工程项目管理中电子文件管理的探讨

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限责任公司； 2.成都九洲迪飞科技有限责任公司

工程项目管理中电子文件管理的探讨

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限责任公司； 2.成都九洲迪飞科技有限责任公司

电子文件管理属于工程项目管理的重要组成，其直接影响着工程的完整竣工，基于此，本文就工程项目管理中电子文件管理存在的问题展开分析，并围绕建立健全电子文件归档制度、充分利用综合办公信息管理系统、建立完善的电子文件利用制度、加强电子文件流程管理四方面提升电子文件管理的策略进行了详细论述，希望由此能够为相关业内人士带来一定启发。

工程项目管理 电子文件 归档制度

前言

随着科学技术的快速发展，电子文件在工程项目管理中所占据的地位日渐提升，但在笔者的实际调查中发现，我国当下很多工程项目管理中的电子文件管理往往存在着多方面问题，而为了设法解决相关问题并提升电子文件的效用，正是本文就工程项目管理中电子文件管理展开具体研究的原因所在。

一、工程项目管理中电子文件管理存在的问题

（一）电子文件归档不齐

电子文件归档不齐问题在工程项目管理中较为常见，很多设计与建设周期较长的工程往往较为频繁出现该问题，这主要是由于设计等图纸反复修改往往导致电子文件的归档不及时，设计等人员未按照规定充分利用信息系统也与该问题的出现存在较强关联，由此引发的原始CAD电子图大量流失往往会对工程项目建设带来较为负面影响[1]。

（二）手工方法处理电子文件

虽然电子文件管理信息系统在我国已经实现了初步普及，但很多系统天然存在的缺陷，往往使得管理人员仍旧使用手工方法进行电子文件的处理，设计图纸的拆分、标识、编目、分类、鉴定等环节的完全手工化便是该问题的直观展现，电子文件的准确性、完整性、有效性、安全性很容易因此受到较为严重的威胁。

（三）电子文件有效利用率低

虽然电子文件已经成为工程项目的重要组成部分，但很多工程人员仍旧存在着过分依赖纸质文件的问题，这就使得电子文件管理信息系统的查询、在线浏览、下载等功能形同虚设，这对于系统的利用与工程项目施工的开展都将带来较为负面影响。

（四）电子文件失真、泄密

电子文件本身具备易改、易复制等特性，而这些特性就使得电子文件在管理中很容易出现失真、泄密等问题，电子文件鉴定环节、电子文件利用制度等方面存在不足往往与该问题存在较强联系。

二、提升工程项目管理中电子文件管理水平的策略

（一）建立健全电子文件归档制度

为了根除工程项目管理中存在的电子文件归档不齐问题，电子文件归档制度的建立与健全必须得到重视，该制度需要实现电子文件归档时间、范围、格式、路径等要求的明确，并真正将电子文件归档与日常工作实现融合，而为了最大化电子文件归档制度效用发挥，相关单位与企业还需要做好该制度的宣传工作，并将电子文件归档制度与新员工岗前教育实现深入融合，这样电子文件归档的重要性就能够真正贯彻于各个角落，工程项目管理中的电子文件归档管理水平由此就将实现大幅提升[2]。

（二）充分利用综合办公信息管理系统

综合办公管理信息系统早已在我国大部分企业与单位实现了普及，而如果能够将电子文件管理与该系统实现深入一定融合，工程项目管理与电子文件管理联系紧密性就将大大提升，而为了能够真正根除手工处理电子文件带来的负面影响，企业与单位还需要同时加强自身电子文件管理系统的完善，由此实现电子文件管理系统与办公信息管理系统的充分结合、甚至融合，工程项目中的来往文件、设计成果、设计修改通知单等电子文件内容的管理水平就将实现大幅度提升。值得注意的是，通过信息系统支持实现的电子文件审核与归档还将实现其原始性与安全性提升，工程项目建设由此就将获得较为有力的支持。

（三）建立完善的电子文件利用制度

结合工程项目管理中电子文件利用程度较低的现状，电子文件利用制度的建立与完善必须得到重视，只有保证电子文件的借阅、浏览、下载的规范化，电子文件的利用率与安全性才能够得到较好保障。在电子文件利用制度中，下载的申请需要通过多层审批，并设置好本机浏览的规定天数，同时还需要保证下载文件数据的自动失效、无法打印与复制，工程项目管理中电子文件管理的效率由此就将得到妥善保障。

（四）加强电子文件流程管理

在电子文件失真、泄密问题的解决中，电子文件流程管理的加强必须得到重视，这里的流程管理必须考虑电子文件原件难以区分、容易被修改等特点，并通过完善的流程管理制度建设保证电子文件的历史凭证价值与原始性，实现纸质文件管理与电子文件管理的有机结合属于不错的选择，双轨归档就将真正保证电子文件的法律效力与真实性。

三、结论

综上所述，我国当下工程项目管理中的电子文件管理现状不容乐观。而在此基础上，笔者围绕电子文件归档不齐、手工方法处理电子文件、电子文件有效利用率低、电子文件失真与泄密四方面问题提出的针对性解决措施，则直观证明了研究价值。因此，在具体的工程项目电力文件管理中，本文便具备较高参考价值。

[1]赵海琼,李贵富.工程项目管理中电子文件管理的探讨[J].电子测试,2015,02：129-131.

[2]周敏,陈秀芬.建设工程电子文件管理的实践与探讨[J].档案与建设,2013,09：67-68.