医疗机构共青团档案信息化建设初探

王娟娟

（青岛大学附属医院 山东 266003）

医疗机构共青团档案信息化建设初探

王娟娟

（青岛大学附属医院 山东 266003）

医疗机构共青团档案信息化建设是档案信息化管理的组成部分，符合共青团改革要求，有助于丰富档案内涵，促进共青团自身建设，普及档案意识。针对目前存在的电子档案管理理念欠缺、档案管理制度不完善、复合性档案管理人才缺乏等问题，各医疗机构要转变观念，提高认识，建立并完善共青团档案管理制度，加强复合型档案人才的培养。

医疗机构 共青团 档案 信息化建设

医疗机构共青团档案信息化建设是在医疗机构中利用信息技术工具获取、处理、传输、应用共青团档案，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，实现资源共享。其主要内容包括档案信息资源建设、电子文件管理、网络建设、档案信息资源开发利用，逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化。

一、医疗机构共青团档案信息化建设的意义

1.档案信息化管理是信息时代档案工作的主题。国家档案局在2002年11月发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，指出档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展[1]3958。信息化建设已成为医疗机构档案工作的必然趋势和重点工作，共青团档案作为医疗机构档案的组成部分,其信息化建设势必对医疗机构的档案管理工作带来深远影响。

2.现阶段，共青团改革要创新团的工作、活动和基层组织建设，大力实施“网上共青团”工程，以“智慧团建”和“青年之声”为重点，建设工作网、联系网、服务网“三网合一”的“网上共青团”，形成“互联网+共青团”格局，实现团网深度整合、团青充分互动、线上线下一体运行。改革将使共青团的工作战线延伸至网络，使档案门类不断增多，如新出现的青年之声、共青团微信公众号、QQ群等电子文件，其内容复杂多样；数量急骤增长，此类档案的收集、鉴定、归档、查阅等，均要求共青团档案实现信息化建设，因此，信息化档案建设符合共青团改革要求。

3.共青团档案信息化建设有助于丰富医疗机构档案内涵，促进共青团自身建设，普及档案意识。信息化建设可以充分发挥档案的价值与作用，生动、完整地记录共青团工作，利用数据分析等软件系统，全面真实勾画共青团发展历程，有效帮助团干部系统分析、准确把握客观规律，组织开展符合时代要求及青年特色的创新举措，有效推动共青团工作。同时，信息化档案管理顺应了团员青年信息化思维模式，使青年更容易了解档案、接触档案，甚至参与部分档案业务工作，有利于向青年宣传档案工作，普及档案意识。

二、医疗机构共青团档案信息化建设存在的问题

1.信息化档案管理理念欠缺。传统档案管理工作主要针对纸质档案材料，虽然档案部门对电子档案管理有所关注，其研究也不断深入，但大多数人的观念仍停留在纸质材料阶段，对电子档案没能从档案的角度进行“收、管、用”，造成部分电子档案流失。新阶段共青团改革所产生的电子档案材料具有多样性、时效性、政治性等特点，医疗机构的共青团电子档案更增添了复杂性、多源性，这对专兼职档案管理者的知识和能力结构提出了全新要求，需要用更加专业、更加多源的管理理念正确履行档案管理职能。

2.档案管理制度不完善。国家档案局于2016年8月发布了新版GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》，规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。档案管理部门要及时参照新版制度，制定、修改操作性强、指导意义明确、符合信息时代发展的档案管理制度，特别在具体操作中遇到的问题及未涉及到的方面要做出明确规定。但目前我国很多医疗机构并未建立健全档案管理制度，使得档案管理工作缺乏制度支持[2]16，只重视将信息技术应用于医院的服务方面，不重视其在档案管理上的应用，使得档案管理的信息化建设滞后。

3.复合型档案管理人才缺乏。电子文件归档和电子档案管理是一项全新的工作,电子文件归档更是一项专业性和技术性很强的工作[3]45。建立医疗机构共青团信息系统、形成共青团电子档案、按管理权限和档案实体将电子档案从共青团部门移交到档案部门、加强档案信息资源的开发利用实现档案共享等，均需要复合型人才进行完整采集、准确鉴别、合理归档、科学管理。

