“五大发展理念”下的高校档案信息化建设探析

陈清钦

（集美大学诚毅学院厦门361021）

“五大发展理念”下的高校档案信息化建设探析

陈清钦

（集美大学诚毅学院厦门361021）

高校档案信息化建设是社会进步和高校事业发展的必然要求。但高校在推进档案信息化建设的过程中，受到了人才队伍素质、档案资源数字化数量和质量、档案管理信息系统开发、经费投入等因素的影响，进展缓慢，效果不佳。新时期，推进高校档案信息化建设，必须以“五大发展理念”为指导，加快完成信息化建设任务，为社会和高校事业发展服务。

五大发展理念高校档案信息化建设

2008年，教育部联合国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》（第27号令），明确指出：高等学校要从经费、机构、硬件和技术上推进档案信息化建设。但九年来，高校档案信息化建设仍处于初级发展阶段，仍然面临着创新水平不高，统筹协调不均，绿色成分不足，开放视野不广，共享利用不全的局面。新形势下，高校档案信息化建设如何利用新理念、新思想、新战略，将党的十八届五中全会提出的“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念，作为推动高校档案信息化快速、健康发展的思想武器，这是高校档案工作亟待解决的问题。

一、高校档案信息化建设的内容

高校档案信息化建设简单来讲，就是计算机技术、数字技术、网络技术和通信技术等信息技术在高校档案工作中的应用。其主要内容包括：高校档案信息化的基础设施建设、人才队伍建设、档案资源的数字化建设、档案管理信息系统建设、档案信息化的标准规范建设和安全体系建设等六个方面。这六个方面建设内容互相联系、互相促进，缺一不可。

二、高校档案信息化建设的必要性

高校档案信息化建设是学校发展的必然要求，是信息社会共享时代的必然趋势，是服务人民群众需求的必然选择。

1.自身困境是高校档案信息化建设的“改变”动力。高校原有档案以纸质材料为主，存在着档案查找效率低、保存条件要求高、存放空间占用大、资源唯一备份难等特点。随着高校开放办学和规范建校的不断深入，档案数量大幅增长，形式更加多样；档案库房存量暴涨，空间紧张；传统的人工管理、实物存放的管理模式已经难以适应当前高校档案事业的发展。

2.科技发展是高校档案信息化建设的“实现”动力。近年来，随着科学技术的不断发展，在“互联网+”思维和大数据背景的影响下，人们的学习、生活、工作已经与数字化、信息化、智能化密切相关。为适应新形势，众多高校大力推进数字化校园建设并取得一定的成绩，各类智慧管理信息系统得以开发并投入使用，无纸化自动化办公水平显著提高。这些成熟的外部条件为实现高校档案信息化奠定了良好的基础。

3.服务需求是高校档案信息化建设的“价值”动力。有需求才有意义，有意义才有价值，高校档案亦是如此。当下，社会和师生群体以及各级管理部门对高校档案的需求内容也越来越多，频率越来越高。高校档案要想全面提升服务能力，最大程度的体现自身的价值，需要通过信息化建设，在一定的权限内，在安全的前提下，拓展档案查询的渠道，提高档案查询的效率，为服务公众需求所用，为推动学校发展助力。

三、高校档案信息化建设面临的问题

早在2002年，国家档案局就制定了《全国档案信息化实施纲要》，并在2016年出台的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中对档案信息化建设提出了明确的任务和目标。高校作为科研和信息技术人才的聚集地，数字化校园建设已经初见成效，高校档案信息化的呼声很高，但真正推进信息化进而实现信息化的并不多，究其原因，主要面临着以下几个方面的问题。

1.档案工作队伍的素质满足不了高校档案信息化建设的要求。人的素质是高校档案信息化建设的基础。当前，许多高校对档案工作重视程度不够，认为档案馆就是“回收站”，收集、分类、存放资料，工作人员靠经验运作即可。这就造成了高校档案工作队伍整体年龄偏高，学历偏低；墨守成规偏多，改革创新偏少；单一经验型偏多，复合技术型偏少；兼职人员偏多，专职人员偏少。高校从事档案工作的人员以女性为主，本专科学历居多，工科类或者计算机专业毕业的寥寥无几，工作主体呈现出对工作的低认可度、对自我的低认同感以及对成就的低存在感。从而导致现有高校档案工作队伍基础薄弱，与信息化建设所需的“既精通档案管理专业知识，又掌握计算机专业技术的创新复合型人才”相距甚远。

2.档案资源的数字化满足不了高校档案信息化建设的需求。数字化是高校档案信息化建设的前提。档案数字化是将各种不同载体的档案信息以数字化的统一标准形式保存，其包含数字化的数量和质量两项指标。

