电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估探究

沈东芳 聂二辉

（国家海洋局南海信息中心广州510300顺丰速运有限公司深圳518000）

电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估探究

沈东芳 聂二辉

（国家海洋局南海信息中心广州510300顺丰速运有限公司深圳518000）

界定电子政务环境下档案信息资源的内涵，并归纳总结出档案信息资源利用在电子政务环境下的现状以及特点，引入绩效评估的概念，提出电子政务环境下档案信息资源利用的绩效评估应该从提供者、使用者、中介者、评估方法和评估反馈五个方面展开。在此基础上，以城建档案信息资源在电子政务环境下的利用为例，做具体的探讨和分析。

电子政务档案信息资源绩效评估

G273.5

A

2017-06-19

信息技术的发展，带来电子政务时代的到来，作为政府信息资源一部分的档案信息资源在电子政务环境下的利用呈现出新的特点。随着绩效评估理论与实践的发展，特别是在企业和政府部门活动中发挥重要作用，国内的一些学者便开始思考将绩效评估引入档案信息资源的利用中，而且已有部分学者在这方面做了一些探索。紧跟时代步伐，将绩效评估应用到电子政务环境下的档案信息资源利用，通过在这方面的探索，以更好地提高服务质量。

一、电子政务环境下档案信息资源利用概况

电子政务是把现代信息技术引入政府机构，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，创建一个虚拟的政府办公环境[1]。档案信息资源包括内容信息和形式信息，它们代表着档案的不同方面。在电子政务环境下，档案信息资源主要指代的是内容信息，它在利用过程中有其独特的特点。

1.电子政务环境下档案信息资源利用的内涵。档案信息资源属于政府信息资源的一种，是信息记录汇聚而成，能够满足政府、企业以及公众对政治、经济、社会等方面的信息需求。电子政务在我国迅猛发展，不仅使得档案信息资源的内容更加丰富，也使得其载体、服务方式等更加多样化。

随着信息技术的发展以及网络的普及，政府信息资源管理开始进入电子政务管理的新阶段，由原先信息传递系统的内部管理转变为面向外部的、数字化网络的、具有交互性的有效管理活动，并实现政府与公众之间的信息和服务交流[2]。电子政务环境下政府信息资源通过技术参与高效管理以获得服务公众的良好效果成为政府信息资源的一个主要目标。电子政务环境下的档案信息资源利用通过多种服务形式满足政府、企业以及公众的需求，它是一个从提供者到中介者再到使用者的过程，诠释了档案信息资源利用的全部含义。

2.电子政务环境下档案信息资源利用的特点。电子政务在档案信息资源的利用过程中扮演着重要角色，以用户需求为中心的服务理念逐渐深入人心。电子政务的推进给档案事业的发展注入了新的管理理念，它要求档案机构改变过去以职能为中心的信息服务模式，主动为用户提供经过整合的、高质量的档案信息服务[3]。

电子政务环境下，档案信息资源利用的特点主要表现在三个方面：一是服务人员的专业化。由于信息技术的应用，服务人员需要既掌握档案专业的知识又要有技术层面的支撑，这对服务人员的综合素质提出了更高的要求；服务人员作为档案信息资源的提供者，是与用户接触的直接对象，档案信息资源的利用情况决定了用户对服务人员的满意度；另外，能够提供多少档案信息资源、以哪些形式提供、利用便捷程度等都与服务人员是否专业化有直接关系。二是服务形式多样化。档案信息资源不仅要满足政府机构和企事业组织的需要，也要满足社会大众的需求，最大限度地实现其社会效益；新媒体的发展，档案信息资源利用的渠道更加多样化，特别是微博、数字杂志、手机短信、移动电视、数字报纸等都可作为档案信息资源的一种服务形式，也可以交叉混合使用，这种人性化、便民化的利用方式可以更好地改善档案信息资源的利用情况。三是服务平台的易用化。建立全面、真实、完整的档案信息资源数据库，不仅满足用户基本的查询需求，也通过深度开发数据为政府、企业等决策提供更为全面可靠的信息支撑；通过网站等平台，提供在线查询、在线办理事务等服务，简单快捷地满足利用者需求。