三、医疗机构共青团档案信息化建设改进措施

1.转变观念，提高认识。工作人员要切实转变档案管理观念，将归档的共青团档案从传统纸质材料扩展到电子档案。依据档案管理办法，结合共青团改革要求，除传统领域共青团工作档案材料外，更要全面、真实记录“网络共青团”建设和“互联网+共青团”等网络工作成效。建立起共青团信息管理系统，将能够体现医疗机构共青团工作的档案材料留存好。医疗机构各管理层要意识到档案信息化建设的重要意义，为信息化建设提供更多的关注与支持[4]59。这也是信息时代背景下，医疗机构档案信息达到全面共享要求的基础，通过改变观念形成更多的无形资产，将其纳入到可持续发展的层面，从而促进整个医疗机构的信息化建设。

2.建立并完善管理制度。医疗机构共青团工作所具备的政治性、群众性、先进性特质决定了其档案材料的重要作用。要做好共青团档案工作，首先要实现信息化，在医疗机构整体档案管理体系下，制定有共青团特色的档案管理路径。

（1）共青团档案范围。医疗机构传统档案范围主要包括：团代会文件、团发文件、团委会纪要、共青团简讯、工作计划、报告、总结、规章制度、表彰奖励及处分材料、团员团干部花名册、团支部改选材料、团费使用情况及上级团组织文件等，以纸质档案材料为主。依据共青团改革及信息化档案管理要求，档案材料还应扩展到网络共青团建设方面，如青年之声、共青团微信平台建设、QQ群建设情况及共青团信息系统等电子档案。

（2）建立共青团信息管理系统。医疗机构共青团信息系统可在人力资源管理系统下建立分支，共享团员基本信息，增加共青团信息模块，节约系统开发资源，提高系统兼容性的同时，节省信息系统日常维护的人力，消除团员青年因职称、学历变化造成信息缺失等现象。模块内容的设定，除团员基本信息外，可根据共青团“三会两制一课”制度，将团员教育评议、团员年度团籍注册及团课培训等纳入信息管理，从而实时记录共青团工作，提高制度的依从性及管理成效，同样，将团组织档案纳入人事管理系统，对人力资源系统也是有益的补充。

（3）共青团档案的整理与归档。纸质档案按照管理期限分类整理归档，其中团代会文件、工作计划、报告、总结、规章制度、上级团组织重要文件等能够反映共青团主要职能活动和基本面貌，对共青团建设和历史研究有长远利用价值的档案归为永久保存，团发文件、团委会纪要、共青团简讯、表彰奖励及处分材料、团员团干部花名册、团支部改选材料、团费使用情况及上级团组织文件等反映共青团一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料归为30年保存期限，一般性的团务材料，在短时间内需要查考的文件材料归为10年保存期限。电子文件根据保存价值，确定为电子档案，根据上述原则确定其保存期限，但在保存形式方面，须按要求将电子文件转换成通用格式，并注明存储格式及其软、硬环境，如文件无法转换，连同专用软件一同归档。

3.加强复合型档案人才的培养。医疗机构共青团档案的信息化建设要求工作人员除具备共青团工作经验及相关医学知识外，还要有专业的档案管理知识和熟练的计算机水平。平日工作中，工作人员要严谨负责，注重技能培训，加强对档案法规、信息技术、共青团时事等专业知识的学习，不断更新知识储备，边用边学，以用促学。特别要掌握信息技术发展现状，利用先进的信息技术与共青团有效结合，顺应共青团改革要求，把握青年人“无人不网、无处不网、无时不网”的时代特点，全面提升共青团网上群众工作水平；利用先进的信息技术与档案管理工作有效结合，减少甚至取代以往档案工作中烦琐、易错的人工操作，有效提高档案管理与利用效率，充分发挥档案作用，进一步提升档案信息化建设水平。

针对档案部门边缘化现状，医疗机构管理层要重视档案工作人员的培养，将档案人员培养纳入整个医疗机构的人才培养计划，配备足够的资源支持，经常开展岗位练兵，鼓励自学成才，推荐参加培训班、邀请专家教授亲临授课、实行学分制等多种举措，提高专、兼职档案工作人员整体素质水平。

[1]林清.加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].医学信息学,2010（23）：3958-3959.

[2]王跃.现代化医院档案管理模式研究[J].兰合世界,2016（4）：16.

[3]徐之光,丁颖莹.浅析电子文件归档工作存在的问题与对策[J].山东档案,2016（1）：45-46.

[4]伍志新.云时代医院档案信息化建设面临的挑战分析[J].办公室业务,2016（23）：59.

★作者王娟娟，青岛大学附属医院馆员、团委书记，研究方向为档案管理及青年工作。

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2017-06-17