高校文书档案收集工作问题探析

叶丽群

（厦门海洋职业技术学院 厦门 361012）

科学管理

高校文书档案收集工作问题探析

叶丽群

（厦门海洋职业技术学院 厦门 361012）

公文处理不规范、收文材料收集不及时、内容不完整齐全及归档材料缺乏有机连续性是高校文书档案收集工作中存在的主要问题。文中提出了可以采用熟练掌握公文处理环节、切实加强档案意识，利用系统及时收集材料、主动提供档案服务，增强工作责任心、深入了解业务动态，熟练掌握归档范围、积极参加档案专业培训等措施，以加强文书档案的收集工作。

高校文书档案 收集 问题 原因 解决

现代科技的日新月异对人们的生活和工作产生了广泛影响，它改变了许多行业的生命周期，加快了各行各业的工作进程，对于档案工作来说，也是如此。在实际的工作中，因科学技术的改变，档案的形成周期变短了，更新加快了，人们对档案的利用服务要求也在不断提高。而要提供高效的档案利用服务，就要有高质量的档案整理和管理作为保障。而档案的收集工作是档案整理和管理的前提和基础，是做好文书档案工作的根本保证。因此，加强文书档案的收集工作，对提升高校文书档案管理水平，从而对高校存史资政、服务师生具有重要的意义。本人仅以一名高校综合档案室的档案管理员的身份，通过工作实践和经验，对高校文书档案收集工作中出现的问题和原因进行分析，并提出解决的方案。

一、文书档案收集工作中存在的问题

1.公文处理不规范。高校的文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节[1]94－196。实际工作中文书工作人员在公文处理过程中只考虑文书的办理和使用情况，没有考虑文书作为日后的档案在生成过程中需要注意的一些问题。如有公文格式不规范，发文会签单填写不完整、字体不统一，日期和发文编号漏写、错写，没有附件或附件不全等情况。

2.收文材料收集不及时。收文是文书工作的另一大重要内容。实际工作中，往往对收文的收集不够及时。主要体现在上级单位发来的收文很大一部分是要求上报本单位的相关资料或报表数据等内容，本单位根据要求在规定时间内进行了上报，但由于一般情况下档案部门的大量工作是在第二年正式进行的，对当时办理完毕的上报材料没有采取及时归到档案部门的做法，等到第二年要求归档时经常会碰到一些上报材料已经无处可找。

3.内容不完整齐全。材料内容的不完整齐全主要体现在四个方面：一是单位发文的请示文的批复不完整；二是归档的内容只归体现在本单位保管期限表中的常规工作材料，职能部门开拓的新业务产生的相关材料常常没有归档，而这部分内容对以后的工作通常更具有重要参考作用；三是还没有网络归档的意识，对网络上出现的与本单位相关的具有保存价值的相关批复、通知、报道等没有下载归档；四是一些归档材料没有加盖部门印章，大大减弱了这类材料的效力，更谈不上档案作为凭证参考的作用。

4.归档材料缺乏有机连续性。存在归档材料缺乏连续性现象。一些常规的材料，如教职工花名册、年度考核表、数据报表等，由于归档人员的更替及对业务的不够熟悉等问题，出现了多年未归的情况。一件事物的系列报道材料，出现“有头无尾”或“有尾无头”现象。事件的经过和结果之间缺乏有机联系，出现了在日常的查阅利用中，要用的材料未归全，已归的材料因缺乏某些年份的素材而利用价值不高的结果。

以上所列的都是平时的工作中遇到的具体问题，这些问题的存在势必影响到文书收集的规范、及时、完整、齐全和有机联系，从而影响到以后文书档案的质量。

二、高校文书档案收集工作问题产生的原因

高校档案收集工作之所以会产生这些问题，有好几方面的原因。既有客观原因，也有主观原因。由于高校档案的主要功能是在对材料收集和整理的基础上，为广大教职员工提供查询、借阅服务的，其工作范围主要是在高校内部进行的活动，它扮演的是辅助服务的角色，无论是从长期还是短期来看，都未能产生直接可见的经济效益，其工作性质决定了它不可能成为行政管理核心部门，而学校领导要关注的工作非常多，可以说不太可能将关注焦点放到档案工作上。档案工作在高校行政工作中逐渐被边缘化，这是档案收集工作开展不畅的根源所在。其次，各部门的档案员基本上都是行政人员兼职的，档案只是其中占比较小的工作，他们手上还有其他大量的工作。而专职档案管理员更是长期配备不足，在工作量较大的现实面前，个人无法做到所有工作内容都能顾及。最后，档案管理工作的专业性和实践性较强，需要定期进行业务培训，特别是信息时代技术进步带来的周期变短、更新加快，在能提高工作效率的情况下，更是需要档案工作者与时俱进，定期参加继续教育与培训。但由于现实中多种因素的影响，高校的档案管理员，特别是兼职档案员参加档案的继续教育和培训还远远不够，有的兼职档案员几乎没有参加过专业培训，导致他们对档案业务不了解、档案的规章制度不清楚，归档意识不强烈，最终导致收集工作开展不畅。