二、电子政务环境下档案信息资源利用绩效指标构建

我国信息资源的利用缺陷表现为“死库”资源开发、“信息孤岛”现象、网站信息陈旧等问题[4]。在档案信息资源的利用过程中也毫无例外地存在这种问题，电子政务环境下，它的更新维护、内容质量、标准化等方面会显现出更多困难。我国目前在这方面的研究大多属于宏观的、定性的分析，缺乏精确的、定量的研究，尤其缺乏专门针对电子政务环境下档案信息资源利用情况的准确评价[5]。

绩效评估是指通过对适当数据的采集、整理、分类、分析、解释和传播，来对以往行为的效力或效率进行量化，并据此作出相应决策，采取相应行动的过程[6]。它主要是从成绩和效益的结果方面来衡量的，是一个客观评估的过程。电子政务环境下，对档案信息资源利用进行绩效评估有着重要的意义。开展电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估研究，可以帮助我们弥补目前在这方面研究的缺陷，有助于我们及时发现并准确把握电子政务环境下档案信息资源利用存在的问题，以便采取相应的对策。

在电子政务环境下，档案信息资源的利用过程包含提供者、中介者、使用者，其中提供者指的是档案信息资源的提供主体，包括人员、设备、环境等；中介者指的是档案信息资源的载体、服务形式等；使用者即用户。它们贯穿档案信息资源在电子政务环境下利用的始终，是绩效评估必须具备的指标。采用何种评估方法对评估结果的真实可靠性有着重要影响，方法不同可能得出的结论也会不同，进而导致建立此结果基础上的决策不能发挥预期效用，那整个绩效评估的意义就不存在了。绩效反馈包括将评估结果提供给决策者参考、告知评估对象评估结论以及后续的回访追踪调查结果，在具体的绩效评估中，绩效反馈不应当只是充当结果反馈的角色，还要在整个档案信息资源利用过程中有所贡献，即提供者与中介者能够满足使用者的各项需求。

电子政务环境下，档案信息资源利用的绩效指标包含提供者、中介者、使用者、评估方法、绩效反馈五个方面，这五个方面涵盖了整个绩效评估的过程，也是根据“构建指标体系时，应坚持科学性和准确性原则”的思想[7]提出的。这五个指标都不会过于抽象，具有一定的可行性和操作性，更重要的是它们都是可以量化的，而不仅仅是定性的，这在绩效评估执行中会更加便于应用。在这五个指标中，提供者和使用者是开展绩效评估都会涉及的对象，只是名字有所不同而已，比如有些研究将“提供者”解释为“评价主体”，将“使用者”指代为“用户”或者涵盖于“评估对象”之中。但无论如何进行改变，其实质都是没有变化的，都包含提供与利用的双方。对于中介者而言，它是在电子政务环境下催生的比较与众不同的指标，它包含对载体和服务形式的新发展，已经突破了传统的纸质档案信息资源利用和只能入馆查询的形式，新媒介的出现和网络技术的应用都使得中介者的含义更加广阔，成为更能体现用户满意度的一个重要方面。关键绩效指标法、360度绩效评估法和平衡计分卡法等评估方法在档案信息资源利用绩效评估中的应用，能够更好地体现绩效评估的科学性和准确性，这是绩效评估中非常关键的一步，方法错误，结果肯定没有得出良好决策的价值。电子政务环境下档案信息资源利用的绩效评估可以发现目前存在的诸多问题，对于业务流程的改造、提高用户满意度等方面有着重要的意义。

三、电子政务环境下档案信息资源利用绩效评估过程与分析

传统的城建档案馆都是以职能为中心的信息服务模式[8]，随着电子政务的发展，主动为使用者提供经过加工整合的、高质量的、高标准的城建档案信息资源显得尤为重要，它也逐渐成为城建档案馆建设的重要方向。绩效评估在城建档案信息资源利用中的应用，将会对提供者、中介者和使用者产生较大影响，为提高用户满意度和达到城建档案馆服务性目的提供建议和策略。城建档案信息资源属于档案信息资源的一种，它在电子政务环境下利用的绩效评估也应当包含档案信息资源利用绩效评估的五个指标，即提供者、中介者、使用者、评估方法和绩效反馈。在具体的评估过程中，也应当体现这五个指标。

