人事档案电子化管理研究

罗 艳 丽

(岭南师范学院 档案馆，广东 湛江 524048)

档案是人类社会快速发展的实践活动信息载体，人事档案是各类社会组织在人力资源管理活动中的重要文件和重要凭据.人力资源开发利用需要参考利用人事档案信息，人事档案集中了人力资源相关信息，记录人力资源在入学、就业择业等方面的原始材料.各类社会组织开发利用人事档案的目的，就是秉着重视和尊重人才的理念，为各类社会组织考察、选拔和使用人才提供依据[1].如今信息技术飞速发展，电子化管理日益成为社会管理中的重要手段.目前大多数组织的人事档案都是采用电子化管理方式，人事档案电子化管理是时代发展和文明进步的需要，人事档案电子化管理科学、规范、高效、有序，可以节约各类社会组织的工作时间，提高各类社会组织的工作效率.目前，我国人事档案电子化管理水平稍滞后，人事档案管理工作人员应提高电子信息技术研究的水平，使之与日益发展的社会需求相契合，改变传统管理方式，提高人事档案的科学性[2].

1 人事档案管理工作特点

人事档案管理是各级组织发展的重要环节，对着人事档案管理提高要求，从传统模式转变为互联网模式，势必带来阵痛，但人事档案电子化管理带来的效果、效率是传统模式无法企及的，同时，人事档案电子化管理也是积极响应无纸化办公、绿色办公的号召[3].人事档案电子化管理实现了电子档案进行规范管理，按年限保存，査找方便快速.人事档案电子化管理需要管理软件的同时也需要管理好纸质档案，专利、证明、工法、技法等重要文件还是需要通过纸质档案保存.人事档案管理不规范，则不能较好地保存不同时期、不同阶段的人事资料，对组织发展和社会发展造成不良影响.因此要不断加强档案管理，提高从业人员素质和能力.

人事档案管理需按照特点和类别区分类别整理，按系统进行编制与整理，以便快速、高效、准确地査阅档案.借阅电子化档案须在人事档案管理软件中査找，借阅人需提交电子借阅申请，人事档案电子化管理借阅方式以电子档案借阅为主、纸质档案借阅为辅.人事档案电子化管理，人事工作者还可以通过电话、电脑等方式，让借阅人实实在在感受到人事档案电子化管理的各种优点.

2 人事档案电子化管理是大势所趋

人事档案电子化管理可以利用管理软件进行管理，但为了防止借阅者将资料带走，还需建立健全规范程序，如有发生泄漏人事档案机密的情况，各类社会组织将通过法律手段予以解决[4].人事档案电子化管理加强管理，电子档案管理比传统管理方便快捷安全.其中，电子信息软件对人事系统管理起到不可或缺的作用.

人事电子化档案室建设，要及时制定修正管理制度，人事电子档案移交过程注意规范保密，各级组织要加大宣贯力度，齐抓共管，坚持人事档案材料必须移交、移交人事档案必须电子化的原则，通过与外部单位协商，如政府购买服务等形式，解决人力、技术等问题，加快推进人事档案电子化建设.

人事工作者需定期进行筛选和对比人事档案材料，实时掌握人事档案借阅情况，以往人事档案调借需先由借阅人事先申请，事中登记借阅，事后还卷勾除，人事档案电子化之后省去了此类麻烦.人事档案管理软件只有指定的管理员权限用户才可以操作，人事工作者负责档案信息录入工作，为事档案电子化管理上了双“保险”.

3 当前人事档案管理工作的不足

3.1 档案的收集信息不足

目前，人事部门在收集组织内部人员的档案材料时普遍存在收集信息不足，各级社会组织领导、中高层干部的信息收集比较齐全，但同时普通员工的资料信息残缺、错漏，甚至基本信息均无，组织鉴定、考核等信息更无从谈起.造成这一原因一方面是由于在招聘时，把关不严，另一方面是在档案管理过程中没有收集相关信息.

