关于做好科研档案收集工作的几点思考

刘宏

（中国工程物理研究院计量测试中心绵阳621900）

关于做好科研档案收集工作的几点思考

刘宏

（中国工程物理研究院计量测试中心绵阳621900）

科研档案的收集工作是科研工作的重要环节，不少单位在实际科研工作中存在忽视科研档案收集工作的现象。要做好科研档案收集的制度建设，认真贯彻档案工作“三纳入”、“三同步”制度的要求，在日常的科研管理工作中要切实抓好科研档案的收集工作，采取多种措施提高职工的档案意识，提高单位的科研档案管理水平，使档案收集工作真正融入每一项科研管理工作中去。

科研档案收集制度建设日常管理

G272.2

A

2017-06-07

一、引言

科研档案作为科研活动成果的结晶在科研活动中的地位十分重要，对科研活动起着重要的支撑和借鉴作用。科研档案的收集是否完整，是科研活动是否完整的一个重要标志。如果科研活动成功了，但科研档案收集不全，那科研活动的成果就没有很好地保存下来，这样的科研活动就不能传承。

通过对近年来国内部分科研单位科研档案收集状况的调查和分析，发现普遍存在科研档案收集不完整的问题，特别是试验过程的相关记载，关键的试验数据缺失。这对于我们的科研活动来讲是一个不小的损失。由于档案收集的不完整，在许多年之后失去任何借鉴意义，而又不得不重复做同样的研究，将是科研资源的巨大浪费。

以XX市食品研究所科研档案收集情况为例，我们对该单位2014—2016年科研档案收集数量进行了统计分析。该单位科研档案收集完整的只占25%，而收集基本完整的档案占比是40%，收集不完整的35%。科研档案收集完整的占比小，而收集基本完整和不完整的占比比较大。

通过对其他一些科研单位科研档案收集情况的调查，发现科研档案收集不全的现象很普遍。因此，加强科研活动档案收集是一件非常重要的工作。

二、加强科研档案收集制度建设

保证科研档案收集的完整性，需从制度管理上进行约束，使科研档案的收集工作始终贯穿在整个科研活动之中。

科研活动中大多数人都容易犯的一个错误就是只重视结果，忽视过程。在科研档案的收集方面就会存在只有一些项目立项报告和结论性技术总结、报告的资料，试验参数、试验数据往往收集得比较少，甚至没有。我们经过对一些科研单位科研档案的调研、分析，认为科研档案的收集应当包括三方面内容。

1.科研活动准备阶段文件。包括开题报告、立项报告、调研报告、科研工作计划、科研工作方案、项目论证报告、经费预算报告等。

2.科研活动中形成的原始记录和数据。包括试验条件记录、试验数据记录、设备使用情况记录、会议记录、讨论记录、技术修改记录、方案修改记录、工作日志等。

3.科研活动结束后形成的各项总结性文件材料。包括成果鉴定、结题报告、技术总结、现场鉴定意见书、专家论证报告、专题报告、结论意见、经费结算报告以及形成的专利文件、论文论著等。

怎样才能使科研档案收集做到更加完整，首先要从制度上入手。要采用各种方式使科研人员树立档案意识，从思想上真正认识到档案工作对科研工作的重要作用。档案管理工作从科研活动开始前的准备阶段就应该引起重视，课题组应配备专人负责科研活动的档案工作，负责收集与科研活动有关的档案材料。单位档案人员应发挥监督、管理职能，定期或不定期对课题组的档案收集情况进行指导或检查。

三、认真贯彻档案管理工作的“三纳入”、“三同步”管理要求

《全国科学技术档案工作条例》第六条明确规定：“各单位应该把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”

《条例》规定各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科研档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

科技档案管理工作“三纳入”指的是：将科技文件的形成、积累纳入各个业务技术部门的科技工作管理制度中，明确规定为设计工作和科研工作的一个组成部分；将科技文件的形成、积累作为一项正式任务，纳入设计部门、科研部门的工作计划中，以便按计划下达的指令进行监督检查；将科技文件的形成、积累纳入科技人员的职责里，明确作为本职工作的组成部分，并且作为业务考核的主要依据之一。

