高校档案管理信息网络化建设的意义与实现路径

李鸿

（广西科技大学 柳州 545005）

高校档案管理信息网络化建设的意义与实现路径

李鸿

（广西科技大学 柳州 545005）

推动与实现高校档案管理网络化，是档案管理现代化发展的必然选择。理性分析，当前在高校档案管理活动中，仍存在着较多的现实性问题，如档案信息挖掘不充分，管理缺乏规范，管理方式落后等。从多个维度出发，探究与思考高校档案管理信息网络化建设的必要性与意义，并在此基础上，对其可行性作一定的分析，重点思考其实现路径。

高校 档案管理信息 网络化 实现路径

基于当前时代背景，信息网络化是社会发展的显著标志，信息在国民教育与社会发展中发挥着极为重要的作用。而档案资料作为一种信息资源，其价值与作用也日益凸显。然而受时间与地域等限制，高校档案信息往往无法面向用户开放，无法实现档案信息共享，档案信息利用程度偏低。基于此，可以选择现代信息技术为支撑，进行高校档案管理信息网络化建设，以提高档案信息管理水平，切实挖掘与利用档案信息价值。在探究其建设必要性与可行性的基础上，重点思考其实现与操作的具体路径。

一、高校档案管理信息网络化建设的必要性分析

1. 提升学校管理效率与质量的现实需要。在高校发展与管理过程中，为保障工作正常开展，合理调整教学、科研及其他各项工作，需要掌握充分的信息资料，而档案信息则是高校决策信息的重要来源。推动与实现高校档案管理信息网络化，借助其网络化平台，可以实现大量档案信息的实时更新与归档。可以面向学校管理人员与广大师生开放，允许其访问与获取相关的档案信息，并为教师教学和科研、为学校管理等提供信息支持。此外，其还可推动校务公开，可在档案室主页中发布或公示相关信息，如决策公开、财务公开、招生与就业情况等，通过信息网络化，可以提高校务公开力度。

2. 档案收集完整性的现实要求。档案收集是档案信息管理工作开展与信息挖掘实现的前提条件。随着高校工作的开展，相应的档案资料数量也在积累与增加，档案内容与范围较为广泛，这也给档案收集与归档作业带来了一定的困难。采取传统的人工方式进行档案收集与整理，在很大程度上无法保障档案收集的完整性。基于此，需要建设高校档案管理信息网络，依托网络技术与共享平台，提高信息收集效率与质量，保障档案资源的可靠性。

3. 面向社会提供科研资源的需要。在时代发展中，信息的重要性日益凸显，人们对档案信息的需求表现出更高层次，综合利用成为了档案信息利用的发展趋势。而推动高校档案管理信息网络化建设工作，则可以构建档案信息管理与服务平台，打破时间与空间限制，用户可以通过客户端，访问与获取相应的档案信息。尤其是高校教职员工，可以通过共享的档案信息，来获取科研资源，提高高校科研与教学水平。

二、高校档案管理信息网络化建设可行性分析

基于高校现实条件与发展需要，思考高校档案管理信息网络化建设的可行性。目前，建设高校档案管理信息网络化的基础条件已相对充分，具体表现在以下几个层面：其一，校园网络环境奠定了基础条件。当前，高校校园网络环境已较为完善，校园网为档案信息资源提供了平台，可以在校园网中发布相应的档案信息，用户则可以通过该平台获取相关的档案资料。其二，技术成熟，人才资源较好。高校教职员工与管理层等，均具备了一定的计算机技能，不仅为档案信息网络化建设提供了一定的人才基础，而且还为信息网络化应用奠定了基础。其三，高校已开展了一定的档案自动化建设，并获得了一定成果。如设计了计算机管理系统，依托计算机实现了档案收集、整理、编目与检索等功能，为档案管理信息网络化发展与完善提供了一定基础。此外，高校作为科研的重要领域，在科研与教学过程中会产生大量的档案信息，通过计算机管理系统，则可以生成数字化档案信息，为高校档案管理信息网络化发展提供了必要的资源。

