信息化背景下高校教学档案工作的创新路径

赵一 金丹

（锦州医科大学 锦州 121000）

信息化背景下高校教学档案工作的创新路径

赵一 金丹

（锦州医科大学 锦州 121000）

随着信息技术的发展，现代社会逐渐步入一个信息化、数字化的时代，以电子信息为核心的高科技对人们的工作、学习和生活产生了重要的影响。高校教学档案作为高校教学工作的记录，对学校未来的发展和教学实践活动具有重要的保存价值，是教师教学研究的原始记录，也是高校档案管理的核心和重点。信息化背景下高校传统档案管理的手段和服务方式已经不能适应学校教学管理活动的发展要求。因此如何自信息化的背景下创新高校教学档案的管理成为当前高校需要重点解决的问题。

信息化 高校 教学档案 创新路径

在学校的管理工作中，档案管理工作是最基础的工作，尤其是和教学相关的教学档案管理工作更是重中之重。因为教学档案管理工作的好坏直接反映出学校整体管理水平的高低。当前正是信息化发展的时代，很多的高校都为了适应新的发展环境，而对档案管理工作进行了创新和改革。采用的管理方式也变得更加多样化，采用的管理形式也逐渐自动化。但受到传统管理方式影响，高校教学档案管理工作还需要进一步的进行创新。

一、高校教学档案的特点

1.系统性和分散性。高校各个专业、各个层次和各届的学生都有对应的教学管理模式和教学实践活动，并且在此期间形成了相对系统化的教学文件，有学校的招生、培养计划以及学生毕业的过程等，进而表现出教学档案的系统性。但是高校教学档案又表现出分散性，教学档案除了有教育部门下发的各种教学管理文件以及学校内部的文件外，还有来自师生管理方面的文件资料以及与教学实践活动相关的视频、音频等资料，这些教学资料在各个院系的专业中分散着，导致教学档案的管理具有与分散性的特点，工作起来十分的复杂。教学档案的分散性也增加了档案管理的难度。

2.动态性和周期性。高校教学档案是在长期的教学实践活动中积累下来的资料和文件，从时间上看有些教学资料是按照学期划分，有些教学资料是按照年度进行划分，这些使得教学档案的管理具有一定的周期性和动态性[1]。高校的教学活动是以学生的学历教育为目的的一种教学周期性活动，每一届学生的培养过程不同，教学实践活动的内容也有所不同，但教学活动是按照一定的周期性进行的，这也决定了教学档案的管理具有一定的周期性。教学档案的动态性和周期性导致了教学档案的管理和归档在时间上存在着一定的差异，因此每个周期的教学档案需要具备自身独特的归档和管理方式。

3.通用性和特殊性。教学档案能够在不同学校的同一专业中作为教学成果交流和学术分享的工具，进而使得高校教学档案具有自身的通用性特点[2]。各个高校在办学的过程中具有自己特点的培养计划，来指导教学实践活动，使得每一个学校的教学档案具有自身独特的特点。教学档案的特殊性决定了教学档案具有自身的额规范性，既能够凸显本校的教学特色，又能够为本校的教学管理提供指导。

二、信息化时代高校教学档案工作发展现状

1.面临更大的信息风险。信息化的发展对于高校的教学档案工作带来了很大的影响，所以传统的档案工作管理理念也在发生改变，管理工作变得更加透明。但是互联网在带来便利的时候也带了很多的风险，高校教学档案工作要面临的信息风险也更大，档案的信息安全面临着严峻的挑战。教学档案包含的种类很多，所以也有很多的档案保密性和单一性都是比较高的，但是当前在高校中参与档案工作的人员很多都是兼职，特别是档案工作的内容比较复杂而且管理的强度比较大，这就使得工作人员在管理的过程中忽视了档案的信息安全。有的管理人员就算是进行了正确的管理，但是由于自身技术和能力的限制，也是无法保障档案信息的安全的，容易造成档案信息的泄露。

2.工作人员未能更好地适应信息化管理。信息化时代最主要的特征就是网络技术的快速发展和应用，为了提高高校教学档案工作的效率，是需要引进更加先进的档案管理方式的，用现代化的技术来进行管理，所以对于这些新技术的应用，相关的档案工作人员也需要具备更加专业的理论知识，这样才能更好的做好档案管理工作，使档案工作变得更加的科学化和智能化。举例来说，现代化技术要求工作人员借助于自身的专业技术知识来建立起数据库的模型。但是当前高校教学档案工作的人员几乎都不是本职工作，所以这些专业性比较强的工作，管理人员自身的素质就会极大的限制信息化管理的发展和进步。

