谈归档文件的齐全完整优化系统性

文/程艳卉

谈归档文件的齐全完整优化系统性

文/程艳卉

档案归档立卷工作中，多数立卷单位经常被档案部门指出归档文件存在不齐全、不完整、文件破损或者缺少系统性等情况，要求加强改进，立卷单位常常一头雾水。那么，何谓归档文件的齐全完整和优化系统性，如何保证归档文件齐全完整，笔者根据实际工作经验，试述如下。

齐全性。是指归档文件种类齐全及种类内应归档文件材料齐全，即应归尽归。保证归档文件种类齐全。一个单位应形成的文件，主要有文书文件、会计文件、科研项目或基本建设项目文件、设施设备文件及专门业务文件。凡属年度内或项目建设周期内，形成的文件材料必须分门别类按时归档。各单位经常存在的问题是只归档文书文件，会计及其他类别文件不归档或不按时归档。种类内应归档文件，应按照文件形成内容，结合文件间的紧密联系性，逐件归档。但实际归档工作中，常常存在归档文件不全的问题。以文书文件为例，年度归档文件中，经常缺少本单位厅（局、委、办）党组或厅（局、委、办）务会议记录、领导职务任免、职工工资统计表、固定资产统计、年度工作总结、工作要点等等重要归档材料。特别是批复性文件，往往找不到同一事由的请示类文件与之同时归档。会计文件中，预算和决算不归档。同一门类中，涉及特殊载体文件，不进行收集归档。这都属于归档文件不齐全的问题。档案员的工作素质和责任心，是归档文件材料齐全性的重要保证。档案员一是要基本了解本单位各部门业务，知道各部门应形成文件，关注各部门已形成的文件，参照本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，逐件收集。二是要根据收文登记，做好收文归档文件的筛选。三是要掌握本单位科技、项目、重点工作、重要事件及专业工作动态，及时跟踪文书文件之外的材料，做到应收尽收。还要重点收集领导、各部门责任人及主要工作负责人手中的重要文件，外出参会及出国考察带回材料，主要领导参加人大、政协会议材料等，保证应归档文件收集齐全，不缺失，不流失。

完整性。归档文件完整性是档案具有完整法律效力的保障。归档文件的完整性体现在两个方面，一是件内文件内容的完整性。二是同一事由，即成套性文件，能充分体现事件办理过程的完整性，不缺件。件内文件内容完整，包含文件签发、收发传阅过程、文件印发总页数、是否签署印章、日期落款、附件等内容，要体现文件处理过程、领导签发或批办要求、不能缺张少页、必须签署印章、附件。无论多少页，都要按照次序归档，缺一项都属归档文件不完整。转发文件，必须同时附上被转发文件，作为一件归档。工作过程中，只归档转发文，被转发文不同步归档现象比比皆是。同一事由文件，比如一次会议文件，要有会议通知、会议日程、领导讲话、会议总结、照片及视频等材料，方为完整的成套性文件。归档过程中，档案员的细心和耐心是归档文件完整性的保证，需逐件逐页清点。要思维清晰，对成套性文件、有附件的文件、页数多的文件等，清点到位，保证不缺件、不少页，印鉴手续完备。

优化性。归档文件优化是归档文件质量要求。优化性是指同一归档文件，要选择“品相好的原件”归档，尽可能不选择破损文件、复印件或者字迹模糊的文件归档。必须用破损文件归档的，归档前必须进行修复。修复是指对破损文件加固的过程。加固方法一般采取托裱的方法，即用同样大小的纸张，用专用胶水或浆糊将原件粘贴在上面，使其坚固的过程。切忌用不干胶直接粘贴的方法，不干胶对档案的破坏损伤速度极快，起不到保护作用，反而会加速损坏过程。原件找不到或者没有原件的，需要将复印件扫描后再用打印出来的复制件归档。一般情况下，归档文件材料的纸张与印墨是文件材料优化条件的前提，纸张要满足文件材料长期甚至永久保管需求。

系统性。归档文件系统性要求每个归档单位的归档文件，在每个归档门类中都要自成系统，如文书档案无论按照问题或者部门分类，都不能缺少单位内某个部门的文件。假使某单位有16个组成部门，归档文件中只归档15个部门的文件；只对发文进行归档，收文不列入归档范围；只归档纸质文件，电子文件和声像文件都不归档，这都属于归档文件不系统现象。在建设项目归档文件中，仅归档业主文件、施工、监理文件，设计文件或者设备文件不归档，整体项目档案失去系统性。一个上市的股份公司，筹备申请上市的材料、董事会、监事会、理事会等材料不归档，这个上市企业的档案管理就是不成系统的。

（作者单位：四平职业大学）