关于事业单位档案管理创新的思考

关钰千 内蒙古通辽市中心血站

关于事业单位档案管理创新的思考

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随着社会的飞速发展，市场经济体制逐步完善，档案管理工作也在不断的发展，作为事业单位的管理过程中的一个重要的组成部分，档案的管理必须以现阶段新时期的发展作为引导和基础，要正确认识档案的管理发展方式，要创新档案的数据管理，信息管理，实现档案事业的可持续发展。

事业单位 档案管理 创新

在我国庞大的社会行政体系里，事业单位是其中的主要组成部分，也是我国行政职能得以落实的重要机构。而在事业单位整体的运营过程中，档案管理作为服务于事业管理的重要工作具有特殊的意义，并且，当下传统的档案管理已然不能够满足事业单位的实际需求，档案管理创新改革势在必行，这也是摆在每个事业单位面前重要的任务之一。本文主要就事业单位档案管理过程中存在的问题进行分析研究，尝试探索事业单位档案管理的创新思路。

一、事业单位档案管理重要性

一直以来，没有认清档案工作的重要性是行政事业单位的工作人员，从单位领导到职工本人普遍存在的现象。对于单位领导来说，因为档案工作是幕后工作，不能为单位产生直接的经济效益，而且在年度和任期考核中，上级领导也没有考虑把档案工作纳入其中，导致领导不重视档案管理的工作，缺乏强有力的监督，特别是在档案管理中需要的配备、硬件设施的投入，还有档案日常管理等方面。再有就是档案管理工作人员自身的问题。档案管理不仅能够保证整个行政事业单位协调、有序、高效的运行，更重要的是对单位自身的科学发展、社会精神文明的建设、人民群众正当权益的维护都有着重要的作用。当前随着改革的不断深入，事业单位档案管理原本存在的不足，慢慢的显现出来。事业单位的档案管理对于事业单位的发展和全社会的信息服务有着非常重要的作用，因此，相关的管理人员要提高认识，完善职责，培养专业的档案管理人员，在内部建立现代化的档案管理体系，提高档案管理的效率。

二、目前事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理工作整体发展不均衡

各个事业单位中档案的管理水平有着很大的差距，发展水平参差不齐，而且有个别的单位档案管理工作严重滞后。甚至有些单位将重要的档案资料存放在部门或是个人的手中，没有集中的管理，进而直接的影响到了档案材料的安全和齐全的整理，还有些单位的档案保存的方法手段较老化、方法较陈旧等问题，与新形势下单位档案的发展存在很大的不协调之处，而且档案管理中没有及时的采取相应的解决办法和措施，并且档案的深度开发力度不够，大多数的单位在档案的管理上还是只停留在简单的查阅利用这一方式上。

（二）单位档案的基础管理不扎实

近年来，有很多的单位档案管理基础性的管理工作不扎实，缺乏具体的工作流程、标准规范和管理的制度等。在体系的建立上不够系统，缺少专门、统一且高效的管理体系。其中一些事业单位的民生档案和民生档案较为分散，有些存放在下属的业务单位，而没有向综合的档案室移交管理，所以导致档案的完整安全管理没有根本性的保证。

（三）单位档案管理人员不专业

事业单位档案管理人员缺乏专业的知识和工作经验是很普遍的现象，而在另一方面，档案管理工作人员还存在不固定的现象，有些经常的变动或调整，档案管理人员的工作技能和业务水平还有待进一步的提高。所以档案管理工作的稳定性和连续性以及准确性受到严重的影响，这一状况也是制约事业单位档案管理进一步发展的重要原因。

三、事业单位档案管理创新办法

（一）建立健全档案管理制度

事业单位的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，事业单位档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束员工也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，事业单位中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

（二）提高档案管理人员的素质和能力。档案管理人员的素质能力直接关系到档案管理工作能否顺利开展，所以要努力提高档案管理人员的素质和能力。由于档案管理是一项综合性非常强的工作，对管理人员的要求也比较高，档案管理人员要具有丰富的档案管理知识和技能。事业单位要定期组织管理人员进行教育培训。提高他们的档案管理知识和技能，提高计算机技术和能力。同时要具备较高的职业道德。树立档案管理意识，认真、负责地开展工作，确保档案管理工作的质量。