3.档案工作的组织不够专业。通过对很多高校档案管理工作进行调查，我们发现高校中负责档案管理的主要部门是行政部门，很少有高校会专门的建立起档案管理的机构来进行档案管理，更不用说制定完整的档案管理体系了，岗位职责就算是已经制定出来，也没有具体得到落实[3]。一部分的高校倒是设定了专门的档案管理组织，但大多数也只是流于形式，几乎都关注不到内在档案管理的重要性。也正是因为管理组织和相关管理制度的不完善，档案管理工作的保密性也就无法得到保证，很多的档案资料易流失，档案使用率也不断的降低。

三、信息化时代高校教学档案工作创新的必要性

1.最大限度提高档案工作效率。手工管理在传统的档案管理中是最常用的管理形式，而且档案所提供的信息服务也是通过手工服务来实现的，这样的管理方式不管是工作效率还是在工作的质量上都是有很明显的缺陷的。电子档案无法通过和传统的纸质档案之间实现更好的衔接，电子档案没有办法为手工档案收集相关的资料，手工档案管理的速度比较慢。也正是因为这些方面的原因，手工档案管理的效率很低，不管是对管理者还是对档案信息的需求者来说，都造成了时间方面的严重浪费。这些方面的缺陷都使得档案工作的创新势在必行，因为通过对教学档案工作进行创新，可以让学校的档案工作更加的开放，还促进档案资源更好的实现彼此间的整合和优化使档案工作的质量和效率都得到提高。

2.符合档案工作未来的发展方向。当前信息化已经朝着更加深入的方向发展，所以很多现代化的设备也得到了广泛的应用和普及，这些给人们的生活带来了便利，同样的也给高校教学档案工作带来了便利[4]。在档案工作中应用一些比较先进的设备和技术可以为档案工作带来新的能力，让档案工作更加具有发展的活力。但是在高校实际的档案工作中，这些先进的技术和设备并没有得到应用和普及。信息使用者在查询信息的时候依然使用的是最传统的方式，查阅的难度是很大的。互联网技术的不断发展是档案工作中出现了数字化档案管理，通过网络来为信息的检索提供帮助。这些方面的变化都是为了适应新的时代特征和服务的多元化，同时这些新兴起的档案管理方式可以有效的促进档案工作的发展，因此档案工作是一定要进行创新的。

3.为信息使用者提供更好的服务。计算机在当前的社会中已经实现了普及，这一趋势改变了人们的生活方式，它对科研和教学都被广泛的应用，当然在学校的管理工作中也是离不开计算机网络的[5]。也正是因为网络技术的出现，档案工作的重心发生了根本性的变化。在教学档案工作管理过程中通过对信息技术的利用，可以搜集和整理已有的档案信息，最终实现信息的共享，而且档案管理部门可以通过校内网提供档案的相关信息，这样档案信息的使用者就不用再通过手动查询了。在档案工作中应用网络技术不但能够为信息使用者提供更多的便利，更重要的是它可以提高档案工作的服务质量，当然必须要考虑到网络安全，做好保密工作。

四、信息化时代高校教学档案工作创新的路径

1.管理的队伍必须创新。想要更好地实现管理队伍的创新，就必须转变档案工作人员的思想，这就需要培养他们创新的能力和观念，让他们更快地认识到创新管理的重要性。工作人员一定要从现代化的角度出发，改变传统的工作理念，在信息化不断完善的今天，档案的重要性也越发凸显出来，但是由于档案自身具备了地域性和局限性，档案管理人员对于档案的价值认识不够，使得档案的一些功能得不到最大限度的开发和发挥，对于教学档案来说它可以促进教研和教学活动。所以说档案管理者需要利用好自己的专业知识来建立起专业的信息化档案管理数据库，让档案的价值可以得到最大限度的发挥，通过对档案管理的队伍进行创新来实现档案工作的创新。