3.2 档案资料信息更新滞后

随着社会的发展，人员流动性较大，人事档案必须及时更新.但现实中，实现人事信息更新及时准确困难重重.人事档案包含当事人籍贯、学历、学位、奖惩等信息，但随着人事异动，事物变化，它不能及时反映当事人最新的工作状况.且人事档案信息收集程度较困难，人事工作者需要较长时间进行更新，给人事档案管理带来滞后性.而这种滞后性给当事人和人事工作者带来困境，由于时间久远，补充人事信息困难.

3.3 档案资料可靠性较低

一方面，由于档案信息更新滞后带来的难题之一即补充档案信息，补充的过程中信息的真实性待考[5].另一方面，人事部门对档案资料审査力度宽松，当事人的造假资料也可能蒙混过关.这两方面就造成档案资料可靠性较低，一旦人事档案失去了真实性[6]，对当事人不负责也是对其他人的不负责的表现，在一定程度上对社会造成不良影响，影响社会公平性.

3.4 档案资料标准化建设滞后

人事档案电子化管理缺乏统一的标准和规范[7].再者，人事档案电子化管理系统软件移植到其它用户兼容性较低，不能全面实施、全范围使用，且由于各类社会组织的层级结构不一致，导致统一标准困难，使用过程中难免会出现各类问题，导致人事档案电子化管理发展难度大.社会发展日新月异，人员流动大，组织结构复杂，档案信息丢失情况增多，这些情况都阻碍了人事档案电子化管理进程.

3.5 档案资料安全性不高

人事档案电子材料在运行中会出现各种各样的安全问题，计算机安全管理问题也越来越重要.网络安全风险不容忽视，各类社会组织的内部网络物理安全，才能让整个网络系统安全.加强各类社会组织的内部网络结构，防范黑客攻击和病毒入侵，防止局域网设备出现问题故障，不同的社会组织对各自的系统安全漏洞需要采用相应安全配置，加强安全防范.

3.6 档案管理人才缺乏

人事工作者一般只需掌握简单的基本人事档案查询功能，由于电子化的普及，人事档案对于人事工作者提出了更高的要求.且由于人事档案电子化发展速度越来越快，人事工作者使用电子化人事档案软件满足不了软件设计的初衷.目前，人事档案管理队伍中电子化人才缺乏，不能较好地适应人事档案电子化建设，同时，由于部分社会组织单位领导对于档案管理的重要性认识不到位，对于电子化知识知之甚少，导致人事档案电子化工作推动困难重重，掌握人事档案电子化管理的人才不断流失.全员电子化素养有待提高，尤其是复合型人才严重匮乏，严重制约了我国人事工作改革的深入进行[8].人事档案电子化人才培训比较多且培训内容比较杂，但实际效果堪忧，人事档案电子化人才紧缺，同时培训相对不足，成为制约人事档案电子化管理的难题.

4 人事档案电子化管理对策

4.1 要提高人事档案管理的认识

做好人事档案电子化管理必须首先提高人事工作者的对于人事档案管理的认识.人事档案工作是各级组织工作的基础，是优化人力资源结构的先决条件，是提升组织工作效率和提高组织工作水平的必要工作，也是关系到组织内部员工的升职等各项事宜.从组织内部来说，提高人事工作者的对于人事档案管理的认识首当其冲需要各级社会组织领导层重视人事档案管理，为人事档案管理提供资源支持.

4.2 健全人事档案管理体系

目前很多组织人事档案管理没有一套成体系、成标准的标准规范指导.健全人事档案管理体系需根据相关法律法规条例统一标准，建立有法可依、有章可循的档案流程标准.各级组织需结合自身发展的实际情况与档案管理需求进行完善，尤其是档案保存、档案査阅、档案转移等工作流程，必须保证档案的安全性与准确性，为开展人事工作提供便利.

