浅议企事业单位电子化档案管理的利弊

杨银霞

宁夏特种设备检验检测院

浅议企事业单位电子化档案管理的利弊

杨银霞

宁夏特种设备检验检测院

随着全国信息化和网络化建设的发展，档案管理工作也从陈旧的纸质管理中解放出来，翻阅查找资料告别了乌黑的档案室和腐蚀的气味，只要轻松点击鼠标便可翻阅，大大提高了工作时效性，但是，方便的同时还会存在一定的不安全因素，本文就从电子化档案管理的利弊方面加以论述。

档案管理；电子化；利弊

档案管理工作是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是一个单位重要的工作岗位之一，包括员工的人事档案、图书管理、报告手册、各种记录等原始材料及内容的整理和存放，便于在今后的工作中及时查找和翻阅。历史发展到今天，档案管理工作已经成为一项巨大的工程，上至国家档案局，下至一个小单位，都有一套完整的管理体系，配备专业的管理人员，从事精密的管理工作，管理手段也从最初庞大的跌卷文书库演变成一个小小的软件，翻阅查找资料，从一大堆人耗时几天几夜翻找一个资料到动一动鼠标方可查找一系列电子档案资料，档案管理的高超技术是与社会发展同步的，但是在演变的同时也存在一定的利弊。

一、电子化档案管理的优越性

(一)办公软件的运用

近年来，各企事业单位都会高额购买安装市场上研发的各类办公软件，比如微软公司offce系列的中的Access办公软件、番愚软件开发的OA无纸化办公软件等，这些软件的投入使用，都告别了繁琐、陈旧的的办公模式，只有大家静坐办公桌前，点击鼠标方可查阅一切资料。

(二)提高了工作时效性

随着人们生活水平的提高，生活内容也丰富了，生活质量要求也高了，作为一个为老百姓服务的技术单位，工作强度也加强了，自然各类繁杂事物较多，上级部门的文件堆积如山，撰写的会议纪要由10年前的一年四五次增加到现在的一年四五十次，电话记录也增加了不少，这些资料都是需要人事部门精心整理，存档的重要资料。一年下来就会堆几个柜子，几年下来就会堆几间房子，尤其是当需要查阅一个文件内容时，几个人花费几个小时甚至几个工作日才能找到一个文件，工作时间就花费在资料的翻阅上，费时、费力、费工。自从有了办公软件后，所有的办公流程都会存储在系统里，只要一个人在键盘上敲击两个字，需要查看的资料便可得知，以前几天的工作在几分钟内就搞定，大大地提高了工作的时效性。

(三)提升了纸质档案的质量

电子化档案管理并不是说纯粹的全部存放在电脑上，对原始的纸质材料进行丢弃，销毁，而是，纸质和电子同时存储，尤其是一个单位重要的文件、人事档案等内容。原始材料更是重中之重。长期翻阅会造成纸质破损，保存不完整，丢失等现象发生，造成不良后果。而电子档案的诞生，就大大提升了纸质档案的存放质量，因所有的电子档案都是原始材料的扫描件，内容真实，字迹清晰，点击鼠标方可查阅，大大降低了纸质档案的翻阅次数，虽说现在的造纸技术精湛，但也抵挡不住高频率的摩擦。

二、电子化档案管理的弊端

(一)安全系数低

企事业单位的档案管理最重要的内容是人事档案，包括职工的学籍信息、考核信息、工资晋升等重要资料，是一个人学习工作的重要见证材料，若运用软件进行存储， 科技手段的快速发展不仅会给人们带来快捷、方便，同时也给不法分子可乘之机，黑客侵袭，安全信息外泄，从而造成个人信息的不安全因素。还有一些重要的内部文件，都有一定的保密性，也会存在失密现象。

(二)真实可靠性差

单位存档的原始资料货真价实，虚假成分少，但是电子档案中的内容真实度却比较低，尤其是财务审核、人事管理等方面的文件，牵扯的内容都比较重要，难免会有单位内部人员由于操作失误无意或有意造成的扫描件不完整，代签领导名字等现象发生，会给后面的工作造成极其严重的后果。

(三)工作质量不高

电子办公手段简洁、方便，实用性强，同时技术含量高，对工作人员的要求也随之增高，需要懂电脑操作，软件运用的本领和技能，会给单位一些老同志的工作造成一定的困惑，难免会在操作过程中出现一些漏洞或不足。

三、电子化档案管理的几点建议

(一)办公软件更加精细化

为了追求更大的利益，市场中不乏各种办公软件你争我抢地问世，不惜各种手段降低成本，谋取利益，这时软件的质量会大打折扣，给使用单位造成一系列的困难，因为使用单位在安装前对软件了解不透彻，会造成后期使用过程中出现的密码外泄，黑客侵袭，资料丢失，环节不严谨等，建议在办公软件的研发中，技术含量要高，更加注重细节的提高，尤其要提高软件安全性能。其次，使用单位购买安装前，邀请专业技术人员进行技术把关，产品验收及安装使用。

(二)进一步提高工作能力

一个单位的工作水平高低，一方面体现在领导的管理层次，另一方面则重要体现在员工的工作水平方面，办公软件的有效使用，不仅体现在软件自身的质量上，还体现在软件使用者，以及单位工作流程，各企事业单位在国家、属地管理制度的基础上，结合自身实际，都会建立一套完整、有效、实用的内部管理体系，档案管理方面也是其中的一部分，那么，各单位要通过多渠道、多手段地去提高内部的工作能力，才能将档案管理工作做到科学。

(三)加强档案管理人员的培训力度

档案管理工作看似简单，其实内容比较复杂，技术含量较高，尤其是近年来电子档案的运用，对档案管理工作人员的要求更高了，大多数企事业单位的档案管理都不会配备专业对口人员去任职，而是非专业人士或兼职，对档案管理只是皮毛接触，不深层挖掘，这就要求各单位不仅要配备专业的档案管理人员，同时必须加强管理常识及技术的培训力度，对国家、属地各类档案管理制度了解透彻，纸质档案的整理、装订、存放要求必须烂熟于心，工作才能得心应手。

电子档案管理模式将成为社会主流的办公方式，较传统纸质管理模式流程更加简单，操作更加快捷，但每天会产生大量的文字文件，从而形成数以万计的电子档案，所以进一步做好电子档案数据的精准性、保密性、规范化，将是今后一个时期需要解决的重大问题，只有不断的探索和大胆的实践，才能使电子档案管理工作和使用效率提升到一个更高的水平。

[1]陈奇星.传统档案与电子档案的比较研究

[2]候勇英 浅析无纸化办公对档案工作的影响。

[3]刘利娜，王会金，胡志华等，开拓创新做好新时期城管综合档案管理工作。