科技档案管理工作“三同步”指的是：布置设计、科研、生产任务时，同步布置科技文件的形成、积累任务；检查设计、科研、生产计划落实情况时，同步检查科技文件的形成、积累情况；总结、鉴定、验收各项科技成果时，同步总结科技文件的形成、积累工作，鉴定、验收科技文件的质量。

“三纳入”和“三同步”原则是保证我们收集科研档案完整性的唯一有效的途径。在实际工作中应认真遵守这一工作准则。

经过调研，发现许多科研单位在制定科研工作制度时，在实际科研工作中都没有很好地执行“三纳入”、“三同步”所要求的相关准则，以致档案收集和验收跟科研工作不同步，或是事后收集，或是象征性形式上做一些收集工作。不能准确、真实地反映科研工作过程，一些关键试验数据的缺失更是使科研档案收集工作失去了意义，使今后的档案利用工作无从开展。

国内曾经有一个大型科研单位，在20世纪50年代后期花费上亿巨资成功试制出一套大型设备。后因种种原因该设备没有及时投产。经过近十年的搁置，上级决定研制该设备的第二代产品。但第二代产品是在第一代产品的基础上进行研发。因为对科技档案工作不够重视，导致第一代产品研发时许多关键数据关键参数没能及时有效地很好保存，许多科研人员也都已退休。在研制第二代产品时该单位又重新组织相关技术人员进行产品的试验。这样导致产品研发周期耽误了近一年时间，花费数千万人民币。要是当时重视了档案收集工作，在工作中坚决贯彻了“三纳入”、“三同步”原则，这样的时间和资金上的巨大损失就可以避免。

国内的一些科研单位承担着许多重大科研课题和项目的研究工作，每年都有大量的科研档案材料产生。怎样做好科研生产档案材料的收集工作，使这些档案材料能真实客观完整地反映科研活动的整个过程，是必须认真面对的问题。

我们应该认真贯彻科研档案工作“三纳入”、“三同步”原则，制定一套科学合理的档案管理制度，使档案收集工作从科研立项到研究过程一直到检查验收都贯穿到整个过程中，并将档案管理工作作为科研课题验收的合格标准之一来对待。

在科研活动中贯彻“三纳入”、“三同步”原则，有利于培养科研人员的档案意识，使他们将收集科研档案自觉地当成一项科研任务来完成。而完整的科研档案材料反过来又会对科研工作产生很大的促进作用。

四、在实际工作中做好科研档案的收集工作

1.发挥班组在科研档案收集工作中的作用。班组是科研单位里最基层的单位，是所有组织的细胞。在科研档案收集工作中注重发挥班组集体组织的作用，会起到事半功倍的效果。

首先要抓好班组长的模范带头作用。在班组长的引领下，整个班组的职工在科研工作中自觉培养收集科研档案的习惯，形成良好的档案意识。在制定班组工作计划时，必须将科研档案的收集工作作为一项重要任务纳入进去，在日常的班组工作检查评比中，科研档案收集工作应作为评比的重要依据之一。在年终总结考核中，档案收集工作要作为班组绩效考核的重要依据。

单位的档案部门要负责对班组长进行档案知识的教育培训，提高他们在档案方面的知识水平和能力。班组长也要加强对本班组职工档案业务能力的培训工作，提高他们的档案意识。

2.发挥课题组在科研档案收集工作中的作用。课题组是直接从事科研工作的横向组织，掌握着科研工作的所有资源，因此发挥课题组的作用在科研档案收集中是十分重要的。从课题组的组长到课题组成员，每个人在课题研究中都会形成大量的研究资料，怎样收集这些科研资料，使之形成科研档案，是课题组进行科研工作的重要组成部分。课题组应该有一名成员负责档案收集工作。课题组负责档案收集工作的成员直接对单位的档案管理部门负责。