4.3 建立人事档案电子数据库

档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容，它是经过整理组织以机读形式出现的档案信息集合[9].人事档案电子化管理需建立一套健全的档案电子数据库，搜集数据务必保证内容完整，要求各级社会组织的员工认真如实填写人事档案资料的同时，必须将重要的必填信息填写完整，保证人事档案信息的完整性.同时，人事档案填写的对象不仅包括各级社会组织中高层领导还需包括一般员工，只有事先严谨科学地收集人事档案信息，才能建立起比较完整的人事档案数据库，人事工作者要收集毕业证书、学位证书等证明资料和各级社会组织内职员的各方资料，并归集存档.

4.4 完善人事档案电子化系统

随着员工流动性越来越大，人事档案管理工作越来越困难.人事档案电子化管理为档案管理借助计算机网络方便工作开展，提供便捷的同时，还有很多工作要做，尤其是电子信息的更新.档案数据库……具体地讲，就是为了满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式[10].人事工作者应采取定期和不定期的方式统计更新本单位的人事档案信息，并在人事档案数据库进行同步更新，这样才能维护人事档案电子化系统运转.

4.5 加强人事档案审査

人事档案电子化管理将电子技术融入人事档案管理中，提高了工作的准确性.但和传统方式相比，一旦存疑，电子化人事档案复核较难.在此过程中，人事工作者可以利用现代电子技术对填写资料内容进行审査，并运用人事档案息数据库对存疑信息进行纠合，从而获取准确的信息资料.同时，电子化人事档案工作的科学规范，审査更加严格，增强了档案资料的可靠性.

4.6 构建人事档案资源平台

人事档案电子化管理可以全面实现人事档案电子化，为方便组织全体管理人员操作使用，首先要在人事管理机构建立信息中心，构建人事档案资源平台，发挥人事管理的指导作用.发挥电子化技术优势，对档案借阅者进行分级开放和查阅授权，提高人事档案信息服务水平.

4.7 加强人事档案人才队伍建设

人事档案电子化管理对于人事档案管理者的个人职业能力与职业道德要求越来越高，事档案管理者一方面要认识到人事档案管理工作的重要性，人事档案管理工作内容枯燥繁琐，人事管理时间跨度大，调动频繁，一旦发生档案丢失，往往对当事人和人事工作者造成影响较大.另一方面，人人事工作者不仅要精于传统人事管理工作，还要加强学习，提高电子信息技术水平和能力，同时由于电子化之后，人事工作者更应强化原则意识，做好人事档案的安全保密工作.组织对于人事工作者需要精准定位，要求人事工作者有专业的分类管理知识，并且做好岗前培训教育，认真评估综合能力素质，合格后方可上岗，并加强档案抽査，提高人事档案工作水平[11].

从传统人事档案管理到人事档案电子化管理，人事档案管理工作正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，改革带来阵痛的同时也为人事档案管理工作带来提升.人事档案电子化管理不仅减少了传统纸质档案的破损、丢失，档案信息不足，还提高了档案借阅的整体效率.随着社会认识的提升和技术手段的进步，人事档案管理工作也必将稳步推进档案电子化管理工作，实现査档利用的数电子化，在此过程中，不仅需要人事工作者不断提高自身综合能力素质，更需要各级组织加强监管，加强引导，还需要社会为人事管理工作提供技术支持，为人事档案管理工作提供便利，为社会发展奠定良好的基础.

[1] 张博.人事档案的开发利用思考[J].才智，2012(35)：345.

[2] 张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015(2)：21—25.

[3] 黄宵羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006(1)：20—23.

[4] 孙玲.人事档案管理系统的功能需求[J].电子技术与软件工程，2016(19)：212.

[5] 李伟.浅谈做好人事挡案管理的几点思考[J].兰台内外，2015(6)：75.

[6] 刘琴.人事档案管理的问题与对策——从事业单位工作人员收入分配制度改革谈起[J].档案学通讯，2007(3)：67—70.

[7] 何咏梅.电子化人事管理面临的问题与应对策略[M].吉林：吉林大学，2004，1.

[8] 刘美英.关于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息，2006(4)：167—169.

[9] 孙淑扬.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987，176.

[10] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003，103.

[11] 邓绍兴.干部人事档案信息化建设应统筹规划与实施[J].山西档案，2008(1)：23—24.