在高校档案数字化的数量方面，每个高校都拥有大量的档案资源，如教务部门的学籍卡、试卷、毕业论文，财务部门的报销凭证，学生资助部门的困难生认定材料等。这些资源多以书面材料为主，如何把实体的档案变为虚拟的计算机数据，这就需要将书面档案进行数字化处理。但是目前许多高校的档案数字化进展相对缓慢，这主要是档案数字化缺乏专门的人力支撑和精力投入，缺少专业的设备支持和技术维护，缺乏长远的发展规划和日常的点滴推进。因此，许多高校对历史档案资源的数字化持“维持现状”的态度，不愿去触及历史遗留问题。这就造成高校档案资源的数字化数量少，比例低，高校档案信息化建设面临“难为无米之炊”的情形。

在高校档案数字化的质量方面，高校档案数字化的实施过程需要遵循统一的标准规范和制度。比如，电子档案文件的形成过程、保存格式、命名原则、标志描述等，都需要有一套系统、完整、规范、标准的管理制度，为高校档案数字化的质量保驾护航。但是，长期以来高校档案工作处于校内各部门间的“各自为政”的状况。一方面，各部门档案工作水平差距较大，弱的部门连基本的年度归档任务都完成不了，更别提按标准规范，将电子档案处理成规范的数字档案；另一方面，各部门系统繁多，如招生部门的招生系统、教务部门的学籍管理系统、学工部门的学生管理系统等，这些系统独立运作，其电子档案的执行标准和管理标准难以统一，数据的共用共享程度不高，致使档案管理信息系统难以发挥作用，也就使高校档案信息化建设面临“有米”，但依旧“无法炊”的尴尬局面。

3.档案管理信息系统的开发层次满足不了高校档案信息化建设的需要。档案管理信息系统是高校档案信息化建设的重要工具。缺少了管理信息系统，档案信息化就是一句空话。目前，大部分高校档案管理信息系统建设还不成熟，多数处于单兵作战模式，尚未实现与其它部门管理系统的有效衔接和资源共享，造成其它部门管理系统所形成的档案需要通过一定的加工和规范处理才能并入档案管理系统，同步性、时效性较差。另外，高校档案管理信息系统的开发水平参差不齐，自动化、智能化和网络化的水平不高，也就造成管理效率和服务水平难以提升。

4.经费投入情况满足不了高校档案信息化建设的需求。经费是高校档案信息化建设的重要保障。经费投入的情况，决定了硬件服务的质量和软件开发的水平，也就制约着实际工作的开展。《高等学校档案管理办法》（第27号令）明确指出：高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。就各高校对档案工作的经费投入情况而言，差距较大。一些公办或重点院校经费投入较大，但民办院校或者独立学院则举步维艰。一些院校办学多年，但档案工作依然处于“三无”阶段——无专项经费、无专职人员、无规范场地，更不用说信息化建设所需要的专业化人才建设、数字化专业设备投入以及管理信息系统开发建设等。

四、以“五大发展理念”指导高校档案信息化建设

党的十八届五中全会提出：必须牢固树立和坚持“创新、协调、绿色、开放和共享”的发展理念。“五大发展理念”关系国家发展全局，同样对档案事业发展也具有重要的指导意义。基于高校档案信息化建设的现状，高校及高校档案工作者应该要坚持以“五大发展理念”为指导，以创新突破瓶颈，以协调赢得平衡，以绿色创建可持续，以开放激发活力，以共享实现价值，积极推动高校档案信息化建设。

1.创新发展是高校档案信息化建设的永动力。创新发展理念是引领高校档案信息化建设的第一动力，更是永恒的动力。高校档案信息化建设，需要通过思维创新、制度创新、科技创新，让档案工作活起来。

（1）高校档案信息化建设需要思维创新。高校档案工作者一方面要从传统的思维模式中解放思想，充分认识信息化建设是社会各行各业发展的必然趋势，是高校档案事业发展的新机遇；另一方面，要从原有僵化的工作模式中，转变工作思路，推动高校档案以保管为主向以利用为主转变；改革管理手段，推动高校档案以人工管理为主向以智能管理为主转变；创新服务方式，推动高校档案以被动服务为主向以主动服务为主转变。

（2）高校档案信息化建设需要制度创新。高校档案信息化建设是一项系统性工程，离不开一套科学、合理的管理制度的保障。如高校档案工作人员的绩效考核制度、档案资源数字化标准规范、档案的开放和共享制度、档案信息化安全管理制度等。这些制度不仅需要在高校原有档案管理制度的基础上进行修订创新，更要结合信息化工作的实际情况创新制度，制订新规。

（3）高校档案信息化建设需要科技创新。这是高校档案信息化建设的重要推动力。当前高校档案信息化建设主要涉及计算机技术、数字技术、网络技术和通信技术，如何设计更加智能的档案信息管理系统、更加高效的数字化技术、更加便捷的查询和共享服务，关键在于科技创新。此外，随着物联网技术和移动终端的广泛应用，高校档案信息化建设可以以科技创新为依托，以满足服务为导向，着力提高信息化建设的科技水平。

