新时期高校档案管理人员职业素养教育和培养研究

梁伟杰

（钦州学院 钦州 535011）

新时期高校档案管理人员职业素养教育和培养研究

梁伟杰

（钦州学院 钦州 535011）

良好的人格是人生成长和事业发展的基础。档案管理人员的人格教育对档案信息资源建设至关重要。本文阐述高校档案管理人员人格的内涵和作用，针对其中人格教育缺失的现状和存在的问题，提出加强对高校档案管理人员职业道德和信息素养能力的培养，增强职业的自信心，消除消极倦怠情绪，提高专业技能，以此促进高校档案管理事业的发展。

档案管理 人格教育 职业素养

现代高等教育提倡人的全面发展。人格即个性，它彰显了人的性格特征，也是人际关系形成的关键。传统档案管理具有一定局限性，对从事档案管理工作的人员的职业素养也有特殊的要求。高校档案文献信息资源管理，是高校教育管理的重要内容之一。为了充分发挥高校档案信息资源的价值，提高高校档案信息资源管理的效能，针对高校档案管理人员职业素养教育滞后的相关问题进行探讨，以期探索一些提升高校档案管理人员素养和管理水平的途径。

一、档案管理人员人格教育的内涵与作用

1. 档案管理人员人格教育的内涵。人格是一个含义非常广泛而所指极少且有高度特性的抽象概念，其词源是拉丁文的persona，即“面具”，在现代汉语中叫mask,从心理来说是指人的性格、气质、能力等特征的总和，比如“完善的人格”、“人格健全”；从社会道德来讲是指个人的道德品质，比如“高尚人格”、“美好的人格品质”[1]。总的来说，人格是通过个体的性格、气质、能力特征所表现出来的人的个体尊严、价值、道德品质的总和[1]。人格的内涵包括心理素质、思维方式、个性行为特征，其外延则是受外界影响而形成的个人形象和对他人的影响力。

当今社会竞争日益激烈，种种迹象表明，与其说是人才的竞争，不如说是人的素质高低的较量。高校是培养和造就高素质人才的摇篮，主要责任就是培养更多具备良好道德品质、优秀人格的大学生为社会服务。人格教育是一项综合性系统工程，也是高校档案管理人员职业道德教育的重要组成部分。良好的人格魅力体现为爱岗敬业、感知敏锐、积极进取，有创新意识，善于控制和支配情绪，并具有勇于担当的精神。

2. 档案管理人员人格教育的作用。在信息公开、资源共享的环境下，档案管理人员不仅要为用户提供档案文献资源等实体资源，而且还应为用户营造一个良好的资源共享空间。本着“用户第一，服务至上”的服务宗旨，在恪守档案保密条例的基础上，让用户平等享有档案文献资源共享的权利，档案管理人员进行人格教育的作用有如下四个方面。

（1）有利于形成和谐的工作心理氛围。高校档案管理员要取得高校师生的信赖，就必须树立良好的道德观和职业威信。因此，独特的个人能力和人格魅力尤为重要。在服务工作中开展人性化服务是颇具远见卓识的有效方式，也是提高服务质量的根本保证。如果档案管理人员置身于和谐、轻松、愉快的文化氛围当中，他的身心是愉悦的，他的人格也势必被感染，变得开朗、积极向上，其健康人格在工作中能制造出一种和谐与温馨的气氛，工作轻松无比。相反，人格不健全的管理人员往往会给工作环境造成一种紧张和压抑感，同事之间关系紧张，工作效率不高，甚至工作失误等；工作消极怠慢、服务态度不佳，波动更大，影响面广，不利于管理工作的开展。

（2）有利于建立友好的管理人员与用户的关系。高校档案管理者良好的专业素质具有能充分发挥档案信息资源价值的作用，作为具备高度责任感和无私奉献的群体，管理人员在认真履行好岗位职责的过程中，不断探索和总结，有的放矢地寻找满足用户信息需求的服务方法，这种积极的、有亲和力和凝聚力的人格魅力，可以调动管理人员为用户服务的主动性和创造性，用自己积极、热情、包容、理解和健康的心态赢得用户的尊重和爱戴，潜移默化地以自己良好的人格魅力影响读者，无形中建立了管理人员与用户之间的友好关系。