2.管理方法必须创新。传统的档案管理工作者一般来说都是具备了十分丰富的工作经验。通常情况下我们会觉得工作经验丰富一定会是一件好事，但是想要实现教学档案工作的创新，工作经验丰富也并非好事。想要做好创新工作，就必须要对档案工作人员的管理方法进行创新，但正是因为工作人员具备了很丰富的工作经验，它们在具体的管理过程中往往不愿意使用新的方法，仅仅靠着自己已有的管理经验来完成工作，这也导致了档案管理工作难以实现创新。所以实现创新就需要对管理的方法进行创新。第一，创新档案管理的机制。通过竞聘等方式引进人才，再对有工作经验的工作者进行培训和指导，提高他们的综合素质；第二，加强档案工作的信息化进程。档案工作实现信息化，这是必然的发展趋势，所以我们可以通过加强档案工作的数字化来实现其信息化，通过网络对档案信息进行收集和整理等。

3.服务理念必须创新。档案管理工作主要是为用户服务的，高校的教学档案工作主要的服务对象也是教师和学生，所以说也需要对传统的服务理念进行创新。档案工作者需要树立比较正确的服务理念，让服务的体系更加科学，服务的机制更加完善，最终达到让用户满意的目的。具体可以从以下几点出发。第一，可以让信息服务更加专业化，根据档案的内容将其划分为不同的专业领域，使服务的质量得到提高，客户的需求得到进一步的满足；第二，不仅要重视专业化，专业化主要体现在要结合客户的自身需求来开发具有个性化的检索功能，通过多种形式为用户提供检索，这样可以更人性化和个性化。档案工作人员还可以跟踪搜索外部的知识，搜索内部的信息，然后再按照信息的内容，对其进行分类管理，这种方法会更加方便用户的检索。

4.管理技术必须创新。现代信息技术对各行各业的发展起着关键性的作用，对档案事业的发展也发挥着自身的巨大价值。档案的管理技术以及档案信息的收集、归档、开放等都需要现代信息技术的支撑，以此来提高工作的效率，增加效益。高校应当在档案的管理中增强技术的投入，为档案的管理工作提供强大的支撑。首先，要建立档案管理的现代化机构，利用网络信息技术支撑档案管理。高校要充分利用校园网的优势，适应现代化工作的需要，在各个部门建立起自己的主页，进而实现各个部门之间信息的有效传递。高校要充分的利用计算机网络技术开发各类的档案管理软件，建立适合档案存储的软件，能够将高校各个专业的教学文件和资料进行归档和分类收集，这样便于学校的教师和领导通过网络进行查看。其次运行现代的管理方法，实现档案管理的现代化。现代化的档案管理能够提高管理的效率，增强档案管理的时效性。因此高校档案的管理应当配备完善的现代设备，建立科学归档系统，应用开发方便快捷的档案管理软件，实现高校教学档案科学化发展。在教学档案信息存储上要利用光盘技术和微缩技术，提高存储量，并且配备相应的辅助设备，增强档案存储的丰富性。

综上所述，信息化背景下，高校教学档案的管理的方式和管理技术需要不断强化和转变，这样不仅能够有助于教学管理水平的提升，更有助于档案管理工作的创新，对高校教学档案工作的发展具有积极影响。

[1]李莉.如何创新信息化时代的学校档案管理工作[J].现代交际, 2016（2）:123+122.

[2]王晓燕,王新华.信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变[J].科教导刊(中旬刊),2016（2）:9-10.

[3]金明辉.论高校档案工作在信息化时代背景下的创新[J].办公室业务,2016（12）:129.

[4]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报(自然科学版),2015（1）:181-182.

[5]谢碧慧.论信息化时代学校档案管理工作创新[J].才智,2012（8）:335.

Innovation path of Teaching Archival Work of Colleges and Universities Under the Background of Informatization

Zhao Yi,Jin Dan
(Jinzhou Medical University,Jinzhou 121000,China)

With the development of information technology,modern society gradually enters into an information and digital age,high technology,with electronic information as its core,has an important impact on people's work,study and life.The teaching archives of colleges and universities are the records of the teaching work in colleges and universities,which is of great value to the future development and teaching practice of the school.It is the original record of teachers’teaching research as well as the core and key point of archives management in colleges and universities.Under the background of informatization,the means and service methods of traditional archives management in colleges and universities can no longer meet the development requirements of teaching management activities.Therefore,how to innovate the management of university teaching archives under the background of informatization becomes the problem that colleges and universities need to solve immediately.

informatization;colleges and universities;teaching archives;innovation path

G275

A

2017-03-23

赵一，锦州医科大学讲师，硕士，研究方向为中国现当代文学；金丹，锦州医科大学讲师，研究生，研究方向为档案学。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.11