城建档案信息资源在电子政务环境下的绩效评估过程包括制定评估计划、确定评估标准和方法、回收数据、统计分析和绩效反馈应用五个阶段。

制定评估计划。评估计划的制定是建立在五个指标的基础上的，也就是说评估计划中必须涵盖提供者、中介者、使用者、评估方法和绩效反馈。为了能够顺利地开展绩效评估，必须制定评估计划，这样能够在明确评估目的的基础上确定恰当的时间、地点、对象等展开整个绩效评估的起点。

比如关于提供者的评估中，需要涵盖多种因素。城建档案信息资源的提供者包括城建档案机构本身及其人员、设备、环境设施等，城建档案机构自身拥有的馆藏量在利用过程中扮演着重要角色，数量、类别的多少某种程度上决定了能够提供利用的能力，毕竟自身没有的东西又何谈提供给别人利用呢？服务人员的职业道德、业务水平等对中介者和使用者都有较大的影响，载体和服务形式的多样化，即中介者的内涵更广，能够满足不同使用者的不同需求。在这个评估计划中，涉及提供者的评价时，必须包含这些因素，因为只有包含这些因素才能得出科学的评估结果。

确定评估标准和方法。评估标准一般包括绝对标准和相对标准，绝对标准又可分为业绩标准、行为标准和任职资格标准。在城建档案信息资源利用的绩效评估中，确定适用于实际情况的评估标准对以后评估的开展具有重要影响。多样化的评估方法可以得到不同的应用，在不同的方面有不同的优势体现，这样对于结果的科学性至关重要。

回收数据。这是一个比较复杂而且异常艰巨的过程，因为绩效评估对于数据的要求非常高，而且评估结果也都是建立在数据的基础上的，所以数据的可靠性决定了结果的可靠性。

绩效反馈应用。这是将评估结果进行应用的过程，无论能否得出问题，科学真实的绩效结果都是非常有价值的，它对于城建档案信息资源利用的改进具有重要影响。

城建档案信息资源在电子政务环境下利用的绩效评估，虽然只是作为档案信息资源的一种绩效评估，但其过程与所包含的指标基本上适用于所有的档案信息资源。

四、结论与探讨

电子政务环境下，档案信息资源利用的绩效评估将会对提供者和中介者提出更高的要求，但同时获得的是使用者更高的满意度，这可以说是对等的价值，更多的付出更高的回报。而评估方法和绩效反馈也充当着必不可少的角色，评估方法的科学可靠性某种程度上决定了绩效反馈的真实性。绩效评估在电子政务环境下档案信息资源的利用过程中将会越来越受到重视，而对其的研究也将会进一步发展。

[1] 郝艳秋.电子政务环境下档案信息资源管理的策略[J].黑龙江档案,2012（1）.

[2] 宋恩梅.电子政务环境下政府信息资源管理结构及发展趋势[J].图书情报知识,2010（3）.

[3] 刘明.档案信息服务绩效评估初探[J].湖北档案,2007（8）.

[4] 谢明.我国电子政务建设中存在的问题及其分析[J].档案学通讯,2003（3）.

[5] 王欣.浙江省网络信息资源建设现状及对策[J].情报科学,2002（8）.

[6] 安迪·尼利.企业绩效评估[M].李强,译.北京:中信出版社,2004.

[7] 潘积仁.论建立档案机构绩效评估体系[J.中国档案,2005（6）.

[8] 章鸿,颜萍.论城建档案信息服务绩效评估[J].城建档案,2012（2）.

The Exploration of Performance Appraisal About the Exploiting of the Archival Information Resources Under E-government Environment

Shen Dongfang,Nie Erhui
(South China Sea Branch of State Oceanic Administration,Guangzhou 510300,China;Shunfeng Express co.LTD,Shenzhen 518000,China)

This paper defines the connotation of archival information resources under E-government environment,summarizes the current situation and characteristics of the exploiting of the archival information resources under E-government environment,introduces the concept of performance appraisal,and puts forward that performance appraisal about the exploiting of the archival information resources under E-government environment should be carried out in following aspects:provider,user,mediator,appraisal procedure and appraisal feedback.On that basis,the paper analyzes and discusses the exploiting of archival information resources of the urban construction in detail under E-government environment.

E-government;archival information resources;performance appraisal

沈东芳，国家海洋局南海信息中心馆员，研究方向为档案数字化；聂二辉，中山大学档案学硕士毕业生，研究方向为档案学基础理论、电子文件管理。