（3）有利于管理人员健康人格的形成与完善。从根本上来说，具有什么样的人格，取决于他接受的教育，受外界文化环境和生活环境的影响，外界因素铸就了他拥有的文化内涵。高校档案管理人员大多受过高等教育，他们的一个微笑，一个和蔼的目光，用户耳濡目染能感受到管理人员的行为作风、求知精神、处事方式、气质等特征。管理人员人格赋予其良好的心态、坚强的意志力、勇于向前的进取心，以自己积极的生活和工作态度对待枯燥、单调的工作。

（4）有利于管理人员对档案管理事业的认同感和自豪感。档案管理员的人格是照亮自己事业前进的明灯。热爱档案管理事业就会有一种积极饱满的工作热情、开拓进取的工作态度，并会因此取得出色的成果和业绩，而这样的业绩又使得档案管理员在工作中得到认可，反过来使档案管理员在工作中得到快乐和满足感，对其工作又起到促进作用，从而形成良性循环。管理人员保持良好的心态和人格，面对困难，也能泰然处之，正确地认识自己，冷静地反思自己，寻找自身的不足，鼓足信心和勇气，不断增强前进的动力，进而增强对档案管理事业的信心。

二、档案管理人员的职业心态分析

1. 档案管理人员的从业身心现状述描。档案管理工作涉及材料的收集、整理、修缮、归档等烦琐程序，档案管理人员年复一年、日复一日地从事相同的工作环节，面对这种单调繁杂的事务性工作，容易产生职业倦怠的情绪，结果导致的症状有：（1）一定工作压力下导致慢性疲劳综合征，尤其是长期从事档案管理和研究人员，与外界沟通较少，性格内向，精神抑郁，容易出现偏头痛、失眠、健忘等症状，注意力容易受外界影响。（2）整理、归纳档案的过程中，呼吸道、皮肤过敏等疾病成为众多档案管理者的职业病，长此以往，机体免疫力下降，身体势必处于亚健康状态[2]。（3）心理承受能力降低。面对机械重复的工作，档案管理人员往往缺乏成就感和敬业精神，认为得过且过也不失为一种生活常态，没有必要进行更高、更远的人生目标规划，甚至会忽视自我价值实现的意义，一旦工作中遇到困惑或不如意时，就会显露烦躁、沮丧、绝望等不良情绪，从而产生对职业价值观的扭曲理解。（4）当职业倦怠情绪发展到一定程度，会对社会角色定位产生矛盾心理，比如不愿意参与集体活动，自我封闭地对待周围的事物，也无法很好地处理与外界的人际关系，悲观、消极、戾气十足地对待生活。总之，职业倦怠情绪弥漫的环境下，不但降低档案部门的服务效能，还有可能使档案部门成“人才洼地”。

2. 档案管理人员的职业倦怠心理成因。造成档案管理人员职业倦怠心理的主要原因有几个方面：（1）个人的期望值与社会满足之间存在差距。诚然，档案管理人员对生活、事业有自身的人生目标和追求，也很希望实现自己的人生价值，得到社会的认可，成就一番事业，然而，现实中档案管理者的个性需求、社会满足度，往往与期望值相距甚远，从而很容易造成巨大的心理反差，许多满腹才华的人屈居在枯燥乏味、单调机械的工作中消磨时光，时间长了必会导致档案管理的工作热情和积极进取的激情衰减，工作质量和效率也自然会降低。（2）社会环境形成的隐形压力。每个人都与社会存在千丝万缕的联系，档案管理人员也不例外，同样需要履行社会赋予的责任的同时，面临来自多方面的压力，比如新时期用户对档案管理与服务的新要求，档案管理人员如何更好地满足社会的需要问题，各方面的压力令他们无所适从，时间一长将导致对本职工作缺乏自信心。（3）人事制度的深化改革，无疑也给档案管理人员带来巨大的压力，档案工作对从业人员的业务能力和综合素质要求越来越高，由此档案管理人员对自身从事的工作的不安全感和失落感也增强，影响着他们对事业追求的决心。

3. 档案管理人员的人格教育存在的主要问题。有研究表明，职业倦怠是人们工作中不适应情绪突出的人格表征。因受外界偏见的影响，档案管理员的社会地位被忽略，以至存在一些管理人员对自身职业使命感认识不足，成就感低落和情绪倦怠的现象，高校档案管理工作中也不乏有馆员因工作中的愤怒、沮丧、失望等原因形成情绪不稳定的神经质人格，工作热情不高，消极怠工等，管理人员对档案管理事业的认同感、职业的自豪感和使命感缺乏理解，管理人员的专业素质和业务能力长期在低层次、低水平中徘徊，不仅不利于档案文献资源建设，也制约高校档案信息资源现代化的建设[3]。