（三）开展信息化建设，提高档案管理工作质量

随着现代科学技术的飞速发展，计算机技术得到了广泛的应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。事业单位档案管理工作的创新需要最大限度地发挥档案资源，提高管理效率，采用科学的管理办法可以满足新时期社会的需求。首先，事业单位必须利用互联网高速的信息传递功能，实现各级事业单位档案信息的准确与高效传递，保证信息的时效性；然后利用计算机、扫描仪等现代设备，将事业单位的档案信息录入电脑，并对信息进行技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，将档案资料数字化；最后充分利用网络技术进行档案管理创新，构建档案管理数据库系统，为社会各界提供高效的档案信息服务，实现档案资源的共享，提高档案资源的利用率，提高事业单位档案管理工作的质量。

（四）加强档案管理保密工作

在事业单位的档案管理过程中，保密工作是我们必须要实行的一项工作，要求我们在库房建造和选址过程中必须要严格按照我国相关规定来进行建造，做到办公室和库房分开建造，阅览室和库房分开建造，库房门窗必须要进行加固，这样能够在一定程度上防止盗窃行为的发生，在库房的管理方面，我们要派遣专门的负责人员进行看管，那些与档案管理无关紧要的人员必须要禁止其进入，最后，我们要对库房管理人员进行培训，使他们能够正确的对保密档案和保管档案进行区分，如果保密档案泄露出去，一定会对国家利益和安全造成严重的危害，因此，笔者认为，在事业单位档案管理工作中，加强档案管理的保密工作是十分必要的。

（五）加强档案管理工作的电子信息化

随着电子科技的快速发展，利用电子计算机进行系统的档案管理工作势在必行，这种高效、准确、快速的管理模式必将为人们提供高质量的档案服务。为了进一步提高档案管理工作的电子信息化水平，作为档案管理人员要探索建立电子档案管理的新途径，充分利用网络形成开放式的共享资源平台，逐步实现全国联网或区域联网的公共档案管理系统和人事档案信息查询系统，以提高档案管理工作的现代化水平。

我们要从观念上更新对事业单位档案管理工作的认识，逐步建立健全档案管理的规章制度，不断研究和探索快捷、高效的现代化档案管理模式，就能够将事业单位的档案管理工作水平适应新形势下的新要求，实现档案管理工作的跨越式发展，使档案管理在实际工作中发挥其应有的重要作用。

四、创新中要适应社会形势的变化

提供服务和材料是档案管理工作最基本也是最直接的社会作用，而要想提供更好的社会服务，就需要创新档案管理的服务方式、内容和手段。谈到创新服务的方式，首先要做的就是使档案管理工作由被动服务转变为主动服务，并在此基础上提高事业单位档案的参考价值和利用价值，把死的资料变成活的资源。另一方面，在服务内容上的创新，便是实现工作重心从数量的服务向质量的服务的转移。档案的工作人员不应该只局限于将收集档案，而是要将自身的潜能进行充分的挖掘，不断的完善并创新事业单位档案管理的服务内容，加大档案的编研工作的力度，使得档案资源的作用得到充分的发挥。

五、结语

总之，档案管理是事业单位发展中的重要工作，对事业单位的发展影响重大，对社会发展的影响同样不可忽略。事业单位必须重视档案管理工作的开展，并且需要在工作实践中寻求创新，提高档案管理工作的现代化水平，使其在现代社会的发展竞争中更加适应。并且，加强事业单位领导及员工的积极贡献，将档案管理工作做好，促进我国社会经济的繁荣与发展。

[1]贾俊英.新时期加强事业单位档案管理浅议[J].档案学研究，2012（12）：75-76.

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）：88.

[3]杨敏华.事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施[J].科技风，2013（12）：89.