三、加强高校文书档案收集工作的对策

1.熟练掌握公文处理环节，切实加强档案意识。文书人员要熟练掌握公文处理的环节以及提高档案意识。文书工作人员要熟悉《国家行政机关公文处理办法》及建立健全本校关于公文处理的相关规定，要对本校公文的种类、格式、发文办理和行文程序及收文办理等基本知识熟记于心，然后在此基础上，对办理完毕的公文进行逐一检查，检查的内容包括文件标题与内容是否一致，发文日期、发文号、发文会签单是否签写完整，有附件的文件附件是否齐全，文件有无印章等。这些检查内容虽说是很细小的问题，但如果这些环节没有做好，对日后成为档案的这些文件，其作为档案的凭证作用就会失去效力。文书人员要时时谨记办理完毕的公文就是日后的档案，要按档案的要求对待。而档案人员在收集材料时，除了做好交接记录外，要认真核对以上内容是否处理完毕，只有处理完毕的材料才能收集归档。文书人员和档案人员要相互配合，心中一定要有“档案”意识，只有处理好公文的细节问题，收集的文件质量才有保证。

2.利用系统及时收集材料，主动提供档案服务。随着数字校园建设的推广，国内许多高校已采用办公自动化系统（OA系统）进行办公信息的收集与处理、流动与共享，基本实现了数字化办公[2]28－31。学校的收文通过办公系统的流转，不仅安全、可靠、方便，而且可以大大加快工作进度。因此，文书工作人员要充分利用本校办公系统的功能来提高归档效率。通过OA系统帐户权限的设置，文书工作人员可以随时查阅办理情况。对于上级要求上报的内容，领导的批示、由哪个部门主办，办理的情况如何都可以在系统中查看。文书工作人员通过跟踪办理情况，对那些办理完毕的事项，可及时向主办部门收集材料，改变过去要等到第二年再统一收集材料的习惯，这样不仅可以对材料进行及时清理，化繁为简，更是大大减少了材料丢失的情况。同时，档案工作人员要定期向文书工作人员收集材料，及时整理、统计，适时开展编研。档案工作者要充分利用编制好的专题，特别是一些统计数据等，主动提供给相关领导和部门使用。这样不但可以宣传档案的重要性，而且可以加强领导和相关部门人员对档案工作的重视。

3.增强工作责任心，深入了解业务动态。档案工作者要切实加强工作的责任心。为了档案的完整及今后的有效利用，要对所有请示及相关的报告进行核查，主要核查是否有批复和落实处理意见。针对有批复文件的，在归档时要将请示与批复整理在一起；对于没有正式批复但有处理意见的，比如向上级申请经费，经费直接转账给财务部门的，要在请示文件中备注情况，并在备注处加盖拟办部门公章；对于没有批复的，要在请示文中说明情况，以利于今后的查阅。在信息技术高度发达的今天，我们有多种渠道可以了解部门业务动态，如学校的办公系统、官网、官方微信、微博及相关教育平台等。通过这些渠道，在职能部门开展新业务之初，档案工作者可以主动与相关部门档案员沟通交流，充分发挥好各部门档案员在档案收集工作中的桥梁枢纽作用。这就要求档案工作者在平时的工作中要尽可能去了解并熟悉各部门的主要业务和功能，关注其开展的工作，最好能熟悉其工作流程。在与学校业务相关的网络查阅中，有学校相关内容的材料，一定要养成下载保存的习惯，尽可能收集到更加完整、齐全的材料。

4.熟练掌握归档范围，积极参加档案专业培训。档案材料能否收集齐全、完整、准确，移交工作起着主导作用[3]267－268。档案材料进行交接，可以依据本单位制定的各部门归档范围及保管期限表的内容进行逐一核对，其中特别注意的是对主要职能部门的材料进行重点检查。对档案工作者来说，要熟悉掌握各部门常规的归档材料，只有这样才能对出现多年未归的材料了如指掌，才有可能去落实清楚及备注说明；其次，档案工作者要学会总结材料规律，准确把握材料内部的有机联系。而随着互联网技术的不断进步带来档案的周期变短，更新加快的情况，也对我们档案工作者的专业水平、计算机操作能力和综合素质提出了更高的要求。我们要及时改变工作理念，加快工作步伐，能在平时处理完毕的事情，尽量做到日日清。而对于学校提供的继续教育培训机会，档案工作人员要积极参与，才能熟练掌握档案业务，从而能在档案收集工作中，化“被动”为“主动”，收集到符合客观事实、逻辑连续强、系统实用的档案材料。

材料收集工作是档案的基础性工作，它关系到档案后期的一系列环节，继而影响档案的整体质量。它要求文书和档案人员要有良好的职业道德，高度的工作责任感、认真的工作态度和过硬的专业知识，尤其要学会运用先进的科技手段来提高工作效率及掌握档案管理的相关技能。高校档案员在收集工作中要坚持以本单位的业务活动产生的材料为主，工作中要做到及时收集、科学分类，规范整理，以保持事件的历史原貌为前提，保持事物之间的有机连续为基础，以便能为日后的查阅利用提供参考和凭证作用。

[1]周毅.浅谈高校文书档案、学生档案的管理和利用[J].常州工学院学报，2007（2）.

[2]李月娥，周晓林，贾玲，李真，陆江.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索[J].档案建设，2016（4）.

[3]李萍.浅议高校文书档案工作的规范化管理[J].情报杂志，2009（6）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.19

叶丽群，厦门海洋职业技术学院馆员，研究方向为档案管理。

G272.2

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2017-1-10