（1）职业道德修养不高，人格教育缺失。高校档案管理员是高校档案管理工作的主力军,其职业道德是高校档案信息资源管理质量的保障，但目前管理人员队伍呈现老龄化和引进三高人才家属居多现象。这样的管理人员队伍缺乏管理方面的职业道德教育,职业道德修养不高，缺乏对职业价值的追求精神，得过且过，主动服务意识淡薄，人格教育不到位，职业道德修养不高，一时间很难适应信息公开背景下高校档案管理员德才兼备的高要求，也不利于高校档案信息资源数字化建设。

（2）专业素质偏低，产生倦怠情绪。由于缺乏档案管理专业背景，档案管理学专业人才奇缺，出现专业素质偏低、专业技能低下的现象。随着高校办学规模不断扩大，档案信息收藏、整理、保存的业务范围、服务方式也日益增多，要求管理人员朝着复合型人才方向发展，既要有档案的专业知识，清楚自己所从事的档案管理事业的要求、规律和特点，提高自己的工作效率，以适应新时期高校档案管理工作各项具体业务工作的基本需要，然而因为专业知识水平低下，专业技能不足，难以拥有对高校档案管理事业的自豪感，无法适应高校转型发展需要，制约着档案信息服务水平的提高。

（3）信息素质能力不强，缺乏对职业的自信心。高校档案资源服务工作是传统化的，管理人员队伍建设不受高校重视，档案馆成了高校“老弱病残”收容所，人员流动性强，管理人员信息素养能力普遍不强，对信息化认识不足，缺乏应有的信息处理技能和信息安全保护意识，只会利用传统的手段对档案文献资源进行整理、归纳，却不能很好地利用现代信息技术进行数字化加工、整合，安于现状，缺乏危机意识，缺乏对档案管理事业的自信心，这些不良心态势必影响档案管理工作朝着积极向上的方向发展，同样影响高校档案文献资源向信息资源共建共享的发展。

（4）服务水平不高，不能引发对职业的认同感。档案文献资源是为满足用户信息获取、决策管理等方面需求，涉及档案文献资源管理的服务理念、服务方式和服务特色。高校档案管理人员存在着馆员服务理念落后、服务意识淡薄，“用户第一，服务至上”的宗旨徒有虚名，但没有真正付诸实践，成了形式化；服务方式单一、封闭和被动；没有很好地开发和利用档案文献资源。伴随着高校的转型发展，高校档案文献资源也面临着新的挑战，档案资源的整合与利用也需要不断改进方式方法，高校档案管理人员对档案资源的开发和利用价值认识不足，甚至于错误地理解，势必会影响高校档案管理人员对高校档案管理事业的价值认识，管理人员的心理就容易气馁，甚至对档案管理职业萌发厌烦，档案管理事业的使命感就无法被认同。

三、档案管理人员的人格教育培养途径

1. 增强职业自信心，消除从业的畏难情绪。高校档案管理与服务的根本宗旨是“用户第一，服务至上”。为了贯彻这一宗旨，馆员要提高自身的专业素养，关注高校管理工作的需求，竭尽全力地服务于高校管理和决策。用户是档案管理工作的服务对象，主动了解高校教育改革与高校管理工作的形势，改进服务方式，由单一、封闭和被动走向多样、开放和主动，针对高校转型发展变革的需求采取转型期咨询服务——“信息专家”“电脑专家”等主动式网络在线服务，以档案数字信息资源最大限度地满足高校教育管理的要求。高校档案管理人员要客观认识和评价自我的社会价值，提高自我的认知能力，合理定位自身在高校教育管理与档案管理中的社会角色，遇到工作中的挫折和困难时，勇敢面对，积极进取，终究会开创自己事业的一片新天地。

2. 加强职业道德修养，提高自我价值认同感。据调查，情绪衰歇也是高校档案管理人员工作倦怠的主要表现之一[4]，可见，有效的情绪管理对缓解馆员的工作压力，释放或解除不良情绪，正确认识档案管理事业的归宿感和成就感，形成良好的人格是至关重要的。档案管理职业道德是从事档案工作的人们在工作中行为规范的总和。它既为了很好地履行本行业的社会职责而对档案管理从业人员提出特殊的道德要求，也是社会道德通过档案管理工作在个人身上的具体化，突出的是档案管理人员个人的道德义务与责任。