三、高校档案管理信息网络化实现路径分析

1. 提高相关基础设备水平。建设高校档案管理信息网络化，需要配置相关的人员与设备，这些都离不开充分的资金支持。基于此，要求高校高度重视高校档案管理信息网络建设问题，并针对该项目增加经费投入。以高校现有的网络与数据库为基础条件，开展面向公众社会的服务，并将服务效益的部分投入到网络化建设之中。就网络化实现的基础设备而言，主要以计算机、服务器与扫描仪为主，此外，还需要配置复印机、打印机、摄像机与传真机等设备。基础设备的完善程度，直接关系着档案管理信息网络功能的表现。虽然在建设初期，学校需要投入一定的经费，带来运营成本，但随着管理信息网络化功能实现，其会带来相应的效益。为此，高校应做好经费安排，推动其网络化建设。

2. 推动高校档案信息资源化建设。高校档案管理信息网络化建设，需要关注档案信息数字化问题。档案信息数字化并非简单的应用设备数字化，或安装运行软件，其属于一个完整的系统。在档案信息数字化过程中，需要应用数字化存储技术，以时间与类别为基准，进行档案信息数字化归类与处理。在数据库中，构建相关数字信息资源库，并负责文件、视频、图形图像与相关资料的存储。以高校相关档案资源为对象，应用相关技术进行数字化处理。一般而言，为提高信息资源利用效率与水平，多会选择应用数据挖掘技术，挖掘出信息内隐藏的不容易被发现却十分有价值的信息，并为高校各项工作的开展提供相应的参考或依据。档案信息资源化，是档案信息共享与服务功能实现的主要路径。基于此，需要工作人员做好档案收集工作。考虑到当前办公所产生的电子文件较多等情况，未来应以电子文件信息收集为主。

3. 实现高校档案数字化检索。数字化检索功能，是档案管理信息网络的重要属性特征。为实现该功能，需要关注文件制作与检索工具编制问题。在文件制作过程中，需要应用规范格式，将文件内容的检索字节固定下来，这些内容主要表现为文件题名、文号、作者与时间等，还需要增加档案管理的编号信息，从而为编制检索提供帮助，通过编制检索，构成信息检索工具。高校可以通过配置高性能服务器来承担档案信息存储与管理工作，通过校园网来提供数字化检索服务。

4. 强化高校档案管理应用系统建设。进行高校档案管理应用系统开发与设计，从而为档案管理信息网络化功能实现提供支撑。借助应用系统，可以在线实现档案管理相关工作，如网上归档等。在进行档案网站构建的过程中，还需要依照计划，合理填充网站内容与资源，上传开放档案目录。用户可以通过网络对档案网站进行资源访问，从而获得所需要的信息。

5. 做好高校档案信息编研工作，提高服务质量。就传统档案管理而言，其工作的重心具体为人工整理档案与保管档案，但在档案管理信息网络化建设中，需要调整档案管理工作的重心，即以档案信息为对象，加强信息挖掘、信息重组与创新，并依据用户实际需要，提供动态的信息资源。为充分做好档案信息编研工作，档案管理人员需要切实做好市场调查，并深入分析高校教学与科研的重点，捕捉社会热点信息，依据当前条件与实际，合理设定档案资源编研主题，推出具备超前性、学术性与针对性的信息产品，并实现高校档案管理信息网络化建设的综合效益。

此外，在高校档案管理信息网络化建设过程中，还需要关注网络保护问题，做好档案信息保密工作。如可采取数据加密与身份认证等技术，并应用备份机制，以切实保障档案信息的安全性与完整性。

高校档案管理信息网络化建设，符合信息化时代的内在要求，符合高校信息资源开发与利用的目标，且通过档案信息开发，可以为高校科研、教学与管理等提供相应的信息资源，为高校发展提供驱动力。基于多个维度，分析与思考了档案管理信息网络化的必要性与意义，在分析其可行性的基础上，对档案管理信息网络化的实现路径进行了思考。通过这些具备操作性的策略，解决档案信息安全问题，能够切实提高档案信息利用价值，实现其综合效益。

[1]芦利萍.信息网络化与高校档案管理创新[J].中国管理信息化, 2016（16）：179-180.

[2]蔡雪,韩莹.数字环境下高校档案管理工作探析[J].兰台世界, 2013（35）：66-67.

[3]周莉文.高校档案管理信息网络化建设探究[J].科技信息,2012（17）：205.

[4]李勤姣,王凤秀.基于高校档案管理工作中信息化、网络化的探索[J].科技传播,2014（18）：211-212.

[5]郑纪达.高校档案管理信息网络化建设存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014（01）：104.

★作者李鸿为广西科技大学医学院办公室档案管理员，研究方向为档案管理。

G270.7

A

2016-11-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.21