做好档案保密与利用工作的思考

张晓梅

吴忠市利通区金星镇人民政府

做好档案保密与利用工作的思考

张晓梅

吴忠市利通区金星镇人民政府

随着社会的迅猛发展，档案资源的社会价值开始被社会公众所重视，这就涉及到档案保密管理和利用工作。对于档案信息资源，既要重视其载体的保密管理，更要重视其开发与利用工作。这是社会发展的必然趋势，也是市场经济浪潮中重点关注的问题。我们要加强档案的管理和利用工作，促进乡镇工作的进步。为此，将从两个方面展开研究和探讨：一是，新形势下档案保密与利用工作存在的问题；二是，探索新形势下档案保密与利用工作路径。

档案保密；利用；要点

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及到档案保密和利用工作的重要性，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理地利用。应做好以下几点工作。

1 档案保密管理与利用工作中的问题

1.1 档案管理工作过于混乱

很多公司的档案存放并不集中，档案管理工作非常混乱，没有专门的档案室。档案资料应该按照不同部门分别存放，但是很多单位把所有的档案混在一起，导致档案调用很不方便。而且，许多单位的档案管理很混乱，有的部门会把机密性文件和非机密性文件混在一起，混合组卷保管或者混合提供信息，造成机密泄露。

1.2 工作人员自身素质有待提升

在日常工作中，经常有相应的工作人员顽固职守，忽视档案的保密工作，对自身的任务不负责任，导致但上述现象的发生。管理好档案能够为乡镇领导解除后顾之忧，帮助领导做出正确的决策，从而促进乡镇能够获得长远发展。档案管理还要根据时间、地点的不同，进行不同程度的保密与利用工作，从而将"保密"这两个字的意义得到最大化的发挥。我们应该充分平衡保密与利用之间的关系，不能倾向任何一方，这样才不会造成国家与社会的财产损失或是更严重的后果。

1.3 计算机网络技术存在缺陷

计算机的普及以及网络技术的发展使得档案管理工作变得越来越快捷，但也为档案的安全带来的较大隐患。就目前而言，电子档案的管理工作还存在不少缺陷和不足：如果电子档案是储存在光盘或者磁盘等硬件设备上，如果没有做好备份工作，一旦损坏档案将无法得到正常使用；如果档案存放在没有分离内外网的计算机上，加之没有对服务器部署防火墙，外部人员就很容易通过网络盗取档案信息；如果没有控制好电子档案的使用权限，内部人员就可以随意更改电子档案等。

2 做好档案保密与利用工作

2.1 提升档案的监督力度

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中。三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

2.2 做好档案管理的每一步流程

档案管理工作分为收集、保管、整理和归档四个环节，收集档案是档案保密管理工作的基础环节。每个单位需要建立专门的档案保管室，不能把所有的档案混合管理。档案管理人员必须做好档案管理工作的每一步流程，在整理档案信息的时候，必须保持档案资料的完整和信息的连贯性，将正文材料放在前面，附件材料放在后面，按照顺序编写页号，保证档案信息清晰完整，避免信息缺失，确保档案管理工作的专业化、规范化和标准化。对于档案混合问题，档案管理人员需要及时清理混定的文件，重新归档。如果实际情况有变化，一定要及时更改档案信息。

2.3 做好档案库房管理工作

总体来看，按照我国相关法律规定，保存档案的库房应该单独兴建，但在很多经济不发达的地区，很多不具备条件的单位就把档案库房直接设立在办公楼之内。为了防止涉密档案的泄露，我们不能随意选择一间办公室来保存档案，不能把办公室的最底层作为档案库房，选取了档案库房之后还应对其门窗进行加固，另外，库房应该和办公室、阅览室等分离开来。对于网络库房还要有严格的规定。采取物理隔离措施保证局域网与互联网分离开来，若计算机未经过隔离措施，禁止其同时连接局域网和互联网，用来办公和审计的计算机必须经过一定的技术防范措施才允许接入互联网。

2.4 处理好档案保密与利用的关系

保护档案机密是档案管理人员的责任与义务，在做好档案保密管理工作的基础上，有时间、地点和范围限制的利用档案资源，才能发挥档案资源的社会价值。只保护档案的秘密不利用档案资源，会让保密工作失去意义，无限制的利用档案资源会给国家和公民的安全、利益带来重大损失。所以科学的利用档案资源，必须处理好档案保密与利用的关系。《保密法》将档案资源的秘密等级划分为绝密、机密和秘密三个等级，档案管理人员需要按照秘密等级来开发利用档案资源，严格控制利用范围。绝密、机密和秘密的档案文件应该分别密封，避免档案混合，应该建立档案文件统计台和档案存放地点的索引。

综上所述，随着社会的发展与进步，档案资源发挥的作用越来越重要。做好档案的保密管理和利用工作，发挥档案资源的社会价值，必须解决档案保密管理和利用工作中的问题，档案管理人员要做好档案管理的每一步流程，遵守国家《保密法》，提高档案的保密管理技术，处理好档案保密与利用的关系，建立档案管理监督制度，加强档案资源的日常管理工作。

[1] 商和利. 做好档案保密与利用工作的思考[J]. 山东省青年管理干部学院学报,2008,05:160-161.

[2] 萨如拉. 新形势下对档案保密与利用工作思考[J]. 语文学刊(外语教育教学),2016,10:95-96.