从安全观角度对档案数字化外包的思考

文/徐 冲 张 丽

从安全观角度对档案数字化外包的思考

文/徐 冲 张 丽

档案是国家方方面面事务的忠实记录，档案工作随着国家安全观理念的提出上升到了新的高度。大多数档案部门都是依靠外部力量（即外包）实现档案数字化。从安全观角度加强对档案数字化外包工作，具有重要意义。

一、对档案数字化外包安全观理念的理解

档案数字化外包离不开安全观理念的指引。2014年4月，习近平总书记提出了总体国家安全观重大战略思想。按照要求，结合吉林省档案安全工作会议精神，可知档案安全与国家安全密切相关。档案工作，其中包括档案数字化外包工作，要切实强化“四种思维”，即战略思维、系统思维、法治思维、底线思维。落实“五个坚持”，即坚持安全第一，坚持预防为主、坚持综合治理、坚持规范运行。妥善处理“五个方面关系”，即处理好当前与长远的关系、安全保密和开放利用的关系、传统安全与非传统安全的关系、创新发展与稳妥推进的关系、管好档案与管好队伍的关系。

二、档案数字化外包存在的安全问题

1．档案损坏丢失、数据外泄的风险大。档案数字化过程中档案实体和数据信息量巨大。由于档案信息量大，档案数字化时间会相应加长。外包公司及其工作人员难免交接更替，交接过程也存在潜在安全风险。档案部门一定要加强对档案数字化外包工作的重视，一级抓一级，层层抓落实，严格管理，落实各项规定，保证实体档案和数据信息的安全。

2．外包制度需要完善。档案外包机构的法律法规体系尚不健全。各档案中介机构的行业内部交流较少，各自为政，发展缓慢。档案外包公司的发展缺少国家档案行政管理部门的直接领导和监督管理，制约了我国档案外包业务的发展。只有建立健全规章制度并严格执行，才能保证始终如一、衔接连贯，杜绝潜在风险。

3．外包从业人员专业素质有待提高。从事档案外包工作的人员相对而言缺少档案专业知识，在从事档案整理工作时往往容易出现错误。从业人员专业素质无法得到保证，会严重影响档案外包服务的质量与成效。因此，提高人才队伍的整体素质是一个十分重要而又迫切需要解决的问题。

三、确保档案数字化外包安全的对策

1．从安全观高度审视工作程序。一方面，建立健全规章制度、操作细则。档案管理部门和外包公司必须明确监督管理人员的职责，规范工作程序和操作细则。明确管理机构，明确管理档案监管人员、公司法人、管理人员、操作人员的职责。规范工作规则和操作程序，无工作细则要制定，有工作细则要完善，有缺漏的尽快补充，需调整的尽快修订，过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度的执行力。另一方面，强化对外包公司的监管。签订完备的档案数字化加工合同和严格的保密协议，制定严密的保密措施，确保入场操作的人员都熟知相关职责、义务与流程。最后，对违反规定的人员，档案部门要责令外包公司及时整改教育，并按规定做出相应处罚，情节严重的依法追究法律责任。

2．从安全观高度审视外包公司与场所。外包公司和加工场所安全可靠是档案数字化工作的安全前提，为了做好档案数字化工作，选择合格的外包公司配备安全可靠的加工场所是前提。首先，在竞标阶段，档案部门要甄别参与竞标的公司，如法人、财务状况、相关资质、公司信誉等。其次，选择安全可靠的场所。场所要相对独立区域，具备完善的防盗、消防、监控设施，屏蔽互联网接口。

3．从安全观高度审视人员管理。保证档案数字化工作安全进行，人员素质是决定性因素。必须选择责任心强、安全意识强、仔细认真的同志进行现场监管。外包公司的工作人员也要择优选取。首先，做好员工信息登记。包括住址、学历、联系电话、政治面貌等，做好政审。其次，档案数字化加工安全宣传教育时刻不得松懈。经常性强调安全第一，绑紧安全观的弦。再次，及时掌握工作人员的思想情绪变化，思想极端、情绪不稳定者不宜进入。最后，加强进场离场监管。工作人员必须挂牌上岗，严禁个人物品带入加工现场。严禁把加工现场物品私自带出现场。现场内禁止从事无关活动，禁止吸烟、饮水、进食。到岗时间、离岗时间等信息则需要监管人员根据登记信息不定期抽查，确保记录情况的准确。

4．从安全观高度审视技术监控手段。首先，应做好加工现场的监控设施与信号屏蔽工作。其次，杜绝携带手机、相机、可视眼镜、智能手表、移动存储设备等易泄密的私人物品进入加工场所。再次，加工设备的数据接口必须封闭，数据备份应由专人操作。最后，必须监控相关设备出入、维护过程，严防设备内数据外流，做好撤场收尾管理。相关设备出场前要确保清除与档案相关数据。无法确保清除数据的设备应交给档案部门。

（作者单位：《兰台内外》杂志社 吉林市船营区文化市场）