信息化背景下高校档案的服务策略

徐微微

（吉林化工学院吉林132022）

信息化背景下高校档案的服务策略

徐微微

（吉林化工学院吉林132022）

在信息化技术的日益发展和推动下，高校档案服务管理方式和环境也在逐渐发生着变化。传统的档案服务管理模式不能满足当前的需求，基于现状，本文在信息化的背景下，首先解释了档案信息化和信息化档案服务的基本内涵，然后探讨了目前高校档案服务的现状，笔者针对一系列的问题提出了相应的对策，有利于更好地推动我国高校档案服务工作的蓬勃发展。

信息化档案服务高校档案

G273

A

2017-06-07

档案是人类社会在日常的工作和活动中直接形成的信息记录，档案作为一种情报，同时也是一种信息。但是“档案是历史的原始记录”，这种记录是最为原始的信息，可以将其作为第一手资料。这种信息记忆了人类社会活动的整个过程，它既具有原始性，同时具有历史性。然而在这个信息庞杂的大数据时代，档案及对档案的管理模式正在发生着改变，笔者首先为我们厘清信息化中的信息以及档案在信息化中扮演的角色。

信息化背景下的信息远远超越了档案本身所记录下来的信息，它还涵盖了将原始信息进行信息技术加工处理后的信息，该信息是一种更为广泛的、与社会融合度更高的信息内容，并且突破了档案的本质属性——原始记录性。那么，档案服务工作也会发生相应的改变，旧有的档案服务管理模式不能适应当前的需求。为此，在今后的档案服务工作中要改进管理模式。尤其对于一些高校档案的服务管理，更应该优化档案服务管理，从而发挥档案的最大价值。

一、档案信息化的基本内涵

档案信息化是档案管理部门利用现代信息技术手段对档案的二次加工，涵盖了对档案信息资源的收集、整理、开发和利用。由此可见，档案信息化的内容包括两个方面，一是狭义上的信息化，就是将纸质档案的内容实现信息化的管理，进行电子存档，即档案本身的信息化；二是广义上的信息化，档案是记录社会活动内容的，那么档案信息化也必将离不开社会实践活动，要与社会的政治、经济、文化等各方面相融合，进而对融合后的信息进行信息技术的加工处理。因此，档案信息化建设在人类社会实践活动中起着至关重要的作用[1]26。一方面在大数据时代的推动和影响下，档案本身信息在社会交流系统中被人们广为利用，充分地发挥了档案的社会属性。另一方面档案中记载的信息与其他形式的信息，例如图书、情报等融合使用，为社会信息系统提供利用。这两方面相互联系，相互促进。档案并不是孤立地存在，将档案进行信息化的过程，也是把狭义上的信息化看作是广义上的信息化的过程。因此，狭义上的信息化与广义上的信息化是相通的，只是表现形式上的不同，内容本质上还是相通的。

二、信息化档案服务的基本内涵

时代的进步和发展只依靠技术是远远不够的，人类对社会的认知还是要靠信息这一媒介，那么对信息的收集和整理势必也影响时代前进。简而言之，档案服务管理工作就是对信息进行有序化的收集和整理。大数据时代是信息化的时代，是人才的时代，对人才的选拔要经过查询档案和对比信息。在国家政策的规定和号召下，数字档案馆的建立很大程度上推动了我国档案信息服务管理工作逐渐步入数字化，档案工作人员借助信息技术手段对纸质档案进行加工和扫描，最后保存在网络上[2]23。用户通过网络系统检索到自己需要的档案信息，这种方法方便快捷，操作简便，能够使用户很快地获取信息，针对性强，能够为用户提供非常方便的服务。总之，以上内容就是在大数据和信息化时代环境下，信息化档案服务的基本内涵，同时也是我国各高校在今后的档案服务工作中进行策略改革的新理念和新方法。

三、当前我国高校档案服务现状分析

目前，我国的科学技术有了一个突飞猛进的发展和进步，现代化网络技术被广泛地运用到社会的各个工作领域，教育是我国现代化建设的重中之重，高校是集聚人才的地方，同时也是我国教育的一个重要的组成部分。因此，创新高校档案服务具有一定的必要性和重要性。但是，由于科学技术的运用还未经历一个长期的考验，尤其是科学技术应用于档案管理的时间还很短，这样使得其存在很多的不足，在档案服务管理工作中还不能充分地发挥其作用及价值。笔者针对其现状分析，归纳了以下几点不足：

