档案管理中云计算的应用实践分析与研究

薛晓峰

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

【教育管理】

档案管理中云计算的应用实践分析与研究

薛晓峰

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

云计算平台的构建为档案管理工作的实践优化提供了良好支持。通过研究，将档案管理中的云计算运用作为重点，总结了基本的概念问题，阐述了具体的实践运用策略，核心目的是通过档案管理工作的优化设计，促进云计算服务理念在档案管理工作中的稳定提升。

档案管理；云计算；应用实践；问题分析

“云计算”作为一种创新性的计算理念，依靠因特网中独特优势，可以实现服务型方式的创新，并为档案管理工作的项目优化提供良好支持，而且，在这种全新型档案管理工作设计的过程中，云技术资源内容的设计可以完善档案项目设计的基本标准，并通过对档案管理项目的科学性分析，完善档案管理工作基本需求，从而满足档案管理中云计算的运用理念，为各类管理资源的优化提供良好支持。

一、云计算的技术分析

(一)云计算的基本中心

在云计算技术运用的过程中，其存在着“三个中心”，分别是以数据为中心、以用户为中心、以服务为中心。对于云计算技术而言，当其运用在档案管理中时，可以进行档案信息资源的数据收集及整理，并将用户需求作为主体，为人们提供多样化的服务。在这种档案管理背景下，原有的人工查找技术逐渐被取代，而且在很大程度上节省了人们在资料查找中所消耗的时间，并在某种程度上减少了档案信息的储存空间[1]。

(二)云计算的基本特点

在云计算平台构架的过程中，其基本的特点主要体现在以下几个方面：第一，通过云计算技术的运用，可以为用户提供自助化的服务需求，通过对客户需求的信息分析，系统根据相关资料进行档案的调取；第二，提高服务的便捷度。在档案信息管理工作构建的过程中，通过云计算平台的设计，可以实现资源的有效获取，为人们提供便利性的服务。第三，资源的全面性。由于云平台数据资源存在着范围广的特点，将其运用在档案管理中，可以实现多种档案资源的及时获取。

二、档案管理中技术运用的现状分析

(一)档案管理缺乏及时性的更新

对于档案管理工作而言，由于经济形势的变化，档案管理部门在档案管理工作构建的过程中，不能及时顺应时代发展的变化，导致档案管理工作的信息化发展受到一定限制。而且，由于档案管理技术的限制，在档案数据逐渐增加的背景下，也就出现了档案资源不能及时储存及管理的现象，从而为档案信息的及时更新造成制约[2]。

(二)档案管理缺乏有效的空间

对于档案管理部门而言，一些管理者在工作中并没有认识到档案内容设计的必要性，导致档案资源管理模式大致相同，而且，在档案管理中由于缺乏有效的储存空间，造成了档案管理数据无法得到及时收集。同时，在一些档案信息储存中，由于缺乏科学性的管理机制，导致档案信息出现了重复储存的现象，这种问题的发生也就造成了档案管理空间不足的问题。

(三)档案管理服务器数据受限

对于图书馆电子数据而言，在图书馆内部服务器构建的过程中，其内容的设计主要是为了防止数据资源的流出，因此，服务器的设计需要具有保密性。但是，在现阶段一些档案管理部门在档案管理工作构建的过程中，不能及时对服务器系统进行更新，为档案的管理埋下了安全隐患，更为严重的会造成档案数据资源的丢失。

三、档案管理中云计算的应用实践

(一)构建云计算的信息化档案管理方式

首先，在档案管理信息化发展的背景下，通过云计算平台的构建，可以充分满足档案管理平台设计的科学化。由于云计算的信息化档案管理系统是由硬件设备、云平台管理系统以及档案系统所共同组成的，因此，在基础性硬件设施构建的背景下，也就可以实现网络资源中的信息交换，实现档案信息的分类、分科学保存。其次，构建数字化的档案资源整合机制。由于云计算环境的发展，在档案资源优化整合的背景下，需要针对档案管理的基本现状，进行异构服务平台的调整，通过调整实现档案管理工作的开放性处理。最后，在档案管理的过程中，也可以通过对档案管理工作的基本特点分析，构建 C/C 模式，也就是将云端(Cloud)以及客户端(Client)进行充分融合，实现服务项目的优化整合。因此可以发现，在这种云计算信息化档案管理工作构建的过程中，通过对网络资源的优化设计，可以促进档案管理工作的创新发展，满足档案项目设计的基本需求[3]。