课题组应加强档案知识的学习和培训，强化档案意识。在课题研究过程中，课题组成员之间在档案收集工作中应相互帮助，相互借鉴，相互监督。在课题组的科研计划、日常工作考核、科研工作总结中档案收集工作都要列入其中并占据重要成分。档案收集工作要作为对课题组科研成果考核的重要依据之一。

3.做好科研档案收集的考核工作。科研档案的收集按收集水平可分为“完整”、“基本完整”和“不完整”几个层次。在日常的工作业绩考评和年终工作考核中，应将科研档案收集工作作为一项重要的考评依据之一。应当加强科研档案收集的考核工作，在考核工作中明确提出科研档案收集工作应作为量化考核依据之一。凡科研档案收集不完整的科研人员，在科研工作考核中不能评为优秀。在个人工作业绩考核中也要突出科研档案收集的重要地位，应明确凡科研档案收集不完整的科研人员年度考核不能评为优秀。科研档案收集完整的科研人员和课题组应当给予精神和物质上的奖励。对科研档案收集完整的科研人员，在年度绩效考核中应当给予加分。单位的档案部门应当组织档案收集先进个人和先进课题组的评选和表彰活动。

4.做好科研档案的移交工作。科研档案的移交工作是科研档案管理工作的重要一环。科研人员移交的科研档案应内容完整、清晰。科研档案的移交必须重视科研工作原始数据、试验记录、科研过程记载文件的移交工作。科研档案的移交必须由移交双方当事人当面清点移交文件份数，双方签字认可。对移交方移交档案内容不完整，接收方有权拒绝在移交清单上签字，并限期要求移交方提供完整的科研档案资料。对经警示仍无法提供完整科研档案的移交者，档案管理部门有权拒绝接收其移交的档案资料并通知其所在部门。

5.将科研档案收集管理工作的重心“下移”，做好科研档案收集的信息化管理工作。我们一定要采取各种措施使科研档案收集工作的“工作重心”向一线延伸，向基层延伸，把“触角”伸入到科研生产工作中去，而不是光管理部门唱独角戏。要发动动员基层广大员工人人学档案，个个懂档案，人人会用档案，使档案工作做到“遍地开花”而不是“一枝独秀”。

要注意信息的收集与反馈，对基层一线的情况了如指掌。要善于总结，善于调动职工从事档案工作的积极性，将档案意识通过细化的工作任务渗透到职工工作的每一个细节中去。让他们深切体会到档案工作的重要性，科研工作离不开档案工作。要注意档案利用案例的收集与宣传，通过典型的树立，让大家有学习的榜样，知道档案收集工作其实就是为今后的利用打基础。

要注意信息技术的掌握和运用，通过信息手段管理、支撑“前端”的收集工作。要通过信息化手段使档案的收集工作更加科学化、规范化。比如通过一些软件平台的开发，利用软件平台管理基层单位的档案收集工作。这样可以减轻基层人员的负担，提高档案收集的效率，起到事半功倍的效果。基层档案收集的信息也可以通过软件平台及时反馈给管理部门，对档案管理部门的管理工作也提供了方便。总之，要善于利用现代信息技术，提高档案收集管理工作的效率和水平。

五、结束语

科研档案的收集工作是一项基础性的工作，它是科研档案整理和利用的基础，因此做好科研档案的收集工作是十分重要的。应培养职工的档案意识，做好科研档案收集制度建设，认真贯彻科研档案管理工作的“三纳入”和“三同步”管理要求，以及在日常的档案管理工作中千方百计保证各项科研档案材料收集的及时性完整性，为今后科研工作的可持续性开展，为更好地完成各项科研任务做出自己的努力。

[1] 霍振礼，王恩汉.现代科技档案管理[M].北京：国防工业出版社，1996.

[2] 张宗旭.科技档案管理[M].北京：档案出版社，1992.

刘宏，中国工程物理研究院计量测试中心副研究馆员，研究方向为档案管理。