农业高校科研档案中的突出问题与对策研究

马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆杨陵712100）

农业高校科研档案中的突出问题与对策研究

马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆杨陵712100）

文章分析了农业高校科研档案工作中存在的突出问题和原因，研究指出解决高校科研档案问题的治本之策是培养和提升农业高校科研工作者的档案意识、增强高校科研工作者的法律意识、建立高校科研档案工作制度、举办科研档案知识培训班、重大科研项目跟踪指导归档工作、建立科研档案专人负责制、利用科研档案查阅利用工作和重大项目归档工作环节宣传科研档案知识、重视高校研究生和新进科教人员的档案知识培训教育等。

科研工作者档案意识措施农业高校

G271

A

2017-06-18

农业科研档案是农业科学研究和农业生产实践中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,记录了农业科研活动的全过程,是农业科研工作者智慧的结晶,是国家重要的信息资源和知识财富。农业科研档案具有专业性、成套性、继承性和科学性的特点，一套完整的农业科研档案,应该是对项目研究全过程的真实、全面的记录,一般包括科研项目的立项依据、研究实验、总结验收、成果鉴定、推广应用以及奖励申报等六个阶段所形成的文档、声像资料。

一、农业高校科研档案中的突出问题

当前农业高校科研档案工作中存在的突出问题是科研项目档案的完整性、系统性和规范性较差[1]93。

1.科研档案完整性和系统性差的表现：科研档案归档的材料中,项目申报书、总结性材料、获奖证书和表彰材料较多,而在研究实验阶段形成的原始记录如研究方案、试验设计、实验记录、数据分析、技术报告等重要的原始性材料很少，许多珍贵的原始材料遗失或者遗留在科研工作者手中,严重影响了科研档案的系统性和完整性。

2.科研档案规范性差的表现：部分科研档案书写不规范，表现在使用的书写工具较随意，如使用铅笔、记号笔等不易保存的记录工具书写和标注，使用的记录纸张随意性强；如使用大小规格不一、质量参差不齐的纸张作为记录载体，书写记录形式较随意；如在记录纸上歪歪扭扭书写，同一试验记录资料，这个记录本有部分记录，那个记录本中又有另一部分记录，科研文档资料装订不整齐、不结实等[2]11。这些问题充分表现表明高校科研工作者思想中的档案意识淡薄或无档案意识。

二、问题的成因分析

1.农业科研成果是科研工作者付出了大量心力和体力的劳动成绩的反映,因此科研工作者对科研成果倍加珍惜,他们认为将自己的科研成果放在档案馆，不保险，心理不踏实，认为自己保存起来更为保险[3]53。

2.农业科学研究工作的连续性极强，尤其是农作物育种和动植物育种的科研工作者在开展下一步研究工作时，往往要参考自己以往的研究方案、技术路线、研究方法等，将以往的科研档案保存于档案馆，使用起来不方便，觉得不利于课题的进一步研究,不如自己保管起来使用方便。

3.科研档案的收集归档工作必然给科研工作者增加一定的工作量,并要付出一定的时间。因此,科研工作者觉得建档工作会影响自己的研究工作，占用自己的时间，而忽视建档工作,档案资料往往出现遗漏、丢失等现象,造成科研档案无法弥补的损失。

4.科研工作者对科学研究工作中所积累形成的原始记录,如原始试验数据、调查资料、计算过程、阶段总结、初步结论等材料随意摆放，不注意保存，缺乏档案意识，致使大量珍贵原始记录资料缺失，导致科研档案普遍存在两头重、中间轻的现象,即项目的立项材料、项目验收和成果鉴定材料比较完整,而真正宝贵的科研原始记录材料严重缺失。

5.当前科研项目的合作化程度较高，横向课题的日益增多以及国家下达课题渠道的多样化,使科研项目的来源相对比较复杂，致使科研项目的隶属关系更为复杂，合作研究项目的增多，致使科研档案的归属也相应变得复杂。由于不明确项目的归档单位，本来该本校归档的科研资料未能及时有效归档，本来不该本校归档的材料，由于科研工作者认为本项目的研究资料不归本校档案馆负责，就将认为不重要的原始实验资料随意丢弃，致使国家投资立项的大量科研项目缺失原始资料。

明确了农业高校科研档案工作中存在的突出问题，对问题的成因分析结果表明，农业高校科研工作者思想中的档案意识淡化和缺失是形成科研档案诸多问题的根源，培养和提升高校科研工作者的档案意识是解决科研档案问题的根本对策。

