数字校园环境下高校档案信息资源整合的思考

刘坤

（山西财经大学档案馆 太原 030006）

数字校园环境下高校档案信息资源整合的思考

刘坤

（山西财经大学档案馆 太原 030006）

档案信息资源整合是数字校园环境下档案信息化建设的必然发展趋势，文章针对高校档案信息资源整合过程中存在的问题进行了深入分析研究，提出了实现档案信息资源有效整合的对策和建议。

数字校园 高校 档案信息资源 整合

随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》、《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》及《中国数字教育2020行动计划》等的推进实施，特别是数字化校园的提出，给高等教育事业教学、科研、管理等各个方面带来了全面深刻的影响，也为高校档案信息化提供了新的发展契机。档案信息资源建设是档案信息化建设的核心内容。在数字校园环境下，档案信息资源整合是档案信息共享的基础，是高校档案信息资源建设的关键环节，是一项复杂的系统工程，涉及到管理、技术等多方面因素，对其进行认真研究具有重要的现实意义。

一、高校档案信息资源建设现状及档案信息资源整合的必要性

1.高校数字校园建设总体发展状况。我国高校大规模的信息化建设起步于20世纪90年代，而数字校园概念的提出极大地促进了高校信息化建设的发展。数字校园的建设包括校园网络基础设施、环境的建设和校园信息管理系统的建设。尽管目前高校数字校园建设发展不平衡，建设状况和应用效果还有较大差异，但我国各高校已经普遍开始实施数字化校园建设，基本都已建立了自己的校园网，校园网通讯设施较为完善，能够实现互联网的接入和基础网络服务应用，建立了涵盖办公自动化、教务管理、学生管理、网络教学、数字图书馆、校园“一卡通”、科研、财务等多种业务的综合应用管理平台和综合信息门户系统，覆盖了学校的各个业务环节。信息化应用为各高校开展教学、科研、管理和服务工作提供了便捷、高效的信息化支持，已经成为高校日常工作不可或缺的重要组成部分。

2.高校档案信息资源建设现状。高校档案管理工作的主要目的就是开发档案信息资源，为高校的教学、科研、党政管理及社会公众提供利用服务。在数字校园环境下，档案信息资源建设主要内容包括馆藏纸质档案的数字化和电子文件、数据的采集和接收。目前，大部分高校已经自行开发或购买软件，建立了档案信息管理系统，目录级、专题或档案全文数据库和档案网站，实现了档案数字化存储、网络化查询等，高校档案从手工、封闭的管理模式逐步向自动化、网络化发展。但是我国高校档案信息资源建设还存在以下特点。一是档案信息资源建设整体程度偏低，与高校数字校园建设及社会需求相比，还存在较大差距，信息化工作依然任重而道远。二是档案信息化建设在高校之间的发展也很不平衡。以上海交通大学、重庆大学等为代表的部分高校已经建立了技术先进的数字档案馆，但还有为数众多的高校档案信息化还停留在目录级阶段，档案资源数字化程度很低，信息资源开发利用不足。三是档案信息资源的深度挖掘和利用欠缺，档案信息资源建设质量和提供个性化服务的能力有待进一步提高。

3.高校档案信息资源整合的必要性。随着数字化校园建设的不断推进，目前几乎所有高校都已经积累了大量原始的基础数据，数字化校园形成的信息资源包括多媒体教学资源、科研信息、学生信息、管理信息、数字化图书馆等涉及教学、科研、管理等各方面的信息资源数据库，高校进行教务学籍管理、教学评定、网络教育、行政办公、后勤管理等相关日常业务的处理都需要基于这些基础数据开展。这些丰富的数字资源是档案信息的重要来源，数字档案信息资源已经日益成为高校档案信息资源的主体。但是，由学校各部门形成的数字信息资源在信息系统之间的数据交换还存在障碍，需要进行整合以后才能进一步鉴别其归档价值进行统一管理，进而为用户提供一站式的数字档案信息服务，满足用户全方位、多渠道的信息需求。为此，在数字校园环境下，有效整合和利用数字档案信息资源，实现数字档案信息资源的共享是高校档案信息资源建设的当务之急。

二、档案信息资源整合中存在的问题

数字校园建设给高校档案工作带来发展机遇的同时也带来了新的挑战，不同应用系统形成了大量异构、分散的电子文件和数字资源，这些数字信息是档案信息的重要来源，但是由于技术、管理等多方面的原因，对这些档案信息资源的整合、开发和利用还存在诸多困难。主要表现在以下几个方面。

一是各个职能管理部门应用的管理信息系统大都是由各部门自行建设实施，系统各自为政，数据也没有统一的标准和规范，导致部门间数据交换不畅，形成了信息孤岛。各业务系统和档案信息管理系统之间跨部门的应用以及数据交换难以实现，信息资源共享度低，各业务部门形成档案信息资源无法直接进行利用和开发。

二是档案数字化过程中存在着较为严重的重复开发和资源浪费现象。一方面是学校教学、科研、行政管理过程中不断形成的大量电子文件和数字档案资源无法直接归档利用，不能实现增量档案的电子化管理；另一方面是档案馆仍需花费大量人、财、物力和时间对新增传统载体档案进行数字化，造成重复开发和资源浪费。

三是多部门、跨系统应用无法协同，影响档案信息用户体验。不同应用系统采用不同软件平台，各应用系统之间缺乏统一规划下的应用访问接口，无法直接跨系统访问资源和对接功能。用户查找相关的档案信息资源，常常需要分别登录访问不同的应用系统。如：查找科研档案信息可能需要访问档案信息系统、科研信息系统；查找学籍档案信息需要分别登录教务信息系统、档案信息系统等。面对繁杂的应用系统，用户查找困难，利用不便，降低了档案信息资源的利用效率。

