软件公司，只需定期检查网站的稳定性，确保档案服务网站信息的及时更新，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。

3.6 提升档案管理人员素质

在新形势下，还要不断提高档案管理的人员素质和加强信息化建设。一是为了加强档案管理人员的适应性，加强专业能力的培训；二是招聘档案管理方面高信息化素质的人才；三是高校和政府合作，针对档案管理岗位的特殊性重点培养专业人才，政府或者企业提供其就业岗位或者实习机会；四是在高校学习或者工作过程中，加强档案管理人员的品德教育，加强品德引导和品德素质的培养，避免发生档案管理中的违法乱纪。

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