论档案管理中常见问题及措施

肖俊涛

威海市建设工程勘察设计审查中心有限公司

论档案管理中常见问题及措施

肖俊涛

威海市建设工程勘察设计审查中心有限公司

档案管理工作是一项机密性、专业性、政策性较强的工作，因此，要求各级管理部门要充分的认识档案管理管理工作的重要性。档案管理工作的好坏，直接关系到单位事业的运行，同时给单位在人力、物力、财力等方面大力支持与帮助。档案是各类信息的一个重要载体，是企事业单位最主要信息源。所以，档案管理工作对资源开发利用起着了重要的作用。

档案管理；问题；措施

1 档案管理中存在的问题

①对档案的重视程度不够。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，忽视了档案工作，对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，工作中存在失位现象，工作责任心不强，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

②监管力度不够，管理水平不高，管理方式陈旧。我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训，大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训。对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。更谈不上对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务的开展。如今，我国大部分档案管理人员同时兼备数个职位。各种工作压力接踵而至，自然也就对档案工作的精力投入不足。同时，由于时间是个大的局限，我国的档案管理人员通常不能够与时俱进地与国外先进的档案管理工作的知识、技术、经验等内容接轨。在我国档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用就是个很好的例子。同时由于没有大型的计算机云端和相应的档案管理技术和软件，各种人事档案信息的查阅方式仍旧只能以人工查询为主。

③档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；档案整理不规范。档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

2 档案管理问题的建议

①坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

法制化是做好档案管理工作的一项重要的基础，要做好档案管理工作必须以依法治档作为根本，落实好档案管理制度化。要走到档案管理设备现代化的时代，需要的是档案种类和载体的多样化，这决定了档案管理方式要不断的革新，只有坚持与时俱进，符合时代要求，才能够适应好新形势，开创企事业档案管理工作的一个全新的局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。

②实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术进一步的发展，对如何做好档案管理工作新的挑战逐渐的被提出了，只有正视并切实的接受这个挑战，实现档案管理与现代管理技术有机的结合起来，档案管理工作才能走上有前景的发展轨道上。档案管理是一门专业性比较强的工作，要求档案管理人员具备档案管理者应具备服务意识，同时也要求掌握现代化的管理技能。档案汇集了大量的指示性资料，也记载了许多丰富的信息，成为一种及其丰富的信息总汇和信息资源。但档案的整理工作有繁琐的东西，劳动强度大，重复劳动多。而且如果使用计算机等现代化方式去整理复杂的档案信息，就可以有事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情况下，档案管理又可按照文件形成先后的顺序进行排列打印，既可降低因为人为因素导致文件归档工作中的影响，又可发挥计算机的管理的优势，减少手工操作，提高工作效率。

③提高档案管理人员素质

档案管理人员是档案工作的直接负责人员，所以档案管理人员不仅对整个档案工作管理甚至是企事业单位的发展都起着举足轻重的作用。要注意加强好干部档案工作队伍的建设，选择作风正派、责任心强、政治上可靠的员工从事档案工作的管理工作，更要时刻注意对他们思想教育的培养，定时的关心他们工作和生活，充分的发挥好他们工作的积极性、创造性。档案管理做的成功与否，在很大的程度上取决于负责的档案工作人员。作为一个合格的档案工作人员，要注重自身专业水平修养的提高，通过自学或参加培训等方式，熟悉与掌握各个档案工作的各个环节，与工作的最基本要求，努力的掌握科学管理的方法和原则，提高管理的工作效率，提高档案的质量。积极探索新的、有效的现代管理模式，使档案工作能够更实用、科学，为不断发展进步的社会提供更有利的资源。

④加强电子档案的保管与数据备份恢复工作

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受温度、湿度、细菌、磁场等因素的影响，电子文件本身还很容易受到电脑黑客、计算机病毒的破坏，所以，档案管理必须要建造一个档案柜、专用库房来存放电子档案，配备专业的电子档案机房与安全性较强的电脑设备。尽量使用一次性的写入光盘，因为一次性的光盘比硬盘、磁带、磁盘等具有更好的稳定性，而且只有只读性，可避免修改。保持良好的湿度和温度,并能同时满足防尘、防虫、避光、甚至是强烈震动和防机械磨损等条件。要及时的进行文档备份，备份技术也是一种安全技术，是确保电子档案信息不丢失的一个非常重要的技术方法。备份对象主要为照片音频、视频、文书等电子档案与传统的档案数字化后等文件，最好还是实行双备份制，一份提供借阅，一份封存。针对网络的不安全性，要建立恢复系统数据备份和，确保关键的信息能够在计算机与网络发生灾难性故障后得以恢复。

结束语

总之，档案的管理工作并非只有保管档案如此简单，其涉及到较多的专业、政策和机密问题。因此对于档案的保管工作，政府不能以善通文档对待，应该充分认识到其重要性，在多方面给与支持。只有档案得以保存下来，档案中的信息才能够更好的为老百姓所利用，借鉴到未来的工作实践中去。在新的历史条件下档案工作必须要紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，时刻的留意研究和总结出档案工作中存在的问题与漏洞，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐建设。

[1]赵巍.试论文书档案管理的信息化[J].黑龙江史志，2012(12).

[2]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2012(23).