高校档案管理人员来自于不同的文化背景，专业水平参差不齐，人格各异，为了与高校教育管理协同发展，加强高校档案管理人员的职业道德修养：一是恰当运用典型事件、典型人物来启迪、激发和引导管理人员的道德意识，创造管理人员在档案管理工作中陶冶道德情感、实现道德信念的环境；二是加强道德教育，强化道德意识，使之深刻认识道德在高校档案管理高校教育管理和转型发展建设中的重要地位和作用；三是要给管理人员普及法律知识及伦理知识，做到严于剖析自己，认真向革命前辈、英雄和优秀先进学习，善于总结经验，不断进步[5]。倡导“以人为本”的人性化管理制度，把彼此之间不良的、消极的情绪消除在萌芽状态。与此同时，注重对读者和馆员的心理健康教育、学习和训练，也把压力管理和危机管理纳入到管理人员的信息素养教育当中，以便提高他们对信息服务工作中出现问题的应变能力，这样在档案管理工作中践行该思想，真正做到躬行实践、知行统一，让高校档案管理人员在不断的学习中获得乐趣，提升自我价值。

3. 加强人格教育和心理健康疏导，培养良好的从业责任心。适时加强对高校档案管理人员的心理健康辅导教育，举办一些职业心理健康讲座，同时了解高校档案管理人员的职业倦怠心理来源，有针对性地采取适当的辅助心理疗法，缓解档案管理人员的心理压力和职业紧迫感，帮助他们解开心理症结，如对心理压抑、负面情绪反应较大的管理人员，采取一对一、结对子的心理辅助，疏导和排解他们因工作带来的消极心理，使他们能认识到职业倦怠情绪和心理带来的危害，尽快从困惑中解脱出来，以积极的心态投入到档案管理工作中去。

4. 加强绩效管理，提高专业素养能力。绩效管理是企业组织进行规范化管理的一种考核机制，在高校档案管理工作中，绩效管理同样适用。它可以激励工作者提高自身的工作能力和业务素质，从而达到预期的目标。面临高校档案管理人员出现职业倦怠的局面，同样可以采取绩效管理考核的办法，通过绩效管理系统进行测评的办法，把管理人员的工作数量和质量都纳入到绩效工资考核范畴，工作完成得好的奖励，工作完成得不好的惩罚，真正体现奖勤罚懒，从而调动管理人员的工作积极性、主动性和创造性。与此同时，设定短期和长期目标激励机制、职称评聘分开、建立绩效反馈机制等一系列措施，提高管理人员的工作热情，树立对档案管理事业执着追求的归属感和成就感，促进高校档案管理事业的不断向前发展。

信息公开、资源共享的新时期，高校档案管理工作是高校教育管理工作中的重要内容之一。高校档案管理人员的人格教育缺失，自我职业价值认同感、使命感认识不足，是档案管理工作中出现职业倦怠心理和职业归属感不强的主要原因。消除档案管理人员情绪不稳的人格缺陷和性格障碍，不仅有利于增强档案管理人员从业的信心，也能有效地纠正对档案管理人员自我价值无法实现途径的错误认识。现代高校飞速发展对高校档案管理人员来说，既是机遇，也是挑战，加强对管理人员人格教育，培养他们对档案管理事业的认同感和使命感，不仅可有效地预防和缓解管理人员的工作倦怠情绪，而且能提高档案文献资源管理的效能，使高校档案信息资源管理朝着更规范、科学的方向前进。

[1]罗晓明人格本位[M].上海：上海文化出版社,2006：5-6,8.

[2]林佩云.浅析档案管理工作人员的倦怠心理调整[J].科技与企业,2016（1）：61,63.

[3]李桥珍,陆浩东.论转型发展背景下地方本科院校图书馆员的人格培养[J].情报探索，2017（1）.

[4]刘方方.图书馆员的人格及应对方式对其工作倦怠影响的调查与分析[J].图书情报工作,2010（5）：60-63.

[5]王惠君，荀昌荣.图书馆文化论[M].湖南：湖南大学出版社，2004：308.

★本文系广西高校社科项目“广西高校档案以人为本管理研究”（批准号：SK13LX425）研究成果之一。

G271.6

A

2016-12-20

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.12

梁伟杰，钦州学院人事处副处长，馆员，主要研究方向为档案学管理。