1.档案工作人员的服务理念陈旧。高校档案管理工作者的工作理念和认知水平还停留在以前的阶段，并没有随着信息化技术的发展而更新，服务理念仅限于对纸质档案的管理，信息化档案服务并没有引起他们足够的重视和认识。这导致高校档案在信息化建设的进程中存在着一些问题，一方面是信息化档案的建设进程缓慢，重则存在停滞不前的现象，另一方面是高校档案馆的馆藏资源匮乏，不能满足利用者的需求。高校档案部门在很长一段时间对档案本身存在的价值没有足够的重视，还是以政治服务为中心，这在一定程度上也导致高校档案的现代化服务意识和服务理念落后，还局限于原来的管理模式。因此，在我国的高校档案管理工作中即便实现了档案信息化建设，但是在服务管理工作中也会存在着很多不足的地方。再者，档案工作者的服务理念跟不上，这势必会影响到信息化档案服务的进程，而且出现了相当明显的重收藏、轻服务的现状。

2.档案服务工作形式和管理方法单一。我国高校档案服务管理工作具有历史的局限性，年代较为久远，受到很多客观因素的影响，高校档案服务管理工作没有跟上时代发展的步伐。工作形式较为单一，管理模式还采用了传统的方式，以前的工作形式和管理模式主要是针对纸质档案制定的，并不符合现代档案信息化服务的标准。进入21世纪以来，互联网迅速发展，信息技术在不断更新，但是我国高校档案服务还处于传统的面对面的服务模式，很多网络化的信息平台还未建立起来。传统的档案服务平台已经不能满足高校师生及社会各界人士的需求，建立完善的网络服务平台是当今高校档案服务面临的重大挑战。

3.数字化程度不够。随着大数据时代的到来，数字化档案馆的逐步建设，我国越来越重视数字档案的管理和利用。该趋势已经愈发地成为一种不可阻挡的潮流。高校档案信息庞杂，同样也需要数字化的管理和利用。但是由于高校所发挥的职能不同，并未重视数字化的建设，忽视了对信息化档案的管理和利用。虽然在高校的档案服务中也进行了现代化的管理，但主要是利用现代信息技术最为简单的计算和统计数据功能，并未充分地发挥计算机的作用。信息平台建设不完善，对档案管理软件的开发没有足够的重视，这些因素使得高校档案管理的数字化程度相对较低[3]5。

四、优化完善高校档案服务工作的策略

1.提升档案工作者的服务理念。高校要重视档案工作者的服务理念，培养他们的档案管理意识，将被动的服务变为主动的服务，提高档案工作者的服务热情，从而进一步提高高校档案服务管理的工作效率，提升工作质量水平[4]11。为档案管理工作者订阅专业书籍，学习更多的档案管理知识，并且定期对他们进行培训，不断地更新档案知识。在这个现代化的社会，还要为档案管理者普及计算机知识，提高他们的计算机使用能力，更好地适应现代化的发展，为档案利用者提供专业的档案服务。

2.转变档案工作方式和管理方法。旧的档案服务工作方式和途径已经不能适应当前的客户需求,好的档案工作管理方法是建立在好的管理组织上。因此，要率先加强对高校档案管理组织的建设，那么就需要建立一套完整的档案管理制度，并且还要对制度不断地进行完善和创新。这样才能确保在档案服务工作中减少错误，保证高校档案服务与时俱进，跟上时代的步伐。在管理的过程中，还要对一些相关联的档案进行集中收集和整理，防止档案信息的泄露，进而保护高校信息以及高校师生信息的安全。

3.切实提高档案数字化水平。数字化是当今社会各个领域的发展趋势，为了对高校档案进行现代化的管理，就要充分地采用高新技术手段，并且聘用专业人才开发档案信息服务评价体系，要有专门部门定期对这套服务体系进行严格考核，保障档案数字化落实到位[5]55。再者，根据高校档案的实际情况，依据相应标准建立档案管理数据库，不仅能对档案进行更好的记录和储存，而且方便以后的查找和利用，从而更好地保证信息化背景下高校档案服务的实现。

综上所述，信息化技术的飞速发展推动着高校在档案服务工作上的不断革新，一方面促进了高校档案服务工作的蓬勃发展，另一方面对高校档案信息化的建设也有着不容小觑的作用。

[1] 王兴娅.基于要素分析的高校数字档案信息服务模式研究[D].南京大学，2013（26）.

[2] 白晓春.高校档案服务信息化发展策略研究[J].办公室业务，2013（23）.

[3] 候海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究[D].黑龙江大学，2007.

[4] 陈奕.提升高校档案服务功能之我见[J].当代教育理论与实践，2013（11）.

[5] 倪丽娟.面向社会开发高校档案信息资源[J].机电兵船档案，1999（6）.

Analysis of the Service Strategy of University Archives Under the Background of Informatization

Xu Weiwei
(Jilin Institute of Chemical Technology,Jilin 132022,China)

With the development and promotion of information technology,the management mode and environment of archives service in colleges and universities are changing gradually.The traditional management mode of archives service can no longer meet the current demand.Based on the present situation and under the background of informatization,this paper firstly explains the basic connotation of archives informatization and informatized archives service,and then discusses the current status of university archives service,and puts forward corresponding countermeasures according to a series of problems.This will help to promote the vigorous development of university archives service in our country.

informatization;archives service;university archives