2.协调发展是高校档案信息化建设的平衡力。协调发展理念是高校档案信息化建设兜底线、补短板、促发展的平衡力，是解决发展失调的关键，将全面提升高校档案信息化建设的整体水平。

（1）高校档案信息化建设需要统筹档案工作队伍的协调发展。即要建立合理的年龄梯队，形成以老带新，以新促老的和谐互动局面；要构建科学的知识结构队伍，形成档案管理专业知识与计算机专业技术通力合作的局面。

（2）高校档案信息化建设需要统筹校内各部门的协调发展。高校档案信息化建设的基础工作在于校内各个部门，因此要深入调研，科学分析，全面掌握各个部门的档案信息化工作水平。在日常工作中，巩固先进挖潜力，提升中流向前进，督促落后多用劲，使各部门的档案信息化工作平衡发展，从而增强整体实力。

（3）高校档案信息化建设需要统筹数字化数量和质量的协调发展。高校应在全面评估馆藏数量、档案价值以及大众需求的前提下，精心做好数字化建设的规划部署，制订和规范各项标准，循序渐进，统筹兼顾，分阶段、分步骤地进行，即要力争数字化的“快”和“全”，又要保证数字化的“准”和“优”，从而为信息化建设奠定基础。

3.绿色发展是高校档案信息化建设的持续力。绿色发展是高校档案信息化建设的出发点和归宿点，是构建资源节约型、环境友好型的绿色档案事业的关键。

一方面，高校档案信息化建设需要档案资源的绿色发展。即高校要努力解决档案资源的存量数字化和增量电子化问题，将更多的档案以数字化和电子化形式保存和管理，减少对纸质等资源的使用和依赖。另一方面，高校档案信息化建设需要档案利用的绿色发展。即高校档案的使用要充分融入科学技术，将档案工作与“互联网+”相结合，以更加开放和共享的利用模式，为大众提供便捷、高效的服务，从而实现档案利用的绿色发展。

4.开放发展是高校档案信息化建设的新活力。开放发展是高校档案信息化建设通力合作、推进发展的新活力，是档案信息化建设获得支持，少走弯路的关键。

一方面，高校档案信息化建设需要向内开放发展。对于一所高校来说，档案信息化建设不只是档案馆（室）的工作，需要学校所有部门群策群力，共同参与，共同合作。因此，所有部门都要秉承“主动开放”的思想，加强彼此之间的交流沟通，明确各自在档案信息化建设中的需求、要求和任务，为学校的档案信息化建设贡献力量。另一方面，高校档案信息化建设需要向外开放发展。高校档案信息化建设是一项大工程，单纯依靠某个学校或者某个部门的力量往往难以完成。因此，需要向外学习成功经验，在开放中拓展视野；甚至是以技术外包的形式购买技术服务，在开放中增强技术实力，从而使信息化建设的成果可用好用。

5.共享发展是高校档案信息化建设的生命力。共享发展是高校档案信息化建设造福社会、服务人民的价值所在，是高校档案得以存在和发展的生命力。

一方面，高校档案信息化建设需要档案资源的共享发展。档案资源是共享的基础，高校档案的信息化建设就是要以“存量数字化，增量电子化”为要求，积极创造和提供丰富的档案资源，夯实资源共享的基础。另一方面，高校档案信息化建设需要服务平台的共享发展。高校档案信息化建设需要通过系统化和网络化，搭建统一、互通、联动的档案资源共享服务平台，为公众提供便民、利民的档案利用服务，最大限度地提升档案的社会效益和经济效益。

综上所述，新时期新形势下，高校档案信息化建设是社会发展的必然要求，高校要顺应时代发展和公众需求，以“创新、协调、绿色、开放、共享”的五大发展理念为指导，完成档案信息化建设任务，为学校和社会发展提供更全面、更便捷、更高效的服务。

[1]王露.高校档案的信息化发展思考[J].兰台世界，2016（22）.

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[7]吴居善.筑牢五大发展理念提升档案事业服务经济社会发展水平[N].张掖日报，2016-06-23：003.

Analysis of University Archives Informatization Construction Under Five Major Development Concepts

Chen Qingqin
（Chengyi College of Jimei University,Xiamen 361021,China）

The informatization construction of university archives and is inevitably required by social progress and university development.But in recent years,the progress is slow and ineffective because it's affected by quality of personnel,quantity and quality of archives resources digitalization,development of archives management information system and investment of funds.In the new period,promoting the informatization construction of university archives must be guided by"five major development concepts"so that it can speed up the task of informatization construction and serve the social and the university development.

five major development concepts;university archives;informatization;construction

陈清钦，集美大学诚毅学院办公室主办职员，馆员，主要研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.14

G270.7

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2017-05-24