三、高校档案信息资源整合对策

档案信息资源整合是根据用户的需求，结合档案信息资源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，实现一定范围内档案信息资源的集成和优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体[1]。对高校档案信息资源进行系统、全面的整合，才能够消除信息孤岛，合理配置资源，有效地推进高校档案信息化步伐，为师生和社会民众提供更方便、快捷的一站式服务，满足档案信息用户需求，真正实现档案信息资源的价值。

1.档案信息化建设要纳入数字化校园建设整体规划。档案信息化建设是“数字化校园”建设的重要组成部分，应根据档案业务流程、部门之间数据交换的实际分析以及资源整合的功能需求，提出档案信息化建设和升级改造的具体方案，并将其纳入学校数字化校园建设整体规划，统一部署，实现数字档案馆建设与数字校园建设同步进行，推进档案信息系统与校园网各业务系统互联共融，以确保档案信息的齐全完整和高效开发。

2．数字校园建设要采用统一的信息建设标准。技术与标准是制约档案信息资源整合的重要“瓶颈”。实现档案信息资源整合，首先要解决好档案信息资源整合的技术问题。档案信息资源整合必须建立在信息系统标准、数据内容标准、数据结构标准、数据值标准等各项标准的基础之上[2]。

数字校园建设要采用统一的信息建设标准，一是在数字校园建设的顶层设计、平台建设和应用系统设计过程中要重视信息标准建设，要基于国标及《文书类电子元数据方案》、《电子文件归档与管理规范》等国家已经颁布实施的电子文件相关技术标准和规范，建立全校统一的信息编码、数据采集和应用系统开发建设规范，采用统一的数据交换解决方案实现各部门、各环节之间的信息协同和数据共享，以便于后续的资源整合和系统集成；二是应在数字校园数据平台上建设电子文档数据中心集中管理校园网内形成的各类电子文件和文档资料，实现电子文件和数字档案资源从形成、收集、移交、归档到存储、利用的全过程管理，为数字校园环境下增量档案电子化管理创造技术条件。

3.档案信息资源整合要以服务为先。高校档案信息资源整合的目的是为了充分发挥档案信息资源的价值，使其更好地为师生和社会民众服务。所以在档案信息资源整合的过程中，必须充分考虑到档案信息用户的需求，做到以人为本，以服务为先。在信息时代，档案信息用户需求的特点是：个性化、多元化、精准化、即时化。用户希望能够在海量的信息资源中快速、便捷、高效地获取有用信息，并能对其进行深层次的分析加工和处理。因此在档案信息资源整合过程中要注意做到以下几点。

（1）整合必须面向需求、面向用户，整合的重心从丰富馆藏转变为增强档案信息的公共服务能力[3]。以面向用户提供个性化的定制服务为目标科学整合档案资源，提升信息资源利用与信息服务的效率和质量。例如，可以优先重点整合利用率较高的学生学籍档案及教职工科研、职称评聘等相关档案资源。

（2）依托资源整合，建立档案全文数据库、专题数据库和特色数据库。数字校园建设使档案信息载体不断向电子化、网络化的发展，高校档案部门要抓住这一机遇，积极参与学校数据中心建设，充分利用数据共享平台，建设优质的档案全文数据库、专题数据库和特色数据库，加大编研力度，这样既保证了档案数字化的经济性和有效性，又有助于深度开发档案资源，更好地提供档案增值服务[4]。

（3）利用互联网+、无线移动终端等新技术，创新档案管理和服务模式，为用户提供交互式的即时在线服务。移动互联网具有高效、便捷、快速传播的特点，通过建立档案网站、校园APP、微信公众号等方式,可以集成各种资源,建立统一的身份认证和资源访问检索路径，为用户提供在线档案信息查询、检索、利用和推送服务。与馆内服务相比，“互联网+”模式打破了传统档案服务的时空局限性，用户能够随时、随地通过电脑、移动终端等获取自己感兴趣的信息。配合大数据、云计算的技术，档案部门还能通过调用数据的深入挖掘和分析，更智能化地发现教师和学生的潜在需求，进一步整合资源，实现更加精细化、个性化的服务[5]。

数字校园建设对档案信息化的发展既是机遇也是挑战，档案信息资源整合是数字校园环境下档案信息化建设的必然发展趋势，整合过程中也会面临一些问题，如新的管理服务模式带来的思想观念冲击；由网络环境的开放性造成的档案资源整合和服务过程的安全问题；应对现代网络信息技术环境的档案人才队伍建设问题等，需要进一步的探讨和解决。档案信息资源整合不能急于求成、盲目跟风，广大高校档案工作者要不断更新档案服务理念，主动学习新技术，注意防范整合过程中的各种风险，不断探索与创新，采取切实有效的策略科学推进档案信息资源建设工作。

[1]吴建华，方燕平.档案网站信息资源及其整合概念的界定—“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之一[J].档案学通讯, 2009（5）：52-55.

[2]郑燕华.Web3.0环境下档案信息资源整合的挑战与对策[J].农业图书情报学刊,2013,25（1）:43-45.

[3]赵爱国.试论档案信息资源整合与档案馆馆藏建设[J].档案学通讯,2006（6）:33-36.

[4]朱玉清.关于高校档案馆参与数字校园建设的思考[J].北京档案, 2010（11）:32-33.

[5]吴旻瑜，刘欢，任友群.“互联网+”校园：高校智慧校园建设的新阶段[J].远程教育杂志,2015（4）:8-13.

G270.7

A

2017-04-19

刘坤，山西财经大学档案馆馆员，管理学硕士，主要研究方向：管理信息系统。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.17