三、培养和提升农业高校科研工作者档案意识的措施

1.学习档案法规知识，增强科研档案的法律意识。高校科研工作者普遍缺乏档案的法律意识,思想上没有将档案工作上升到法律的层面认识，没有建立起依法归档的理念，因此，就很难保障科研档案的完整性、准确性和系统性。

要提高科研工作者对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强科研工作者的档案意识，就要着力提高高校科研工作者的档案法律意识。高校档案馆要联合学校的科研管理部门和科技推广部门采用多种形式，如校园广播宣传、校园网络传播、印发宣传册等，在高校科研工作中宣传《档案法》《科学技术档案工作条例》等法律法规知识，强化广大科研工作者的档案法律、法规意识，使他们认识到，科研成果虽然凝聚着科研工作者的辛勤劳动，但也是国家资助的结果，科研档案应属于国家财富，对国家法规明确规定应当立卷归档的材料,必须按期向学校档案馆移交集中管理，任何个人不得据为己有，即使是横向合作项目也不能随意丢弃科研资料。让学校的科研工作者知法、懂法,只有知法懂法才能守法,只有守法才能自觉履行档案职责和义务。

2.建立科研档案工作规章制度，以制度培养科研工作者的档案意识。将科研项目建档工作作为一项重要内容纳入学校的相关规章制度建设中，建立健全责、权、利相结合的科研档案工作制度。建立科研档案的主管校长负责制，并制定相配套的档案工作制度，如建立农业科研项目验收通知制度、档案保证金制度、档案形成质量控制制度、档案验收制度、档案责任制度等。高校档案馆应与学校科研管理部门和人事部门合作，分解细化科研档案工作责任，落实到具体的部门和岗位职责中，把科研档案工作纳入相关部门计划和总结中，列入年度工作考核范围，纳入学校科研人员的年度考核、工作评优、职称评定、职务聘任的考察范围内，使他们负有岗位责任，形成科研档案工作责任意识。通过建立健全的档案工作规章制度，可使高校科研档案工作目标明确、职责分明，由此强化高校科研工作者的档案意识。

3.举办档案知识培训班，提升科研工作者的档案意识。在高校科研工作者对科研档案法律法规认识的基础上，对科研工作者进行档案学科基础知识的培训，进一步提升其档案意识。以高校科研管理部门为培训平台，举办针对学校科研人员的科研档案专题培训班，从科研项目的各个工作环节，讲解科研档案的基本知识，如，归档要求是：科研档案要保证材料的完整性、准确性、系统性；归档范围是：科研项目的申报表、实验原始数据、各阶段总结材料、论文、论著、获奖情况等；归档环节是：农业科研项目的立项、试验、推广、总结、验收、鉴定、评审、奖励等。使学校科研工作者明确科研档案工作的规范和要求，提高科研工作者归档工作的积极主动性，从而提升其档案意识。

4.深入重大项目组跟踪指导档案工作，培养科研工作者的档案意识。针对农业高校重大科研项目科研档案工作者要主动深入项目组，根据科研项目研究的几个重要阶段：项目试验阶段、项目验收阶段、农业科技推广阶段、项目鉴定评奖阶段，在这几个重要阶段主动深入到项目（课题）组或各科研团队中去，了解科研项目（课题）基本情况，掌握项目的最新研究进展情况，跟踪指导科研工作者的档案收集工作，帮助科研工作者整理归档材料，在工作中与科研工作者进行沟通，在潜移默化中影响科研工作者的档案意识和归档行为，使科研档案材料得到及时整理、修正和完善，并培养起科研工作者不随意丢弃资料的良好工作习惯，使科研工作者明白，虽然归档工作占用了科研人员的时间，增加了工作量，但科研项目档案的完整性和系统性有了保障，可提高科研人员以后查阅利用科研档案的便捷性和准确性[4]32，使科研工作者在实际工作中逐步培养起档案意识。

5.建立科研项目档案专人负责制，促进科研工作者形成档案意识。农业高校档案馆可与学校科研管理部门合作，以科研管理部门为依托建立农业科研项目的档案专人负责制。即在项目批准立项之初，在科研项目的承担部门即项目（课题）组或各科研团队中，确定一名科研人员兼职负责科研项目研究过程中的档案资料的收集、整理、装订、归档工作。重大农业科研项目中的主持单位、协作单位及横向合作单位，都应确定相应的人员兼职负责科研档案的收集、整理、归档工作。项目（课题）组或科研团队中兼职档案员的档案收集归档工作，不仅强化了科研兼职档案员的档案意识，也带动和促进了科研团队中其他科研人员档案意识的培养和提高[5]3。