(二)运用云计算理念提升档案服务功能

在现阶段档案管理工作构建中，信息化档案信息内容的建设得到了人们的关注，通过“云计算”档案服务平台的创建，可以实现信息资源管理的多样化发展，同时也实现了传统档案管理系统建设及技术运用的稳定创新。因此，在档案管理工作云平台构架中，也需要将档案服务作为基础，并在服务内容提升的基础上做到以下几点内容：第一，积极推进档案管理的信息化平台建设。通过大档案管理理念的提出，避免档案资源收集中信息重复运用的现象，而且也需要对档案内容进行规范处理，为档案管理工作的设计提供良好的服务支持。第二，对档案数据资源以及检索服务进行规范整理。对于相关的档案管理部门而言，在信息数据资源整合的过程中，需要将“云计算”平台作为基础，通过档案信息的储存及优化管理，进行档案内容的科学检索，提升档案内容的查找率。第三，实现对档案数据的整合及托管。在一些档案管理机构管理工作构架中，配备了专业性的档案缩微、存贮设备以及相关档案的信息储备平台，但是，在这些资源运用的过程中存在着资源未饱和的状态。因此，通过云平台的构建，可以将资源进行合理整合，并实现档案资源的统一管理，有效提升了档案管理的整体水平。

(三)运用云计算理念提升档案处理的隐私性

对于档案管理工作而言，其隐私性是档案管理工作中的重点。在云计算技术运用的同时，虽然为人们提供了一定的便利性，但是，其服务平台的构建也存在着一定的限制因素。因此，在现阶段档案管理平台构建中，需要对档案管理的隐私性进行综合性的分析，构建完善的档案隐私管理机制，促进云计算在档案管理工作中的稳定支持。对于部分的档案管理部门而言，在其管理平台构建中，需要构建专业性的隐私档案管理工具，并针对自身档案管理的装填，进行在线访问权限的设计，避免具有不良想法的用户进行档案资源的数据获取。而且，在云计算档案管理工作内容设计的过程中，也需要构架积极、可靠的档案信息管理平台，通过数据资源的系统优化，实现档案信息的合理整合，并对档案信息资源的信息化、规范化运营提供稳定支持，促进云计算背景下档案管理工作的合理完善[4]。

总而言之，伴随档案管理工作构建的优化发展，通过云计算理念的设计，可以全面提升档案资源的整理及查询能力。因此，在档案管理部门工作创新的背景下，需要及时调整原有的档案管理理念，通过“云计算”管理平台的构建，提升档案管理工作的整体效率，使人们在档案信息收集及获取的同时，实现信息化技术的运用，满足人们对档案管理的服务需求，同时也充分保证了档案资源查询中的隐私性，为档案管理工作整体职能的提升奠定良好基础，促进信息查询机制的创新发展。

[1]邹洁.基于云计算的高校档案管理模式探讨 [J].河南科技,2014(8):4.

[2]刘椿枫,才华.电力企业信息化管理中云计算的应用分析 [J].科技与创新,2014(7):140+142.

[3]黄锦丽.计算机应用于档案管理中的探讨 [J].计算机光盘软件与应用,2014(7):283+285.

[4]毕大鹏.信息化技术在高校档案管理行政中的应用研究 [J].科技传播,2016(11):130+155.

2017-03-10

薛晓峰(1978-)，男，山西临县人，吕梁教育学院馆员，研究方向：档案管理。

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1672-2086(2017)01-0051-02