6.培养高校研究生的档案意识，促进高校科研工作者档案意识的培养和提升。研究生也是高校科研工作的一个群体，通过培养研究生的档案意识，不仅对高校研究生导师和科研工作者档案意识的培养具有影响和带动作用，也对研究生本人以后从事科研工作具有帮助和指导意义。

研究生档案意识的培养可按照以下思路进行。首先，高校可以在研究生的学习课程中加入或逐步渗透档案学的基本理论和基础知识，有目的地培养研究生的档案意识。其次，在校园中通过各种宣传方式促使研究生在不自觉中学习档案学基础知识，培养研究生档案意识的形成。再次，通过档案管理人员的具体指导，使研究生明确科研档案归档的目的、归档范围及档案工作规范要求等，逐步强化研究生的档案意识，带动和促进学校科研工作者档案意识的培养和提高。

7.重视高校新进科教人员的档案知识培训教育。高校每年都要补充师资力量，对于学校新入职的年轻科教工作者，更要注重培养其档案意识，在新进的年轻教师队伍中着力宣传档案法律法规，并针对新进年轻教师开展档案知识专题培训工作，使他们在从事科研工作之初就认识和明确了档案法律法规，培养按照档案法规开展科研工作的良好习惯，逐步培养和提高其工作中的档案意识，对年轻教师进行档案知识的培训教育，也可促进并带动高校其他科研工作者档案意识的提升。

8.利用科研档案查阅利用工作提升科研工作者的档案意识。高校科研工作者在申请科研项目或职称晋升时需要查阅相关科研档案，在其查阅科研档案时，高校科研档案管理人员要借此时机，对其宣传和普及科研档案知识，如国家的档案法规、科研档案归档范围、归档时间、归档工作规范要求等，使其在查阅科研档案时有更为深刻的体会，从而产生很强的档案知识宣传教育效果，使其档案意识更会印象深刻。

9.针对科研档案归档目标培养并提升科研工作者档案意识。当今信息社会，某项农业科研成果的获得，会引来大量媒体的报道，如西北农林科技大学最新培育成功的小麦品种、西瓜品种或果树品种，最先会在校园网进行大量宣传报道，随后，各类媒体都会竞相报道，这些信息表明,学校档案馆应对此项科研档案进行及时归档,要及时提醒、告知科研工作者对此科研档案按期归档，由此培养学校科研工作者的归档工作习惯，进一步提升学校科研工作者的档案意识。

四、结语

农业科研档案具有专业性、成套性、科学性的特点，是国家投入资金，科研工作者贡献智慧形成的宝贵的科技信息资源财富。当前农业高校科研档案中存在的突出问题是科研项目档案的完整性、系统性和规范性较差，要保障农业高校科研档案的归档质量，就要做好高校科研工作者的思想源头工作，培养和提升高校科研工作者的档案意识是解决科研档案问题的治本之策。

农业高校档案管理部门要在学校多部门、多方面的支持和协作配合下，依靠档案法律法规的宣传教育、档案基础知识的培训教育、健全完善的档案工作制度、重大科研项目跟踪指导归档工作、建立科研项目档案专人负责制、重视高校新进科教人员和高校研究生档案知识培训教育、利用科研档案查阅利用工作和重大科研项目归档环节宣传档案知识等诸多措施的协作联合，促使科研工作者形成良好的科研档案工作习惯，培养和提升高校科研工作者的档案意识，从而保障农业高校科研档案的工作质量。

[1]甘秋歌.新时期农业科研档案的管理与利用[J].山西档案,2015（4）.

[2]张宝玲，李晓群.高校科技档案开发利用的影响及对策[J].科技档案,2007（4）.

[3]邱玉环,胡修周,刘兆民,李凤芹,张继民.高校科技档案管理中的知识产权保护问题[J].档案学通讯，2001（5）.

[4]姚玉萍,王瑶.农业科技档案收集工作中的障碍因素及对策[J].兰台世界，2008（6）.

[5]林莺,陈成瑾,王丹红.谈基层单位农业科技档案管理[J].科技档案，2006（4）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.18

西北农林科技大学科学研究基金人文社科项目（2014RWYB28）。

马国胜，硕士，西北农林科技大学档案馆馆员，研究方向为档案管理与利用。